Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który chce być informowany o terminach zgromadzeń w formie elektronicznej, obecnie musi złożyć wniosek pisemny. Wymóg zachowania formy tradycyjnej obowiązuje też przy udzielaniu pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników. Ministerstwo Sprawiedliwości chce poluzować te rygory i dopuścić - obok formy pisemnej - formę dokumentową. Pytanie tylko, jaki kształt przybiorą ostatecznie przepisy i w jaki sposób rozwiązania fakultatywne zostaną w spółkach wdrożone.
W ocenie resortu sprawiedliwości wymogi zachowania formy pisemnej co do zgody wspólnika na doręczanie zawiadomień o zwołaniu zgromadzeń oraz pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników generują nieuzasadnione koszty i bariery, szczególnie dla wspólników zagranicznych.
- Proponowana zmiana umożliwia stosowanie formy dokumentowej, w tym komunikacji elektronicznej, co odpowiada realiom obrotu (przykładowo: skan oryginału jest już formą dokumentową). Wymaga podkreślenia, iż w sytuacji, gdy dokumentacja korporacyjna jest w zasadzie całkowicie zdigitalizowana, nie znajduje uzasadnienia gromadzenie dokumentacji tradycyjnej - tłumaczył Arkadiusz Myrcha, wiceminister sprawiedliwości, w piśmie do sekretarza Komitetu Stałego Rady Ministrów, w którym anonsuje projekt nowelizacji kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (nr UDER98).
Zakończył się etap konsultacji i opiniowania projektu, w wyniku którego MS wprowadziło część zgłaszanych zmian.
Projektodawca proponuje, by przepis o zwoływaniu zgromadzeń miał następującą treść:
"Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to zgodę w formie dokumentowej, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Umowa spółki może przewidywać surowsze warunki udzielenia zgody".
Pierwotna wersja nie przewidywała wprost możliwości fakultatywnego zastrzeżenia formy pisemnej. O jej dodanie zabiegała Agnieszka Majewska, rzeczniczka MŚP. W swojej opinii podkreśliła, że w spółkach o dużej wartości aktywów lub z rozproszonymi udziałami istnieje ryzyko nieprawidłowości (także niezamierzonych).
Wątpliwości budzi natomiast projektowany przepis dotyczący udzielania pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników. Z jego treści wynika, że domyślna powinna być forma dokumentowa, natomiast formę pisemną spółka będzie mogła wprowadzić dobrowolnie.
Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie dokumentowej, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi jego udzielenia. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów - czytamy w projekcie.
Z oceny skutków regulacji i uzasadnienia wynika coś przeciwnego: domyślna ma pozostać forma pisemna, zaś spółki formę dokumentową będą mogły wprowadzić z własnej inicjatywy.
Wymaga podkreślenia, że projektowana regulacja nie nakłada na spółki obowiązku dostosowania ani zmiany obowiązujących umów spółek. Ewentualna modyfikacja umowy spółki może nastąpić wyłącznie w sposób dobrowolny, jeśli wspólnicy uznają za zasadne skorzystanie z nowego uprawnienia przewidzianego w projektowanym przepisie. Regulacja ma zatem charakter fakultatywny i kreuje jedynie możliwość, a nie obowiązek, wprowadzenia do umowy spółki postanowień dopuszczających stosowanie formy doku/mentowej - czytamy w uzasadnieniu.
Wydział komunikacji społecznej MS potwierdził w korespondencji Prawo.pl, że doszło do "nieścisłości". - Zgłoszona uwaga została odnotowana i będzie przedmiotem odpowiedniej korekty na dalszym etapie prac legislacyjnych - zapewnia resort. Nie precyzuje jednak, która wersja przepisu ostatecznie zostanie zaproponowana.
Tymczasem ma to znaczenie w kontekście obowiązków wynikających z ustawy. Gdyby przyjąć, że domyślna ma być forma dokumentowa, spółka, która będzie chciała pozostać przy formie pisemnej, musiałaby wprowadzić zmiany do umowy podczas zgromadzenia wspólników. Sęk w tym, że po wejściu w życie ustawy na tym zgromadzeniu musiałaby honorować... pełnomocnictwa udzielone w formie dokumentowej, których chce uniknąć. Problem zasygnalizowała Krajowa Rada Notarialna, która zaproponowała jako rozwiązanie wydłużenie vacatio legis (według projektu jego okres ma wynosić 30 dni). Uwaga nie została jednak zaakceptowana przez MS, według którego „projektowane rozwiązania mają charakter liberalizujący i nie nakładają na spółki nowych obowiązków ani wymogów dostosowawczych".
Na inny problem związany z tym przepisem zwraca uwagę dr Michał Bieniak, adwokat prowadzący własną kancelarię.
- Moim zdaniem proponowana zmiana może prowadzić do nadużyć, np. poprzez podszycie się pod cudzego emaila i udzielenie tą drogą pełnomocnictwa. Oczywiście możliwe jest również podrobienie podpisu, tylko podrobienie podpisu w sposób oczywisty jest penalizowane na podstawie art. 270 par. 1 kodeksu karnego - komentuje prawnik.
Lektura uwag Sądu Najwyższego rodzi pytanie o to, czy zakres zmian nie jest zbyt wąski. Po pierwsze, SN zwrócił uwagę na potrzebę całościowego podejścia do kwestii formy oświadczeń wspólnika składanych poszczególnym spółkom. Po drugie, miał zastrzeżenia co do tego, że zmiana dotyczy tylko jednego typu spółki.
Podobne praktyczne problemy, które projektodawca stara się zniwelować w obrocie gospodarczym z udziałem spółki z o.o., dotyczyć mogą spółek osobowych i spółek akcyjnych, które po wejściu w życie projektu będą regulowane w sposób odmienny od spółki z o.o. i prostej (uproszczonej) spółki akcyjnej - napisał SN.
Ministerstwo tłumaczyło, że takie podejście wynika z deregulacyjnego charakteru projektu. Zgodziło się jednak co do kierunku zasygnalizowanego przez SN. Jego uwagi przekazało Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego, której Zespół ds. prawa handlowego prowadzi obecnie przegląd przepisów k.s.h. w poszukiwaniu przepisów wymagających zmiany.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
