W zamówieniach publicznych regułą jest, że komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie odbywa się w sposób elektroniczny. System obsługujący tę komunikację – a najczęściej całą procedurę prowadzącą do wyboru wykonawcy zamówienia – musi spełniać odpowiednie standardy, zwłaszcza w zakresie dostępności oraz braku możliwości zapoznania się przez zamawiającego z treścią oferty przed upływem terminu na ich składanie. Jednak w najlepiej działającym oprogramowaniu mogą zdarzyć się awarię. Co wówczas z postępowaniem?
Czytaj też: Niska cena rządzi w przetargach i w KIO
Odpowiedzialność zamawiającego, a nie dostawcy oprogramowania
Zamawiający jest gospodarzem postępowania zmierzającego do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego. To niezwykle istotne założenie, przekładające się m.in. na odpowiedzialność za wybór a następnie prawidłowy przebieg procedury, w wyniku której ma zostać udzielone zamówienie publiczne. Tym samym to zamawiający, a nie dostawca platformy zakupowej, musi zadbać o to, aby system informatyczny obsługujący postępowanie działał prawidłowo. Jeżeli ulegnie on awarii, zamawiający powinien adekwatnie zareagować. Brak takiej reakcji może prowadzić nawet do nieważności całego postępowania.
Standardowym rozwiązaniem w przypadku awarii platformy wykorzystywanej do wyboru wykonawców pozostaje przedłużenie terminów niezbędnych na dokonanie poszczególnych czynności. Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 13 lipca 2021 r. (sygn. akt 1760/21, LEX nr 3271838) zapewnienie odpowiednich narzędzi technicznych, umożliwiających każdemu zainteresowanemu złożenie swojej oferty jest realizacją art. 16 pkt 1 p.z.p. nakazującego przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Dlatego sytuacja, w której wykorzystywane przez zamawiającego narzędzia informatyczne przestaną poprawnie działać uniemożliwiania dalsze procedowanie. Do czasu pełnego usunięcia usterki.
Czytaj w LEX: Zasada uczciwej konkurencji nie jest bezwzględna > >
Otwarcie ofert należy przesunąć
W prawie zamówień publicznych znajduje się kilka przepisów wprost odnoszących się do awarii systemów zakupowych. Jednym z nich jest – niezwykle istotny w kontekście naszych rozważań – art. 222 ust. 2 p.z.p. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. W regulacji tej chodzi awarię systemu, która uniemożliwia otwarcie ofert. Stąd awarie, które zaburzają inne funkcjonalności platformy służącej wyborowi wykonawcy nie powodują konieczności przesunięcia terminu otwarcia ofert. O zaistniałym zdarzeniu należy poinformować na stronie internetowej prowadzonego postępowania, samo zaś otwarcie ofert winno nastąpić w pierwszym możliwym terminie, zaraz po usunięciu awarii.
W zbliżony sposób postępuje się, gdy awaria zdarzy się podczas aukcji elektronicznej. Wówczas należy zastosować jednoznacznie skonstruowany art. 236 p.z.p., zgodnie z którym w przypadku, gdy awaria systemu teleinformatycznego spowoduje przerwanie aukcji elektronicznej, zamawiający wyznacza termin kontynuowania aukcji elektronicznej na następny dzień roboczy przypadający po usunięciu awarii, z uwzględnieniem stanu ofert po ostatnim zatwierdzonym postąpieniu.
Sprawdź w LEX: Naruszenie uczciwej konkurencji w przypadku złożenia ofert na różne części zamówienia przez wykonawców z jednej grupy kapitałowej > >
Błąd to nie awaria
Jednocześnie od awarii systemu teleinformatycznego należy odróżnić jego nieprawidłowe wykorzystywanie. Pomyłki w tym obszarze nie mogą być tłumaczone awarią systemu. Dlatego wykonawca, który – przykładowo – nie dołączył do oferty wszystkich załączników, przegapił termin jej złożenia bądź nie złożył jej z powodu awarii swojego komputera lub jego oprogramowania, nie może powoływać się na powyższe regulacje. Analogicznie zamawiający. Również on nie może usprawiedliwiać swoich błędów w prowadzeniu postępowania awariami systemu, jeżeli one faktycznie nie nastąpiły.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
