Problematyka pracy zdalnej w zamówieniach publicznych jest uzależniona m.in. od wielkości struktury organizacyjnej podmiotu i jej charakteru własności. Zupełnie inaczej będzie wyglądać praca zdalna u Zamawiającego organizującego przetargi niż u Wykonawcy czy kancelarii prawnej której powierzono zadania w tym zakresie. Dlatego większość poniższych rozwiązań zostanie ograniczona do podmiotów sektora publicznego zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp, wobec których praca zdalna jest materią stosunkową nieznaną i nową. Staje się dużym wyzwaniem przede wszystkim pod względem organizacyjnym nie tylko dla pracowników, ale i osób zarządzających zespołami ds. zamówień publicznych. To wszystko w atmosferze niepewności wywołanej stanem pandemii.
W pierwszej kolejności należy przywołać obowiązujące przepisy prawa, które w związku z sytuacją epidemiologiczną w kraju umożliwiły pracodawcy polecenie realizowania pracy zdalnej w domu tj. poza swoim stałym miejscem świadczenia obowiązków służbowych przez pracownika. Mowa o art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 374 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 listopada 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Rzeczone Rozporządzenie wprowadza dodatkowo m.in. konieczność zapewnienia pracy zdalnej do dnia 4 grudnia 2020 r. w urzędach administracji publicznej lub jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym.
Elektroniczna platforma zakupowa ułatwia pracę zdalną
Istotnym jest, aby osoba kierującą komórką właściwą ds. zamówień publicznych
(w skrócie „KZP”) zidentyfikowała potrzeby zapewnienia pracy zdalnej dla prawidłowego wykonywania obowiązków. Rola KZP jest znacząca w procesie realizowania zamówień publicznych i sprowadza się do jej uczestnictwa w dwóch najczęściej występujących modelach realizowania zamówień publicznych u Zamawiających. W pierwszy modelu zasięgiem działania KZP są objęte zarówno procedury wyłączone z obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp (do 30 000 euro), jak i procedury wobec których przepisy stosuje się poprzez zastosowanie trybów udzielenia zamówienia. Drugi przypadek ogranicza uczestnictwo KZP wyłącznie do procedur objętych stosowaniem ustawy.
W obydwu modelach wspólnym mianownikiem jest dokonywanie przez KZP analizy harmonogramów planowanych zamówień publicznych na dany rok składanych przez poszczególnych dysponentów środków publicznych (łączenie zamówień tego samego rodzaju). W sytuacji posiadania przez danego zamawiającego elektronicznej platformy zakupowej dodatkowo wspomaganej procesem planowania możliwość pracy zdalnej jest ułatwiona poprzez zapewnienie pracownikom dostępu do nich w warunkach wykonywania pracy zdalnej poza stałym miejscem pracy.
Wskazane minimum kadrowe poza trybem zdalnym
Po względem organizacyjnym wydaje się właściwe przyjęcie rozwiązania, w którym w komórce ds. zamówień publicznych część jej pracowników nie jest oddelegowana do pracy zdalnej. Niezbędne minimum kadrowe dla zapewnienia właściwego wykonywania zadań składa się z jednej osoby prowadzącej sekretariat KZP będącej swoistym „łącznikiem” pomiędzy pozostałymi pracownikami będącymi na pracy zdalnej oraz osoby kierującej daną KZP. Oczywiście jest to propozycja autorska i może być dostosowywana do potrzeb danej organizacji.
W tymi miejscu warto skupić uwagę na kilku podstawowych zasadach którymi powinien kierować się pracownik wykonujący pracę zdalną „Home Office”.
- Pracownik powinien rozpoczynać pracę zgodnie z dotychczasowym rytmem tj. realizować ją w godzinach pracy i zameldować przełożonemu swoją obecność i gotowość do pracy już od jej rozpoczęcia.
- Miejsce pracy zdalnej powinno być ciche, szczególnie kiedy podczas pracy zdalnej obecni są również inni domownicy, szczególnie dzieci którym nie powinno udostępniać się służbowych narzędzi pracy.
- Pracownik powinien realizować powierzone zadania na czas, odpowiadać na e-maile, odbierać telefony i być dostępnym dla zespołu i przełożonego w godzinach swojej pracy.
- Większość pracy w „zamówieniach” jest zespołowa, co uzasadnia kontakt z współpracownikami tymi zarówno na pracy zdalnej, jak i pozostałymi pracującymi.
- Na koniec dnia pracownik powinien przygotować raport dla przełożonego ze zrealizowanych zadań.
Rozwiązania informatyczne wspierają pracę zdalną
W dalszej kolejności należy wskazać na konieczność budowania środowiska informatycznego umożliwiającego wykonywanie pracy zdalnej. Poziom wyposażenia zamawiającego w komputery przenośne gwarantuje sprawne działanie organizacji w tym zakresie. Ostatnio obserwuje się wzmożone zakupy na rynku komputerowym dokonywane przez instytucje publiczne, przy czym zauważa się niedostateczną podaż szczególnie laptopów pomimo zgłaszanego popytu przez te podmioty.
W zakresie informatycznym ciekawym rozwiązaniem będzie skorzystanie z połączenia VPN umożliwiającego łączenie się ze zdalnymi serwerami zamawiającego, dzięki czemu pracownik oddelegowany na pracę zdalną ma możliwość połączenia się ze swoim urzędowym komputerem. W pracy zdalnej warto również wykorzystywać popularne aplikacje mobilne dla smartfonów, służące jako komunikator internetowy typu Messenger czy Whatsapp oraz platformy do webinariów i wideokonferencji typu ClickMeeting czy Microsoft Teams.
Nowelizacja ustawy Pzp ułatwi pracę zdalną
Praca zdalna dla pracownika komórki zamówień to również świetna możliwość zapoznania się z nowelizacją ustawy Pzp, która wejdzie w życie od stycznia 2021. Warto chociażby zapoznać się z pytaniami i odpowiedziami dotyczącymi nowej ustawy udostępnionymi przez Urząd Zamówień Publicznych, czy skorzystać z innych dostępnych źródeł informacji w Internecie, które stanowią często komentarze ustawy. Osoba kierująca KZP może również podzielić pracę wśród pracowników w zakresie przygotowania nowych regulacji wewnętrznych wymagających dostosowania do nowych uregulowań prawnych. Tak więc pomimo pandemii i swoistego „zwolnienia tempa pracy”, w zamówieniach publicznych koniec roku budżetowego jest zawsze pracowity, a nowelizacja dodatkowo wymusza nowe obowiązki które warto „rozpracować” w ramach pracy zdalnej.
Na zakończenie należy wskazać, iż nowelizacja ustawy Pzp niewątpliwie ułatwi wykonywanie pracy zdalnej. Obowiązująca bowiem od dnia 1 stycznia 2021 r. ustawa wprowadza obowiązki zapewnienia komunikacji elektronicznej między Zamawiającym i Wykonawcą nie tylko w procedurach unijnych jak to było do tej pory, ale również w krajowych. Dlatego już dziś zamawiający powinni wyposażyć się w komercyjne platformy zapewniające elektronizację zgodnie z wymogami ustawy, jak również zainteresować się dodatkowym rozszerzeniem modułów funkcjonalnych o element planowania i realizowania zamówień publicznych w ramach wewnętrznego systemu organizacji zamówień publicznych.
Jarosław Rokicki - Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej, adiunkt na Wydziale Administracji i Prawa WSH w Sosnowcu, przewodniczący grupy roboczej ds. zamówień Publicznych Śląskiego Związku Gmin i Powiatów.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
