Pracę zdalną w zamówieniach publicznych ułatwia posiadanie przez zamawiającego elektronicznej platformy zakupowej wspomaganej procesem planowania.

Zagadnienie pracy zdalnej w dobie pandemii COVID-19 zostało uregulowane w ustawie z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 („ustawa-COVID”) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z 9 października 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii („rozporządzenie”). Kierownicy urzędów administracji publicznej, dyrektorzy generalni urzędów lub kierujący jednostką organizacyjną mają obowiązek polecenia pracownikom wykonywanie pracy zdalnej. Kierownik urzędu może wyłączyć z zakresu pracy zdalnej pracowników realizujących m.in. zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej.

 


Praca zdalna jest możliwa w komórkach zamówień publicznych, ale to nowość

Jak wyjaśnia radca prawny Edyta Sikorska-Gałecka, senior associate w kancelarii Hoogells Oleksiewicz Sznyrowska sp. k., żaden przepis prawa nie wyłącza prawa do powierzenia pracy zdalnej podmiotom zobligowanym do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, w tym wobec pracowników odpowiedzialnych za organizowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. - Jeżeli pracownicy dysponują, w opinii i w ocenie pracodawcy, umiejętnościami, warunkami technicznymi i lokalowymi do wykonywania obowiązków służbowych, czynności podejmowane w procesie prowadzącym do udzielenia zamówienia publicznego mogą być co do zasady wykonywane w ramach pracy zdalnej - dodaje.

Jednak dla podmiotów sektora publicznego zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp, praca zdalna jest materią stosunkową nieznaną i nową. - Staje się dużym wyzwaniem przede wszystkim pod względem organizacyjnym nie tylko dla pracowników, ale i osób zarządzających zespołami ds. zamówień publicznych – mówi Jarosław Rokicki, naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej, adiunkt na Wydziale Administracji i Prawa WSH w Sosnowcu.

Wyjątki i ograniczenia

Ograniczeniem w zakresie pracy zdalnej dla jednostek zajmujących się udzielaniem zamówień publicznych jest wszczęcie postępowania przed Prezesem Krajowej Izby Odwoławczej na skutek wniesienia przewidzianego prawem środka ochrony prawnej, czyli w rezultacie złożenia odwołania na czynności Zamawiającego.

Jak wyjaśnia mec. Sikorska-Gałecka, w przypadku wszczęcia postępowania przed Prezesem Krajowej Izby Odwoławczej na skutek wniesienia środka ochrony prawnej w praktyce zachodzi potrzeba osobistego stawiennictwa się przedstawicieli zamawiającego, na posiedzeniu Izby, celem przedstawienia stanowiska w sprawie. - W świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa posiedzenia KIO przeprowadzane są w siedzibie prezesa Izby, co wymaga osobistego stawiennictwa zainteresowanych stron – zaznacza.

Zobacz też: Rząd proponuje nowelizację prawa zamówień publicznych>>
 

Komunikacja elektroniczna wyznacznikiem

Zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych, w postępowaniach powyżej progów unijnych obowiązuje zasada komunikowania się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. - Oznacza to, iż wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy oferty składane są w formie elektronicznej. Komunikacja wykonawców z zamawiającymi w zakresie przedkładania wymaganych dokumentów, wyjaśnień również odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W konsekwencji realizacja czynności po stronie pracowników zamawiającego jest możliwa do wykonania w formie zdalnej, o ile będzie istniała możliwość zapewnienia pracownikowi narzędzi pozwalających na dostęp do danych, informacji i dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem.

Przy postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych proces ich kompleksowej elektronizacji został przesunięty w czasie i zacznie funkcjonować od 1 stycznia 2021 r. - Jednakże ustawodawca pozostawił zamawiającemu możliwość dopuszczenia formy komunikacji elektronicznej także w postępowaniach podprogowych – zaznacza mec. Edyta Sikorska-Gałecka.

Zdaniem Jarosława Rokickiego, jeśli zamawiający posiada elektroniczną platformę zakupową dodatkowo wspomaganą procesem planowania, możliwość pracy zdalnej jest ułatwiona - przez zapewnienie pracownikom dostępu do nich w warunkach wykonywania pracy zdalnej poza stałym miejscem pracy.

Część pracowników powinna działać stacjonarnie

Z praktycznego punktu widzenia pod względem organizacyjnym lepsze jest rozwiązanie, zgodnie z którym w komórce ds. zamówień publicznych część jej pracowników nie jest oddelegowana do pracy zdalnej. W opinii Jarosława Rokickiego niezbędne minimum kadrowe dla zapewnienia właściwego wykonywania zadań to „jedna osoba prowadząca sekretariat KZP będąca łącznikiem pomiędzy pozostałymi pracownikami będącymi na pracy zdalnej oraz osoby kierującej daną KZP”. Jego zdaniem konieczne jest też budowanie środowiska informatycznego umożliwiającego wykonywanie pracy zdalnej.

Urząd Zamówień Publicznych zaleca, aby komunikacją elektroniczną objąć także wszelką korespondencję występującą w postępowaniu o wartości poniżej progów unijnych, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także dokumentów. W stanie epidemii UZP wyjaśnił, że „transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji zagrożenia epidemicznego w sposób wystarczający realizuje zasadę, o której mowa w art. 86 ust. 2 Pzp.".