Centralne Biuro Antykorupcyjne przygotowało wytyczne w zakresie tworzenia i wdrażania efektywnych programów zgodności w sektorze publicznym. Publikacja przedstawia ogólne ramy, które mogą być wykorzystane do tworzenia i wdrażania programów zgodności w każdym urzędzie w Polsce. Opracowanie adresowane jest w szczególności do kadry kierowniczej.

Opracowanie wyjaśnia, że „zgodność” to wzorce zachowań prawnych, etycznych i kultury organizacyjnej także w organach władzy publicznej. Jak podkreślono, za zgodność odpowiedzialny jest, co do zasady, każdy pracownik, ale odpowiedzialność instytucjonalną za nieprawidłowości w organizacji ponosi kierownictwo. Dla przeciwdziałania korupcji i zachowań etycznych kluczowe jest postępowanie kadry zarządzającej - dawanie dobrego przykładu jest jej obowiązkiem.

Czytaj w LEX: Dostępność cyfrowa stron internetowych i aplikacji mobilnych jednostek samorządu terytorialnego >

W wytycznych czytamy, że dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania programu zgodności w ramach instytucji konieczne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jego realizację. Osoba taka, która powinna być zatrudniona „na stanowisku gwarantującym niezależność działania, posiadać przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie”. Jej zadania to m.in. promowanie zachowań zgodnych z normami prawnymi i etycznymi, szkolenie personelu czy przeprowadzanie cyklicznej samooceny. Eksperci nie mają wątpliwości, że opublikowanie wytycznych to krok w dobrym kierunku. - Wytyczne nie są dziś obowiązkowe dla urzędów, ale ich konsekwentne wdrażanie może być znaczącym krokiem naprzód w walce z problemem korupcji w sferze administracji publicznej - ocenia Julia Besz z kancelarii DZP.

Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej w jst  >

 


Ryzyka trzeba najpierw określić

Jak nam mówi dr Bartosz Jagura, członek zarządu Instytutu Compliance, gdy chodzi o występowanie ryzyk takich jak korupcja, konflikty interesów, nadużycia, to organizacje podejmują działania mające zminimalizować ryzyka. Podejście to polega na wdrażaniu systemów zarządzania zgodnością, a więc na stosowaniu określonej metodyki dla identyfikacji ryzyk niezgodności, zarządzaniu nimi - wyłączaniu lub minimalizacji prawdopodobieństwa ich wystąpienia czy weryfikacji skuteczności działań. - Korzyści wynikające z wdrażania w organizacji systemów zarządzania zgodnością dostrzegają także podmioty publiczne - podkreśla.

Czytaj w LEX: Możliwości adekwatnego adaptowania planu, sprawozdania i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez jednostki samorządu terytorialnego  >

Jego zdaniem wytyczne CBA w zakresie tworzenia i wdrażania efektywnych programów zarządzania zgodnością (compliance) w sektorze publicznym stanowią pierwszy na rynku drogowskaz, jak wyglądać powinno zarządzanie zgodnością w podmiocie publicznym. - Pamiętać bowiem należy o tym, że także w podmiotach publicznych materializować może się ryzyko braku zgodności, stąd tak ważne jest podjęcie prewencyjnych działań, na co jednoznacznie wskazują wytyczne CBA - wyjaśnia.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Już 28 października odbędzie się e-konferencja na temat zarządzania zgodnością w podmiotach publicznych organizowana przez Instytut Compliance pod patronatem Wolters Kluwer Polska i Prawo.pl. Sprawdź tutaj, co zrobić, by wziąć w udział w tym wydarzeniu!
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Wstęp do dalszych rozmów

Jakub Mielczarek, dyrektor biura Związku Województw RP, ekspert z dziedziny kontroli zarządczej ocenia, że wytyczne CBA są wstępem do dalszych rozmów na temat przeciwdziałania korupcji. - Proponowałbym, aby materiał był wstępem dla osób zarządzających urzędami do uwzględnienia proponowanych rozwiązań w procedurach kontroli zarządczej w ich jednostkach – mówi.

Jego zdaniem poradnik CBA zawiera elementy procedur biznesowych wykorzystywanych przede wszystkim w bankach. Jak podkreśla, idea wytycznych jest słuszna, bo wzorce biznesowe mogą i  powinny być powielanie na gruncie administracji, zwłaszcza samorządowej, która dysponuje dużym budżetem.

Zobacz też w LEX: Formułowanie celów i zadań do planu działalności jednostki>>

Wytyczne są ogólne, ale mogą stanowić istotny punkt odniesienia

Eksperci są zdania, że wytyczne mają charakter ogólny i wskazują zasadnicze elementy, które uwzględniać należy przy tworzeniu systemu zarządzania zgodnością w podmiocie publicznym. Według Julii Besz, choć dokument jest skromny, to zawiera najważniejsze założenia efektywnego systemu compliance w sektorze publicznym. -  CBA zwraca uwagę na konieczność całościowego podejścia do compliance. Podkreśla, że system w organach władzy publicznej powinien bazować nie tylko na obowiązujących przepisach i regulacjach wewnętrznych, ale powinien przenikać kulturę organizacyjną i opierać się na etosie zawodowym - dodaje.

- Uwzględniają one ogólny trend rozwojowy compliance, dostosowując go do specyfiki funkcjonowania podmiotu publicznego. Pamiętać należy, że podmioty publiczne mają zdecydowanie łatwiejsze zadanie, jeżeli chodzi o wdrażanie systemów compliance. Odwoływać mogą się bowiem do bogatego dorobku już istniejącego na rynku – mówi dr Jagura.

Dr Jagura radzi zwrócić uwagę na uniwersalne normy ISO, które mają zastosowanie do organizacji wszelkiego rodzaju. - Norma ISO 19600 Compliance Management Systems (CMS) zawiera szczegółowe wytyczne odnośnie kształtowania systemów compliance – także dla podmiotów publicznych. Konkretyzuje poszczególne sformułowane w Wytycznych zalecenia, zwane tam komponentami programu zgodności – wyjaśnia.

Na ogólnikowość wytycznych zwraca też uwagę Wojciech Kapica, partner w kancelarii SMM Legal. - Dokument może nie jest za długi, ale na pewno stanowi ważny element do dyskusji o compliance zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym - uważa Kapica. Dlaczego? - W sektorze prywatnym brak jest powszechnych wzorców, ma je jedynie sektor finansowy. Jeśli więc popatrzymy na wytyczne jako pewien punkt odniesienia, wzorzec, to jest to dokument ważny dla wszystkich podmiotów - wyjaśnia.

Czytaj w LEX: 10 dobrych praktyk cyberbezpieczeństwa w jst >

Konieczna świadomość, potem dalsze działania

W wytycznych wskazano, że kadra zarządzająca oraz pracownicy powinni być świadomi obowiązujących norm oraz posiadać wystarczające przeszkolenie, aby wykonywać swoje obowiązki w sposób zgodny z normami.

Według Jakuba Mielczarka, próba zainspirowania przez CBA szefów jednostek jest pozytywną sprawą, ale przy braku świadomości, jak te wskazówki można wykorzystać, będzie to kolejny dokument, który „trafi na półkę i nikt nic z tym nie zrobi”. – Przeciętny urzędnik samorządowy, który dostanie takie wytyczne, nie będzie wiedział, jak ich użyć w praktyce, więc się nimi dalej nie zajmie i ich nie rozwinie – mówi.

W jego opinii struktura wytycznych jest zbliżona do standardów kontroli zarządczej i w łatwy sposób można je zaimplementować. Zawierają one m.in. kwestie zarządzania ryzykiem i mechanizmy kontroli oraz odnoszą się do podnoszenia świadomości pracowników, a na sam koniec określa sposoby oceny i ewaluacji działań, które były podejmowane w ramach samooceny kontroli zarządczej.

Czytaj w LEX: Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej >

Sankcje i profilaktyka

CBA wskazuje, że jednym ze sposobów zapewnienia zgodności jest określenie przez normodawcę sankcji za zachowania niezgodne ze wzorcem postępowania. Dodatkowo - im większa jest zdolność do egzekucji sankcji za nieprzestrzeganie norm, tym większa skuteczność w zapewnieniu zgodności i mniejsze prawdopodobieństwo, że nastąpi egzekucja.

Jednak, jak wynika z opracowania, nie sankcja powinna być głównym celem organów władzy publicznej, tylko profilaktyka skupiona na poprawie dobrowolnego przestrzegania wiążących norm zachowań. Wśród rekomendowanych narzędzi profilaktycznych wskazano m.in. informację i edukację oraz pochwały i nagrody.

Czytaj w LEX: 10 zasad dla urzędu jst podczas kryzysu wywołanego pandemią >

Wkrótce implementacja

Compliance już niedługo znajdzie konkretną podstawę normatywną także w funkcjonowaniu podmiotów publicznych za sprawą implementacji do krajowego porządku prawnego dyrektywy UE dotyczącej ochrony sygnalistów. Dr Jagura zauważa, że systemy informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing) i powiązane z nimi prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających staną się standardem w każdej instytucji publicznej. - Są to jedne z podstawowych elementów systemów compliance, stąd tak ważne jest, żeby zrozumieć cały kontekst funkcjonowania CMS w organizacji. Wytyczne niewątpliwie w tym pomagają - mówi. 

Paweł Ludwiczak, radca prawny i compliance officer, nie ma wątpliwości, że nowe regulacje, wytyczne, a także edukacja spowodują, że w najbliższym czasie wzrośnie świadomość decydentów i rozpocznie się wdrażanie Public Compliance w Polsce. - W efekcie za kilka lat nie będziemy mówić ogólnie o systemach zgodności w sektorze publicznym, ale w administracji rządowej, samorządowej oraz spółkach komunalnych i Skarbu Państwa - podsumowuje.

Publikacja CBA powstała w efekcie realizacji działania 4.2. Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2018–2020. Wytyczne CBA dostępne są TUTAJ>>