Ministerstwo Cyfryzacji uruchomiło w połowie marca tzw. "podpisywarkę", czyli usługę podpisywania dokumentów elektronicznych. Jest ona dostępna tutaj. W „podpisywarce” trzeba kliknąć niebieski przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym, można podpisać e-dokument albo sprawdzić, czy inne osoby prawidłowo podpisały dokument, który wysłały, np. mailem, a także zobaczyć podpisane już przez nie dokumenty. Za jej pomocą można bezpłatnie podpisać, np. sprawozdanie finansowe za 2018 rok, ale także inne dokumenty przesyłane drogą elektroniczną, ale wymagające podpisu. Trzeba jednak pamiętać, że gdy terminy zbliżają się do końca, ePUAP jest oblężony i może się zawieszać.

Zobacz w LEX:

W jakim terminie zarząd jest zobowiązany do podpisania sporządzonego sprawozdania finansowego? >

Czy podpis otoczony to podpis kwalifikowany? >

Jak działa bezpłatny podpis

Po zalogowaniu się w „podpisywarce” najpierw - z dysku na swoim komputerze - trzeba wybrać dokument, który ma być podpisany klikając w niebieski przycisk „Wybierz dokument z dysku”. Po wybraniu dokumentu, pojawi się komunikat „dokument został poprawnie dodany” wraz z jego nazwą. Teraz wystarczy kliknąć przycisk  „Podpisz”. Wówczas nastąpi przekierowanie do Profilu Zaufanego. W prawym górnym rogu trzeba kliknąć „Podpisz podpisem zaufanym”. Po tym na telefon zostanie wysłane jednorazowe hasło (kod autoryzujący). Kliknij „Autoryzuj i podpisz dokument” i wpisz kod. Potem system przekierowuje na stronę z komunikatem „Twój dokument został podpisany” i szczegółami podpisu (z datą i godziną jego złożenia). Teraz można pobrać podpisany dokument na swój dysk. Uwaga! To bardzo ważny etap. Jeśli bowiem nie pobierze się dokumentu, wszystkie czynności, trzeba z powtórzyć. Plik będzie w formacie .XML.  W ten sposób zakodowany dokument z podpisem. Jeśli chcemy opatrzeć profilem zaufanym już podpisany dokument, też trzeba się zalogować do „podpisywarki”, pobrać dokument w formacie .XML. Po wczytaniu go, wystarczy kliknąć w niebieski przycisk „Podpisz”. Potem system działa, jak już opisaliśmy.

Czytaj również: Podpisywanie sprawozdań finansowych wreszcie bez kłopotów >>

 



 

Jak przesłać podpisany dokument?

Zapisany na dysku dokument w formacie .XML można wysłać zarówno mailem lub choćby przy pomocy komunikatora internetowego do innej osoby, np. po to, by ona go też podpisała. Po otrzymaniu takiej korespondencji urząd powinien wiedzieć jak sobie poradzić z takim dokumentem. Na pewno wiedzą jak to zrobić: Ministerstwo Finansów i podległe mu służby skarbowe, czy Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajowy Rejestr Sądowy, do których przesyłane są sprawozdania finansowe.

Zobacz w LEX: Czy spółka po złożeniu na platformie KRS informacji o niesporządzaniu sprawozdania finansowego, powinna jeszcze przekazać taką informację do innej instytucji? >

Jak przeczytać podpisany dokument?

Po otworzeniu pliku .XML pojawia się ciąg różnych znaczków, tzw. "robaczków".  Aby go odczytać, trzeba ponownie skorzystać  z „podpisywarki”. Po zalogowaniu się, trzeba wybrać z dysku podpisany dokument z rozszerzeniem .XML. Po wczytaniu dokumentu, wyświetli się komunikat „dokument został poprawnie dodany”. Uwidocznione są tam też informacje, kto i kiego go już podpisał. Jeśli chcesz zobaczyć treść podpisanego dokumentu – kliknij „zobacz dokument”. Spowoduje to pobranie go w formacie, w jakim został stworzony (np. .doc, .xls czy .pdf). W ten sposób można go zobaczyć. Gdy zostaną wprowadzone w nim zmiany, np. poprawiona cyfra, literówka, podpisany dokument nie zostanie zmieniony. Po wprowadzeniu poprawek, wszystkie osoby, które go wcześniej podpisały, muszą powtórzyć procedurę.

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX:

Problemy z podpisywaniem i składaniem sprawozdań finansowych do KRS >

Czy spółka, która sporządziła w formacie xml sprawozdanie finansowe powinna umieścić je 31 marca przed zatwierdzeniem na platformie Ministerstwa Finansów czy wystarczy jak podpisze na własnej stacji roboczej? >

Kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe przekształconej spółki? >

Składanie jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych do rejestru sądowego >

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej >