Rozważania na temat obowiązku udzielenia informacji zwrotnych sygnaliście w przedmiocie zgłoszonych naruszeń należy w pierwszej kolejności rozpocząć od art. 9 ust. 1 lit. f dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Przepis ten określa zakres unormowania. Ponadto, obliguje on odbierającego zgłoszenie do przekazania informacji zwrotnych. W przepisie wskazano także termin, po upływie którego sygnalista może dokonać zgłoszenia kanałem zewnętrznym (art. 10 ww. Dyrektywy). Pełny zakres unormowania ww. przepisu uzyskamy jedynie w połączeniu z art. 5 pkt 12 i 13 ww. dyrektywy.
Czytaj też: Ellerik: Dyrektywa o sygnalistach obowiązuje, a ustawy, jak nie było, tak nie ma>>
Czytaj też: Ochrona sygnalistów - nowe regulacje prawne dla organizacji - komentarz praktyczny >>>
Definicje legalne informacji zwrotnych
We wspomnianych artykułach, odnajdujemy definicje legalne informacji zwrotnych, które oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych. Do działań następczych należą natomiast działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury. Informacja zwrotna musi zawierać w swej treści dane na temat działań podjętych w celu zaradzenia skutkom naruszenia.
Przepis ten obliguje do podjęcia przynajmniej jednego z wymienionych działań. Za taką interpretacją przemawia użyty zwrot „w tym poprzez takie działania jak”. Brzmienie przywoływanego zwrotu przesądza o możliwości wykorzystania przez odbiorcę zgłoszenia od jednego do wszystkich wymienionych przepisem środków. Taka interpretacja znajduje także potwierdzenie w treści art. 2 pkt 1 Projektu Ustawy o ochronie sygnalistów.
Art. 2 pkt 1 stanowi, że: „Ilekroć w ustawie jest mowa o: działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych”.
Czytaj też: Procedura dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów w szpitalu >>>
Czytaj też: Dyrektywa o ochronie sygnalistów – perspektywy dla sektora bankowego >>>
Czytaj też: Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? >>>
Dalsze doprecyzowanie przepisu zostało dokonane przez projektodawcę w art. 2 pkt 4, w którym zawarł on definicję informacji zwrotnej, zgodnie z którą jest nią: „przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań”. Z ww. przepisami, wiąże się również norma prawna zawarta w art. 25 ust. 1 pkt 6. Projektodawca zawarł w niej obowiązek zgodnie z którym: „maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 4, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną”. Norma ta, wyraża przede wszystkim obowiązek udzielenia informacji zwrotnej w przedmiocie zgłoszonych naruszeń. Ponadto, powinna być ona odczytywana łącznie z definicją informacji zwrotnej zawartej art. 2 pkt 1 i 4.
Takie rozumienie wprowadzanej regulacji wspiera również governance w organizacji z jej emanacją w postaci due delligence. Przekazanie sygnaliście informacji w sprawie podjętych działań następczych w przedmiocie niwelowania skutków zaistniałych naruszeń w pierwszej kolejności ma na celu przyczynić się do postulowanej synergii pomiędzy kulturą organizacyjną a przepisami prawa. Nie ulega bowiem najmniejszej wątpliwości, iż same przepisy zaimplementowane w sposób pobieżny bez poszanowania zasady due dilligence zarówno po stronie organów zarządzających, nadzorczych oraz sygnalistów, będą prowadzić jedynie do wypatrzenia przywoływanej instytucji poprzez jej fasadowość. W prostej linii prowadzić to będzie do naruszenia fundamentalnego celu wprowadzanej instytucji wymienionego wprost w pierwszej części art. 1 ww. Dyrektywy. W myśl przepisu głównym celem jest: „poprawa egzekwowania prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach (…)”.
Czytaj też: Ochrona sygnalistów - rola działów i managerów HR we wdrożeniu systemów whistleblowingowych >>>
Zgłoszenie sygnalisty, kiedy będzie skutecznym narzędziem
Wobec powyższego faktu należałoby zastanowić się, jak doprowadzić do maksymalizacji efektu przedmiotowej normy prawnej. Aby zatem uczynić zgłaszanie przez sygnalistów skutecznym narzędziem właściwego zarządzania odpowiedź z podaniem szczegółów odnośnie podjętych działań należy traktować przede wszystkim jako wykonanie obowiązku. Za jego wypełnienie nie można z pewnością traktować braku odpowiedzi, jej lakoniczność, bez podania szczegółów istotnych dla stwierdzenia naruszenia i podjętych działaniach następczych. Takie działanie lub zaniechanie w prostej linii doprowadzi do braku zgłaszania zaistniałych naruszeń w przyszłości. Może to również w praktyce prowadzić do całkowitego pomijania wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń, co z perspektywy celów
i sposobu funkcjonowania organizacji w realiach rynkowych przedstawia się jako wysoce niekorzystne. Tego rodzaju sprawy będą bowiem kierowane do zewnętrznego kanału lub ujawnienia publicznego. Warto w tym miejscu podkreślić, iż przepisy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie znajdą wobec osoby dokonującej zgłoszenia zastosowania. Ustawodawca dokonał ważenia dwóch dóbr interesu publicznego oraz prywatnego, przyznając prymat pierwszemu z nich.
Status sygnalisty jako funkcjonariusza publicznego
Potwierdzeniem tego jest również opowiedzenie się za koncepcją statusu sygnalisty jako funkcjonariusza publicznego. Skoro zatem obowiązek zgłaszania zaobserwowanych naruszeń poza przepisami K.P. w szczególności art. 102 par. 2 pkt 4 został dodatkowo wzmocniony przyznanym statusem to tym bardziej rzetelna odpowiedź jest niezbędna dla spełnienia wymogów wynikających z dyrektywy unijnej. Przepis jednoznacznie wskazuje, że o możliwości zgłoszenia kanałem zewnętrznym zaobserwowanych naruszeń przesądza co do zasady (z nielicznymi wyjątkami) wyczerpanie wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń. W świetle całokształtu podniesionych powyżej okoliczności takie rozumowanie należy uznać za wskazane.
Reasumując, pracodawcy zgodnie z zasadą due dillegence, powinno zależeć na jak najbardziej szczegółowym zbadaniu oraz wyjaśnieniu sprawy. Sygnalista spełniający swój obowiązek występuje tutaj w podwójnej roli, może być określony jako trigger, inicjujący proces, ale również jako funkcjonariusz publiczny, któremu należy zaraportować o podjętych działaniach następczych. Sankcją natomiast w przypadku braku wyjaśnienia okoliczności sprawy będzie występująca po stronie sygnalisty kompetencja dokonania zgłoszenia w przedmiocie zaobserwowanych naruszeń w oparciu o kanał zewnętrzny lub ujawnienie publiczne. Last but not least, należy stwierdzić, iż projektodawcy w zakresie informacji zwrotnych przez uszczegółowienie przepisów udało się osiągnąć cel przyświecający dyrektywie, którym jest poprawa egzekwowania prawa i polityk unijnych.
Autor: dr Łukasz Lizis, radca prawny, BKB Baran Książek Bigaj
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.