Zgonów coraz więcej - osłabione urzędy stanu cywilnego z trudem nadążają

Wzrost liczby zgonów może zablokować działanie USC. Śmierć pociąga za sobą oprócz rejestracji aktu stanu cywilnego konieczność sporządzenia wielu odpisów do załatwienia różnych spraw. Tymczasem urzędników jest mniej, bo przez COVID rotują się i chorują. Sama rejestracja nie jest łatwa, trudno więc zastąpić pracownika. Poza tym niezbędne są certyfikaty do systemu. USC alarmują, że obniża się ich wydajność.

Są już sygnały o problemach urzędów stanu cywilnego w związku z rosnącą liczbą zgonów. Do procesu rejestracji udział kierownika lub zastępcy jest niezbędny. A w małych urzędach często w USC pracuje jedna osoba.  

Jak informowaliśmy, z danych GUS wynika, że w październiku nastąpił duży wzrost liczby zgonów. Tylko w ostatnim tygodniu października zmarło ponad 14 tys. osób, prawie dwukrotnie więcej niż w podobnym okresie rok i dwa lata temu.

Czytaj w LEX: Stwierdzenie zgonu >

Efekt kuli śnieżnej

Organem administracji publicznej odpowiedzialnym za rejestrację stanu cywilnego jest kierownik urzędu stanu cywilnego. Głównym kryterium wyznaczającym właściwość miejscową w sprawach rejestracji urodzenia, małżeństwa i zgonu jest miejsce wystąpienia zdarzenia.

- Wzrost liczby zgonów powoduje nie tylko zwiększenie liczby rejestracji aktów zgonu, bo w ślad za tym lawinowo rośnie liczba wydawanych odpisów – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli. Jak wyjaśnia, po śmierci osoby przeprowadza się postępowania spadkowe, dużej liczby odpisów żąda do załatwiania spraw ZUS - do wypłaty ubezpieczenia, rozliczenie z pracodawca dnia wolnego itp. – Większa liczba zgonów powoduje więc efekt kuli śnieżnej – podkreśla.

Czytaj w LEX: Postępowanie ze zwłokami osób zmarłych w szpitalu (w tym na COVID-19) >

Powoduje to też drastyczny wzrost czynności, które USC musi wykonać. Co przy mniejszej liczbie urzędników spowodowanej chorobami oraz rotacyjnym podczas COVID systemem pracy jest znacznie utrudnione. Kiedy kierownik USC lub zastępca jest na kwarantannie urząd ma problem, bo cały czas taka osoba musi być na stanowisku.

Śmierć w ujęciu prawa administracyjnego ebook

Iwona Sierpowska

Sprawdź  

Usługa online

Od niedawna możliwe jest pobieranie aktów stanu cywilnego bezpośrednio z rejestru. Niestety, nie korzystają z tej możliwości sądy, ZUS czy wiele innych urzędów. Obywatel jest więc zmuszony dostarczać te dokumenty, a jeśli nie potrafi skorzystać z internetu lub nie ma profilu zaufanego, udaje się po odpisy do USC. A to w pewien sposób obniża wydajność tych urzędów, zwłaszcza w czasie COVID. Sławomir Wojciechowski apeluje więc do urzędów administracji i innych jednostek publicznych o korzystanie z możliwości zdalnego pobierania odpisów bez udziału obywateli.

USC, które znajdują się w obrębie szpitali są w najtrudniejszej sytuacji, ale próbują sobie radzić, żeby zachować ciągłość pracy. A rejestracja aktu zgonu jest wśród spraw, których nie da się załatwić zdalnie.

Czytaj w LEX:  Sporządzenie i prowadzenie aktów stanu cywilnego >

Delegowanie wewnętrzne pracowników i przeniesienie pracy do innego USC

Co jednak można zrobić, kiedy USC został sparaliżowany przez brak kadr? Delegowanie innych pracowników z tego samego USC lub urzędu gminy nie jest do końca możliwe. Praca w USC jest bowiem prowadzona w sieci wydzielonej rejestrów państwowych – nie można jej wykonywać zdalnie i trzeba mieć do tego specjalny certyfikat. Z pracą w systemie ŹRÓDŁO wiąże się konkretna wyznaczona liczba stanowisk. Niestety, nadanie uprawnień nowym osobom – plus karty z czipem - trwa, trzeba wnioskować papierowo, co w czasie pandemii jest dodatkowo utrudnione.

Sprawdź w LEX: Czy można wydać odpis aktu zgonu osobie, która zgłaszała zgon i na wniosku podała, że odpis potrzebny jest jej w celach prywatnych wskazując, że osoba zmarła jest jej wujem? >

Co ważne – proces rejestracji zgonu nie jest łatwy i wymaga wykonania wielu czynności i nauki obsługi systemu. - Rejestracja zgonu nie jest łatwym procesem, należy m.in. zweryfikować stan cywilny, aktualizować dane w rejestrze PESEL, nanieść przypiski w innych aktach osoby zmarłej – akcie urodzenia czy małżeństwa, dodać wzmianki czy wysłać statystyki do GUS – podkreśla Sławomir Wojciechowski.

Wojewoda może też, jeśli z powodu COVID lub kwarantanny zostanie zamknięty USC, przenieść wykonywanie jego obowiązków na inny urząd. Scedowanie czynności na inny urząd jest jednak w wielu przypadkach nierealne, zwłaszcza jeśli ciężar pracy miałby ponosić urząd mniejszy niż ten zamknięty. Taka delegacja powoduje też gigantyczne utrudnienia dla osób, które muszą przemieszczać się do sąsiedniej miejscowości.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób interesant powinien uzasadnić interes prawny, w przypadku składania wniosku o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego bratanków potrzebnych do złożenia u notariusza w sprawie poświadczenia aktu dziedziczenia?

Postulat zmian w karcie zgonu

Wśród rozwiązań problemu jest próba skrócenia procesu rejestracji aktu zgonu. Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych postuluje do rządu o wprowadzenie zmian w tym zakresie.

Obecnie przy pochówku osoby zmarłej część karty zgonu przeznaczona dla administracji cmentarza wypełniana jest ręcznie, bo to dokument papierowy. W rejestrze aktów stanu cywilnego przydałaby się funkcjonalność, zgodnie z którą możliwe byłoby drukowanie części aktu zgonu przeznaczonej dla administracji cmentarza.

- Bardzo nam zależy, żeby poprawiać ergonomię systemów, na których pracujemy, żeby przyspieszyć pracę urzędów stanu cywilnego – podkreśla Sławomir Wojciechowski.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.