Sprawozdanie spółki musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Sporządzone w formie elektronicznej: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa muszą być zatem  podpisane przez wszystkie osoby z zarządu, bez względu na określony w KRS sposób reprezentacji. To oznacza, że jeśli w zarządzie są cztery osoby, to wszystkie muszą złożyć podpis. Pytanie ktory wybrać? Bezpłatny profil zaufany czy płatny podpis kwalifikowany?

Czytaj również:
Cały zarząd musi do końca marca podpisać sprawozdanie. Jak to zrobić>>
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym >>

W końcu dwa podpisy do wyboru

Do połowy marca praktycznie, by sprostać nowym wymaganiom, trzeba było kupić podpis kwalifikowany. Pomimo tego, że przepis art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości wszedł w życie 1 października 2018 r., osoby chcące zadośćuczynić obowiązkowi sporządzenia e-sprawozdania finansowego – w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministerstwo Finansów miały trudności z podpisaniem go z wykorzystaniem bezpłatnego profilu zaufanego PUAP. Aby skorzystać z funkcjonalności konta ePUAP, należało jednak posiadać odpowiednią wiedzę. Żadna z dostępnych instrukcji użytkownika konta ePUAP nic odnosiła się do tej kwestii wprost. Dopiero z chwilą udostępnienia specjalnej usługi tzw. podpisywarki możliwe stało się dość proste i intuicyjne podpisywanie dokumentów za pomocą profilu zaufanego. Podpisywarka umożliwia podpisanie  nie tylko dokumentów sporządzanych w formacie xml, ale m. in. doc oraz pdf. Usługa ta pozwala również ustalić tożsamość osób podpisujących się pod danym dokumentem. Dotyczy to zarówno dokumentów podpisanych podpisem zaufanym, jaki kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

 


Ważna jest kolejność składania podpisów

W przypadku jednak dokumentów sporządzonych w formacie innym niż xml (np. pdf), usługa dokonuje konwersji dokumentu na format xml. W przypadku zatem dokumentów sporządzanych w pdf – co przykładowo może dotyczyć sprawozdań z działalności jednostki lub sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) – odczytanie zawartości pliku podpisanego profilem zaufanym wymagać będzie ponownego zalogowania się do usługi oraz wykonania czynności „oczyszczenia” pliku ze złożonego już podpisu zaufanego. W efekcie pozwoli to przywrócić dokument do pierwotnej postaci i zapoznać się z jego treścią. Dokumenty, które są jednocześnie podpisywane za pomocą podpisu zaufanego oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, trzeba zatem podpisywać w odpowiednią kolejność. Najpierw trzeba zacząć od podpisania dokumentu kwalifikowanym e-podpisem, zwłaszcza jeśli jego posiadacz nie jest użytkownikiem konta na platformie ePUAP z uwagi na brak numeru PESEL. Cudzoziemcy będący członkami zarządu powinni więc podpisywać dokumenty jako pierwsi. Zachowanie odwrotnej kolejności wykluczyłoby możliwość samodzielnej weryfikacji treści dokumentu. Osoba taka – bez posiadania konta na portalu ePUAP – nie jest w stanie załadować dokumentu opatrzonego podpisem zaufanym oraz poznać jego treści.

Podpis mieszany, uwaga na ustawienia

Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku takiej mieszanej metody podpisywania dokumentu, użycie kwalifikowanego e-podpisu wymaga zastosowanie specjalnych ustawień  podpisu wewnętrznego. Korzystając z opcji podpisu zewnętrznego, oprogramowanie generuje dwa pliki (źródłowy oraz zawierający informację o certyfikacie). Tymczasem bezpłatna tzw. podpisywarka umożliwia podpisanie tylko jednego pliku, co w przypadku użycia podpisu zewnętrznego niweczy możliwość jego dalszego podpisania za pomocą podpisu zaufanego.

Zobacz w LEX: Czy spółka komandytowa, której udziałowcami są osoby fizyczne wysyła sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej za 2018 r. do KRS? >

Ważna decyzja

Decydując się zatem na sposób podpisywania dokumentów finansowych, warto dostosować metodę do warunków panujących w firmie. W przypadku podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców użycie tzw. podpisywarki może okazać się niemożliwe z uwagi na brak numeru PESEL lub utrudnione ze względu na barierę językową. W takim przypadku użycie podpisu kwalifikowanego wydaje się być bardziej praktyczne, zwłaszcza że oprogramowanie do składania kwalifikowanego podpisu jest często dostępne w języku angielskim. Z drugiej strony, korzystanie z opcji podpisu kwalifikowanego niekiedy stanowi dość poważne wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które mają do czynienia z nim po raz pierwszy. Dotyczy to nie tylko samego procesu podpisywania, ale również wprowadzenia odpowiednich ustawień, zwłaszcza gdy kilka osób korzysta z innego oprogramowania. W tym względzie zatem korzystanie z opcji podpisu zaufanego jest łatwiejsze.

Więcej na ten temat znajdziesz w LEX:

Do kiedy trzeba wysłać sprawozdanie finansowe spółki z o.o., komandytowej i osób fizycznych prowadzących księgi handlowe za 2018 r.? >

Jakie obowiązki w sprawozdaniu finansowym ma spółka z o.o., która nabyła większościowy pakiet udziałów swojego konkurenta? >

W jaki sposób stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej powinno sporządzić sprawozdanie finansowe? >

Jak należy postąpić, jeśli w trakcie sporządzania sprawozdania finansowego za 2018 r. stwierdzono za niską rezerwę na podatek odroczony? >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >>