W komunikacie resort po raz kolejny zaznaczył, że błędy z działaniem e-Doręczeń nie są zjawiskiem powszechnym. Na ponad 40 tys. podmiotów publicznych, które od 1 stycznia 2025 r. korzystają z e-Doręczeń, tylko 34 podmioty niepoprawnie przeprowadziły integrację z systemem e-Doręczeń.

Główny problem e-Doręczeń

- Poczta Polska zidentyfikowała 34 podmioty, które w sposób błędny korzystały ze Standardu wymiany danych UA API opracowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji (czyli niepoprawnie wykonały integrację z systemem e-Doręczeń) – czytamy. I dalej: - Bezpośredni kontakt oraz współpraca z nimi doprowadził do znacznej poprawy działania nie tylko tych podmiotów, ale i całego systemu. Głównym problemem było ciągłe odpytywanie o status przesyłek przez systemy urzędów. Ten problem nie powinien już występować. 

Resort przytacza też statystyki Poczty Polskiej, która jest operatorem systemu. Wynika z nich, że na 3,5 mln zrealizowanych przesyłek, problemy pojawiły się przy dostarczaniu ok. 7 tys. z nich. Będąc precyzyjnym: błędy związane z wydłużonym czasem i odbieraniem przesyłek dotyczyły 1601 szt. przesyłek PURDE (czyli całkowicie elektronicznych) i 5105 szt. przesyłek PUH (przesyłek hybrydowych), które miały status „w trakcie weryfikacji” w aplikacji użytkowników. - Dotyczyło to mniej niż 1 proc. przesyłek nadanych w styczniu – podsumowuje resort.

Na jutro (28 stycznia 2025 r.) ministerstwo zapowiada spotkanie z integratorami (podmiotami uczestniczącymi w testach) na temat właściwej integracji z systemem e-Doręczeń wewnętrznego, urzędowego systemu do zarządzania korespondencją. Spotkanie organizuje Centralny Ośrodek Informatyki, eksperci Poczty Polskiej przedstawią dobre praktyki w tym obszarze.

Czytaj także: Pełnomocnicy zdziwieni, że dostają komornicze e-doręczenia

Kto odpowiada za e-Doręczenia

Resort przedstawił też podział ról pomiędzy podmioty odpowiedzialne za działanie systemu.

  • poprawną realizację wysyłki i generowanie dowodów jej dostarczenia odpowiada system Poczty Polskiej, który jest tzw. systemem backendowym;
  • Poczta Polska dostarcza UA API oraz infrastrukturę odpowiadającą za działanie systemu;
  • za aplikacje frontendowe (interfejs użytkownika) odpowiadają:
    - Ministerstwo Cyfryzacji wraz z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (edoreczenia.gov.pl),
    - Ministerstwo Rozwoju i Technologii (biznes.gov.pl),
    - dostawcy systemów kancelaryjnych, z których korzystają urzędy.
  • Centralny Ośrodek Informatyki zapewnia wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie dostęp do testowego środowiska integracyjnego oraz dane do wykonywania testów usługi. Ma to na celu ułatwienia integracji z systemem e-Doręczeń.
  • integratorzy muszą poprawnie zaimplementować UA API (dostarczone przez Pocztę Polską), aby testy przebiegły pomyślnie,

- Centralny Ośrodek Informatyki, we współpracy z Pocztą Polską będzie na bieżąco wspierać podmioty publiczne i firmy, które obsługują ich systemy do elektronicznego obiegu dokumentów w eliminowaniu błędów w procesie integracji z systemem e-Doręczeń, tak, aby po stronie danego podmiotu rozwiązanie funkcjonowało sprawnie i bezbłędnie. Kontynuowane będą działania edukacyjne dla użytkowników, dotyczące korzystania z systemu – czytamy.

Zobacz w LEX: Doręczenia elektroniczne w postępowaniu egzekucyjnym >

Obowiązek stosowana e-Doręczeń

Przypomnijmy, od 1 stycznia 2025 r. skrzynki do e-Doręczeń muszą posiadać:

  • jednostki administracji publicznej (z wyłączeniem wymiaru sprawiedliwości),
  • nowo zakładane podmioty niepubliczne (m.in. spółki i jednoosobowe firmy),
  • osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza).

1 kwietnia 2025 r. z systemu będą musiały zacząć korzystać podmioty niepubliczne zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r., a więc w praktyce m.in. wszystkie spółki prawa handlowego. Z czasem obowiązek zostanie rozszerzony także na wszystkie firmy zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.