Statystyczna duża firma w Polsce ma do wypełnienia aktualnie 314 formularzy średnio rocznie - to oznacza jeden dokument dziennie, mała firma (zatrudniająca 10-49 osób) - 191 formularzy, czyli na każdy tydzień pracy przypadają prawie cztery druki. W jeszcze gorszej sytuacji są mikrofirmy (zatrudniające maksymalnie 9 osób), które mają do przygotowania średnio 114 formularzy. W tego rodzaju firmach zwykle nie ma ani jednej osoby oddelegowanej wyłącznie do zadań księgowych i obowiązkiem sprawozdawczym zajmuje się zwykle sam właściciel.
Tak wynika z drugiej edycji raportu pt. "Sprawozdawczość firm w 2019" przygotowanego przez Grant Thornton pod patronatem pod patronatem Konfederacji Lewiatan. W porównaniu z pierwszą edycją raportu z 2014 roku, czyli sprzed 5 lat, ograniczony został obowiązek sprawozdawczy dla dużych firm o 18 proc.(71 formularzy) , dla małych o 5 proc.(11 formularzy) i i mikro o 12 proc. (20 formularzy). Dla średnich nic się nie zmieniło. - Krok naprzód jest więc widoczny, ale skala tych zmian z pewnością nie należy uznać za zadowalającą - ocenia Marcin Diakonowicz, partner w Departamencie Audytu w Grant Thornton.
Czytaj również: Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców chce, by małe firmy składały mniej sprawozdań >>
Kto żąda najwięcej danych, a kto najmniej
Największym odbiorcą danych jest Narodowy Bank Polski – przeciętnie duża firma powinna mu przesłać 151 druków rocznie. Potrzebuje on przede wszystkim danych finansowych, na podstawie których liczy tzw. bilans płatniczy polskiej gospodarki, a więc rachunki pokazujące przepływy kapitałowe między polską gospodarką a zagranicą. Łącznie duża firma w skrajnym scenariuszu (jeśli prowadzi aktywnie transakcje z podmiotami zagranicznymi) powinna co miesiąc przekazywać NBP zestaw 25 krótkich formularzy i dwa sprawozdania roczne. Co ciekawe w porównaniu z 2014 rokiem NBP o 14 proc. zwiększył liczbę żądanych dokumentów.
Czytaj w LEX: Harmonogram składania deklaracji podatkowych w 2020 r. >
Drugim co do wielkości odbiorcą danych od polskich przedsiębiorstw jest Główny Urząd Statystyczny. W minionym roku średniej wielkości firma powinna wysłać do niego przeciętnie 72 dokumenty, pięć lat wcześniej było to 77. . GUS wymaga od firm m.in. regularnego kwartalnego raportowania na temat środków trwałych, warunków pracy, zatrudnienia i wynagrodzeń, wyników finansowych czy należności i zobowiązań. Na trzecim miejscu uplasował się fiskus. Do urzędu skarbowego firmy średnio przesłały 50 deklaracji - to o 28 mniej niż 4 lata wcześniej.
Sprawdź w LEX: Jak długo należy przechowywać sprawozdania do GUS w wersji papierowej? >
Autorzy raportu jako dobry przykład zmian wskazują Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), który przez pięć lat ograniczył liczbę żądanych sprawozdań z 50 do 13 rocznie. To głównie skutek zmiany, zgodnie z którą od firm zatrudniających osoby niepełnosprawne wymaga obecnie dwóch formularzy miesięcznie zamiast czterech, jak było to pięć lat temu. Najmniej dokumentów firmy przesyłają do urzędów samorządowych.
Brak wiedzy i współpracy pomaga biurokracji
Dlaczego polskie firmy muszą wypełniać tak dużą liczbę druków? Zdaniem ekspertów Grant Thornton, przyczyny są tego trzy główne przyczyny. Po pierwsze jest nim nadgorliwość urzędników. Pracownicy organów publicznych często nie zdają sobie sprawy, jak dużym obciążeniem jest dla firm obowiązek sprawozdawczy. Przez to podejście maksymalistyczne i żądają wszelkich danych, które potencjalnie mogą się im przydać. Po drugie urzędy nie współpracują ze sobą. Urzędnicy poszczególnych instytucji nie są świadomi, jak wielu innych formularzy i danych – często dokładnie tych samych – żądają inne urzędy. Dlatego zdaniem dr Sonia Buchholtz, ekspertki ekonomicznej Konfederacja Lewiatan, w pierwszej kolejności, należy regularnie dokonywać diagnozy i prognozy zapotrzebowania na wiedzę i na tej podstawie określać, które dane należy zbierać (a z których można zrezygnować). Gdyby urzędy w większym stopniu wymieniały się swoimi bazami danych, liczba wymaganych druków, z pewnością znacząco by spadła.
Czytaj w LEX: Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego przez podatników CIT >
Po trzecie eksperci zwracają na brak zaufania. Urzędnicy z zasady nie ufają przedsiębiorcom, dlatego narzucają im nadmierny, przesadnie rygorystyczny system kontrolny, czego efektem jest duża liczba sprawozdań, jakie przedsiębiorca musi składać. - Jako audytorzy doskonale rozumiemy, jak ważna i potrzebna dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jest rzetelna sprawozdawczość - komentuje Marcin Diakonowicz - Skala obowiązku sprawozdawczego jest w Polsce zbyt duża. W wielu miejscach obowiązek ten jest niepotrzebny lub dane przekazywane urzędom dublują się. Niepokojąca jest nie tylko sama ogromna liczba pism, ale też stopień szczegółowości informacji, jakich żąda państwo. Aby prawidłowo wypełnić niektóre formularze trzeba posiadać głęboką, specjalistyczną wiedzę finansową czy księgową, a ponadto, niektóre dane są dość trudno dostępne, bo na przykład wymagają pozyskania ich z innych działów – personalnego, produkcji, sprzedaży, magazynów czy specjalistów BHP – mówi ekspert.
Sprawdź również książkę: Postępowania i kontrole podatkowe. Prawa i obowiązki przedsiębiorców według Konstytucji biznesu >>