Hanna Hendrysiak: Jaka jest rola monitorowania kontroli zarządczej?
Katarzyna Lenczyk Woroniecka, członek Zarządu IIA Polska i dyrektor Wydziału Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego: Nie ma wątpliwości, że ustawodawca wskazując standard monitorowania, określił jego rolę jako narzędzie weryfikacji skuteczności elementów systemu kontroli zarządczej mające służyć bieżącemu rozwiązywaniu problemów. Kluczowe dla określenia roli monitorowania jest więc wskazanie, jakie elementy tworzą kontrolę zarządczą w danej organizacji. Oczywiście przyjęty system zarządzania w jednostce sektora finansów publicznych musi uwzględniać wymogi standardów kontroli zarządczej, jednak jego elementy mogą być różnie realizowane, za pomocą innych narzędzi i rozwiązań organizacyjnych. Ale jednocześnie musi być dopasowany do potrzeb i wielkości organizacji.
Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej w jst >
Dopiero dla tak określonego systemu można budować system weryfikacji jego skuteczności, a więc budować system monitorowania przyjętych rozwiązań. Jasne jest, że kierownik jednostki ma jeszcze inne mechanizmy kontroli zarządczej, które mają podobną rolę jak samoocena czy system składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej. Jednak charakterystycznym i wyróżniającym monitorowanie elementem jest bieżące rozwiązywanie problemów. Można więc przyjąć, że monitorowanie powinno być zaplanowane dla wszystkich przyjętych w jednostce rozwiązań. Gdyby przełożyć obowiązki sektora publicznego związane z monitorowaniem kontroli zarządczej na rozwiązania przyjęte w sektorze prywatnym, można dopatrywać się pewnych analogii do funkcji compliance, zapewniającej zgodności działalności z prawem, zaleceniami lub stosownymi praktykami.
Z tego wynika, że monitorowanie winno być stałe i ciągłe - czy są sytuacje, gdy można ją „odpuścić”?
Właściwie patrząc na definicję, rola monitorowania kontroli zarządczej powinna być stała i ciągła, bo służy do bieżącej pracy. Trudno sobie jednak wyobrazić, że realizując zadania kierownik jednostki i pracownicy urzędu działają w poczuciu wykonywania zapisów standardu.
To się po prostu dzieje w tle poprzez wykorzystanie różnych rozwiązań: zasadę dwóch par oczu, przydzielenie obowiązków w zakresie inspirowania zmian organizacyjnych i prawnych wyspecjalizowanym komórkom, zakup zewnętrznych usług prawnych, prowadzenie rejestrów wewnętrznych aktów prawnych i ich zmian, wprowadzenie szczególnych obowiązków nadzorczych dla kierowników komórek organizacyjnych, np. w zakresie aktualności zawieszania informacji na BIP pod kątem obowiązków merytorycznych dla danej jednostki sektora finansów publicznych. Jeśli spojrzymy w ten sposób na funkcje monitorowania, to oczywiście są okresy, w których ta rola jest realizowana bardziej intensywnie, a są też momenty, w których po prostu przebiega w sposób niezauważalny dla pracowników.
Jak monitorować kontrolę zarządczą? Czy są do tego jakieś technologiczne narzędzia wspierające?
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na tak zadane pytanie, bo zależy to oczywiście od przyjętych rozwiązań i mechanizmów w konkretnej organizacji. Popatrzmy na przykład na monitorowanie aktualności upoważnień do przetwarzania danych osobowych. W moim urzędzie przyjęto rozwiązanie, w którym za pomocą formularzy elektronicznych zakresów obowiązków i opisów stanowisk bezpośredni przełożony pracownika wskazuje odpowiednie uprawnienia dostępu do zasobów i systemów informatycznych oraz przetwarzania danych osobowych, które zostały odpowiednio sklasyfikowane dla poszczególnych funkcji w tzw. pakiety dostępu.
Czytaj w LEX: Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej >
Oczywiście każda zmiana, zarówno w zakresie dostępu do systemów, jak i realizacji zadań merytorycznych wymaga zmiany zakresu obowiązków, jednocześnie jednak gwarantując aktualność upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Jest to przykład dobrej praktyki i rozwiązania dla jednego z wymagań kontroli zarządczej i to tylko w określonym zakresie. Natomiast liczba rozwiązań w różnych jednostkach sektora finansów publicznych dedykowanych dla pojedynczych mechanizmów może być bardzo duża. Niewątpliwie w przypadku monitorowania narzędziami wspierającymi działy organizacyjno-prawne, choć nie tylko, będą wszelkiego rodzaju serwisy informacji prawnej, które pomagają zachować zgodność z wymogami prawnymi i jednocześnie wspierają urzędników przy wykonywaniu zadań merytorycznych.
Zobacz też w LEX: Formułowanie celów i zadań do planu działalności jednostki>>
Jakie zagrożenia wiążą się z monitorowaniem kontroli zarządczej?
Wydaje się, że główne zagrożenia związane są z jednej strony dużą liczbą zmian prawnych, a z drugiej - ze świadomością i umiejętnościami pracowników. Liczba zmian przepisów prawa i wynikające z nich obowiązki dla jednostek sektora finansów publicznych mogą spowodować pewne „przeoczenia” przez organizacje. Ciągła informatyzacja i wykorzystywanie technologii w procesie monitorowania wymaga zwiększenia umiejętności i wiedzy pracowników właśnie w tym obszarze. Problemem też jest obowiązek realizacji tych samych zadań dla jednostek, których wielkość znacząco się różni, nawet dla tego samego typu. Wyobraźmy sobie szkołę przyszpitalną i pałac młodzieży. Obydwie organizacje to placówki oświatowe. Te same obowiązki, a z pewnością procesy monitorowania kontroli zarządczej dla tych dwóch typów jednostek muszą się różnić. Nie ma tutaj jednego wzorca.
Czytaj w LEX: Kontrola wydatków w jednostkach samorządu terytorialnego – krok po kroku >
Jak można takich zagrożeń uniknąć?
Myślę, że wymienionych wyżej zagrożeń nie da się całkowicie uniknąć, ale można je zmniejszać. Szkolenia pracowników, wprowadzanie systemów komunikowania zmian, wsparcie technologiczne, korzystanie z serwisów informacji prawnej, delegowanie uprawnień i odpowiedzialności, tworzenie komórek dedykowanych do wprowadzania zmian organizacyjnych i prawnych, a także korzystanie z wyników pracy audytorów wewnętrznych, kontroli wewnętrznej i zewnętrznej znacząco wspiera proces monitorowania kontroli zarządczej.
Czytaj w LEX: Efektywna samoocena w kontroli zarządczej >
Czy istotne jest monitorowanie zgodności z prawem kontroli zarządczej?
To nie tylko kwestia wagi tego zadania, to po prostu ustawowy obowiązek. Ustawodawca zdefiniował kontrolę zarządczą w art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Tutaj nie ma żadnej wątpliwości. Problemem nie jest zatem ustalenie, czy jest to istotne, tylko w jaki sposób i jakimi narzędziami to zrealizować. To są główne wyzwania w zakresie monitorowania kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
