Bliżej do rejestrowania wspólnot mieszkaniowych w KRS

Oprócz takich rejestrów jak REGON albo biała lista VAT, wspólnoty mieszkaniowe być może trafią też do Krajowego Rejestru Sądowego. Dwa ministerstwa właśnie sondują ten pomysł wśród ekspertów od nieruchomości. Chodzi głównie o pewność, kto jest upoważniony do reprezentacji wspólnot podpisujących kontrakty remontowo-budowlane albo umowy dotyczące nieruchomości, jak również kto odpowiada za bezpieczeństwo mieszkańców i wysokie zobowiązania finansowe. Alternatywą jest obowiązek zamieszczania tych danych na stronach internetowych wspólnot mieszkaniowych.

W Polsce jest ok. 200 tysięcy wspólnot mieszkaniowych. Najwięcej z nich jest, według informacji zbieranych przez spółkę Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczych (COIG), na Dolnym (ok. 38 tysięcy) i na Górnym Śląsku (ok. 21.000). Liczba informacji o wspólnotach jest jednak mocno ograniczona, a wręcz skąpa. Obecnie wspólnoty mieszkaniowe znajdziemy bezpłatnie w rejestrze REGON, duża część z nich jest też na białej liście VAT. Ponadto powstają też nieformalne listy, np. warszawski ratusz opracował własny spis stołecznych wspólnot mieszkaniowych ze swoim udziałem. Zakład Gospodarki Nieruchomościami (ZGN) Warszawa Praga - Północ, oprócz adresów wspólnot (a na terenie tej dzielnicy jest ich 249) podaje również dane zarządzającego/administrującego nią, choć ze znaczącymi wyjątkami dotyczącymi osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych oraz osób zasiadających w zarząd wspólnot, które same zarządzają swoimi nieruchomościami.

W związku z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, dane osobowe zarządcy nieruchomości są udostępniane przez ZGN na pisemny wniosek zawierający dane wnioskodawcy, podstawę prawną, uzasadnienie potrzeby pozyskania danych osobowych, zakres żądanych informacji – informuje północnopraski ZGN, choć jest niekonsekwentny, gdyż w niektórych przypadkach dane te jednak udostępnia w internecie.

Natomiast np. dzielnica Śródmieście na liście wszystkich „swoich” wspólnot (jest ich ok. 900) podaje jedynie dane osobowe urzędników, którzy są miejskimi pełnomocnikami w danej wspólnocie.

W internecie powstają też komercyjne bazy danych o wspólnotach tworzone na podstawie wpisów do urzędowych rejestrów. Baza spółki MGBI obejmuje ponad 197 tysięcy wspólnot mieszkaniowych wraz z adresami. Ponadto dla co dziesiątej wspólnoty znajdziemy adres jej strony internetowej, a dla ok. 65 proc. – także numer telefonu. Spółka chwali się, że oferowana lista – sprzedawana w całości - może pomóc w nawiązaniu współpracy biznesowej ze wspólnotami przedsiębiorstwom remontowo-budowlanym, a także firmom ochroniarskim i sprzątającym. COIG dysponuje zaś bazą ok. 195 tysięcy rekordów, z tym że można ją nabyć nie tylko w całości, ale także poszczególnymi województwami.

Czytaj też w LEX: Roboty budowlane wykonywane w częściach wspólnych budynku a przymiot strony postępowania o udzielenie pozwolenia na budowę >

Jest pomysł na przejrzystą rejestrację

Praktyczne problemy z dostępem do danych w wspólnotach (w tym osobami nimi zarządzających) miałoby rozwiązać ich rejestrowanie. Tomasz Lewandowski, wiceminister rozwoju i technologii (MRiT), wystąpił właśnie do ekspertów z branży nieruchomości z prośbą o konsultacje, czy jest sens wpisywania wspólnot mieszkaniowych oraz ich reprezentantów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), a jeśli tak, to na jakich zasadach i w jakim zakresie. Konsultacje te odbywają się niezależnie od procedowanego już projektu nowelizacji ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048), który możemy znaleźć w bazie Rządowego Centrum Legislacji (numer RCL – UD312).

Jakie korzyści miałaby przynieść rejestracja wszystkich wspólnot mieszkaniowych w jednym miejscu? Dzięki dostępowi online do KRS każdy kontrahent mógłby bezpłatnie sprawdzić np. ich status prawny, dane identyfikacyjne, adres, sposób jego reprezentacji oraz skład osobowy jego organów, a także bezpłatnie pobrać samodzielnie wydruki komputerowe odpowiadające nie tylko aktualnym, ale i archiwalnym informacjom.

Wydaje się, że obecnie rejestr wspólnot mieszkaniowych jest potrzebny. KRS doskonale sprawdza się w przypadku przedsiębiorców oraz innych osób prawnych i zapewne byłby dobrym miejscem dla wpisywania wspólnot. Z drugiej strony, zrozumiałe są obawy zarządców nieruchomości o obciążenie ich dodatkowymi obowiązkami z tego tytułu, zważywszy na liczbę wspólnot mieszkaniowych. Bezpieczeństwo obrotu z udziałem wspólnot przemawia jednoznacznie za wprowadzeniem ogólnokrajowego rejestru – uważa dr hab. Aleksandra Sikorska-Lewandowska, radca prawny, profesor na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, autorka wielu publikacji o nieruchomościach i na swoim profilu na LInkedin zachęca do zgłaszania uwag do ministerstwa.

Dane z KRS korzystają np. z rękojmi wiary publicznej, co chroni dany podmiot i jego kontrahentów - uznaje się, że dane wpisane do KRS są prawdziwe, co przyspiesza zawieranie kontraktów i upraszcza procedury bankowe. Wpis do KRS – w przypadku nowych wspólnot mieszkaniowych - oznaczałby także uruchomienie tzw. jednego okienka, czyli pośrednictwo w nadaniu od razu numerów NIP i REGON.

Czytaj też w LEX: Podziały i połączenia w zakresie wspólnot mieszkaniowych >

Pojawiają się znaki zapytania

Pomysłowi z góry nie mówi „nie” Ministerstwo Sprawiedliwości, co jednak nie oznacza, że jest jego bezkrytycznym zwolennikiem. W odpowiedzi na inicjatywę MRiT, wiceminister sprawiedliwości Arkadiusz Myrcha stawia kilka wnikliwych pytań. Po pierwsze, do którego z rejestrów KRS – przedsiębiorców czy stowarzyszeń - miałyby trafić wspólnoty mieszkaniowe. Nie są one bowiem przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480).

Nie może ona prowadzić działalności gospodarczej w celach zarobkowych, nie posiada także zdolności upadłościowej. Jej podstawowym zadaniem jest wyłącznie zarządzanie nieruchomością wspólną. Posiada ona wszakże zdolność prawną, może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, ale jej status prawny jest ściśle określony przez ustawę o własności lokali jako jednostki organizacyjnej, a nie podmiotu gospodarczego. Co istotne, wspólnoty mieszkaniowe, inaczej niż w przypadku podmiotów obecnie figurujących w KRS, które to powstają w wyniku autonomicznej decyzji założycieli, wspólników, członków, osób prawnych i fizycznych itd., stanowią swego rodzaju zrzeszenia właścicieli o charakterze przymusowym, bo wynikającym bezpośrednio z udziału we współwłasności nieruchomości wspólnej jako prawa pochodnego związanego z własnością lokalu. Tym samym, wpisywanie wspólnot mieszkaniowych do rejestru przedsiębiorców byłoby systemową zmianą podejścia do ich funkcjonowania oraz statusu na polskim rynku – podkreśla wiceminister Myrcha.

W tej kwestii Myrcha sam zdaje się podsuwać pragmatyczne rozwiązanie – co do zasady wspólnoty mieszkaniowe byłyby wpisywane do rejestru podmiotów działających non-profit – trafiałaby zaś też do rejestru przedsiębiorców jedynie wtedy, gdyby chciały prowadzić „ograniczoną i dozwoloną” działalność gospodarczą, np. pośredniczyć w dostarczaniu wody, ciepła czy wywozie śmieci swoich członków. 

Czy wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny? - sprawdź w LEX >

Gorzej może być z ewentualnym udostępnianiem dokumentacji finansowej. Taka możliwość dotyczy obecnie tylko rejestru przedsiębiorców, zresztą nie wiadomo, czy – gdy już powstanie obowiązek rejestracji w KRS wspólnot mieszkaniowych – musiałyby one też publikować jakąś np. sprawozdania finansowe, budżety, uchwały o absolutorium dla zarządów itp.

Jak wyegzekwować wpisy

Wpis do KRS to jawność i przejrzystość, ale też obowiązki jego uaktualnienia. Jak je wyegzekwować? Tu akurat MS uspokaja sceptyków.

Wykonanie można wymóc poprzez stosowną egzekucję przeprowadzoną przez sąd rejestrowy wobec podmiotów niewykonujących takich obowiązków rejestrowych – sugeruje min. Myrcha.

Inna kwestia to sposoby wpisów do KRS. Rejestr przedsiębiorców jest już od prawie pięciu lat obsługiwany tylko elektronicznie, zaś „w papierze” można nadal składać dokumenty wpisowe do rejestru "non-profit". Choć Myrcha podkreśla, że oficjalnie nie wiadomo, ile jest w Polsce wspólnot mieszkaniowych, gdyż Ministerstwo Sprawiedliwości nie ma takich danych, to jednocześnie zauważa, że skala potencjalnych wpisów miałaby duże znaczenie przy planowaniu przyszłych przepisów.

Pozwoliłoby to ocenić możliwości techniczno-organizacyjne oraz przewidywany czas na włączenie nowej formy prawnej, tj. wspólnoty mieszkaniowej do istniejących systemów teleinformatycznych obsługujących KRS – tłumaczy min. Myrcha.

Czytaj też w LEX: Informacja rozproszona i jej wpływ na naruszenie zasady prawidłowego zarządzania finansami we wspólnocie mieszkaniowej >

Do opcji rejestru „non-profit” skłania się także Tomasz Lewandowski w swoim piśmie rozesłanym do zarządców nieruchomości i ekspertów tej branży, ale prosi ich o zajęcie stanowiska co do kosztów, jakie wspólnoty musiałyby ponieść w związku z taką zmianą (zwłaszcza dokładne wyliczenie kosztu na metr kwadratowy powierzchni użytkowej lokalu we wspólnotach liczących 10, 50 i 200 lokali mieszkalnych o średniej powierzchni 50 mkw.). To jednak nie wszystko.

Jaka jest średnia częstotliwość (ze wskazaniem czy w skali jednego roku albo pięciu lat) zmian stanu faktycznego we wspólnotach, z którymi wiązałaby się konieczność aktualizacji danych w KRS? Jak postulowana zmiana wpłynie na działalność firm zajmujących się zarządzaniem nieruchomościami, przede wszystkim w kontekście finansowym – chce wiedzieć min. Lewandowski.

O zgłaszanie uwag do pomysłu, który może zmienić funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych, zarządców oraz mieszkańców (choćby przez pojawienie się kilkuset tysięcy nowych PESEL-i w KRS-ie) apelują organizacje branżowe, w tym Krajowa Izba Gospodarki Nieruchomościami (KIGN).

- Państwa głos jest niezwykle istotny, gdyż tylko jasno przedstawione i dobrze udokumentowane stanowisko może stać się fundamentem regulacji, które będą odpowiadały na realne potrzeby środowiska – apeluje KIGN.

Czytaj też w LEX: Status prawny wspólnoty mieszkaniowej i zasady jej reprezentacji na tle orzecznictwa sądowego >

Najpierw strony internetowe?

Tańszą, a być może bardziej sensowną alternatywą dla wpisów do KRS – suflowaną zresztą przez wiceministra Myrchę - może być zmuszenie wspólnot mieszkaniowych do posiadania stron internetowych. Dzięki temu można byłoby szybko i skutecznie rozwiązać problem podawania informacji o sposobach reprezentacji danej wspólnoty mieszkaniowej. Na stronie www można byłoby też łatwo zamieścić dokumenty finansowe i inne niezbędne kontrahentom dane. Byłoby to rozwiązanie analogiczne do tego określonego w art. 8(1) ust. 3 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 558).

Czytaj też w LEX: Specyfika sprawozdawczości finansowej wspólnoty mieszkaniowej >

Pomysłów na większą przejrzystość we wspólnotach mieszkaniowych jest zresztą więcej, to także wpisy do odpowiedniej księgi wieczystej faktu umownego powołania zarządcy (zarządu powierzonego). Podczas styczniowych obrad senackiego zespołu ds. rozwoju rynku nieruchomości, taki postulat omawiał Seweryn Chwałek, zarządca nieruchomości, prowadzący firmę ExpertDom zarządzającą wieloma nieruchomościami we Wrocławiu. Uchwała taka, zaprotokołowana przez notariusza, miałaby być wpisywana do działu III księgi wieczystej. W przepisach jasno byłoby też określone, że taki zarządca kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach z poszczególnymi właścicielami lokali, co w obecnym orzecznictwie nie zawsze znajduje uznanie.

Czytaj też w LEX: Podział obowiązków między wspólnotą mieszkaniową i właścicielami lokali w budynku mieszkalnym wielorodzinnym >