Katarzyna Żaczkiewicz: Komitety wyborcze kandydatów na prezydenta nie zawsze przestrzegają zasad ochrony danych osobowych. Na przykład zbierają podpisy in blanco albo nadwyżkę zebranych podpisów wsparcia dla kandydata na prezydenta chowają w szafie, na zasadzie "mogą się kiedyś przydać". PKW odnotowała też przypadki martwych dusz na listach poparcia. Takie praktyki mogą wypaczyć wynik wyborczy. Czy uważa pani, że dane podpisujących się obywateli są dobrze chronione?
Monika Krasińska: Ochrona danych osobowych na pewno jest istotną częścią całego systemu gwarantującego obywatelowi uczciwe wybory. Trzeba pamiętać, że w czasie kampanii wyborczej są przetwarzane ogromne ilości danych osobowych, w tym dane szczególnych kategorii, np. ujawniające poglądy polityczne czy światopoglądowe. Takie dane powinny być szczególnie chronione. Kandydaci, ich komitety i inne podmioty zaangażowane w pozyskiwanie i wykorzystywanie danych w związku z wyborami muszą pamiętać, że są zobowiązani do przestrzegania zarówno przepisów prawa wyborczego, jak i przepisów o ochronie danych osobowych.
Czytaj: Stan wyjątkowy mógłby przesunąć termin wyborów>>
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO, nakłada na administratorów wiele obowiązków. Na przykład pozyskując dane osobowe chociażby poprzez zbieranie informacji na listach poparcia, biorą oni na siebie odpowiedzialność za te dane, muszą poinformować składającego podpis, komu przekazuje on swoje dane, na jakiej podstawie i czy rzeczywiście jest zachowana gwarancja ich ochrony.
Czytaj w LEX: Zadania jednostek samorządu terytorialnego w wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej >
Komitety wyborcze są więc administratorami naszych danych?
Tak i dlatego są odpowiedzialne za poprawne postępowanie z naszymi danymi osobowymi wykorzystywanymi np. do prowadzenia agitacji wyborczej czyli tzw. marketingu politycznego. Jako administratorzy muszą pamiętać, by postępować zgodnie z zasadami określonymi w RODO. Chociażby dopełniać obowiązku informacyjnego – m.in. wskazywać źródła pozyskiwania danych osobowych, jeśli nie są one zbierane bezpośrednio od nas, podawać dane administratora, wskazywać podstawę i cel przetwarzania danych, informować nas o naszych prawach. Muszą uwzględniać nasz sprzeciw, jeśli nie życzymy sobie, aby nasze dane były utrwalane i w jakikolwiek sposób wykorzystywane przez kierującego komunikaty marketingowe o charakterze wyborczym.
Jeśli podpisy pod listami poparcia zbierają wolontariusze, to na ogół nie mają pojęcia, że obowiązuje ich RODO.
Obserwujemy, że osoby zaangażowane w zbieranie podpisów pod listami poparcia nie zawsze mają świadomość ogromnej odpowiedzialności, jaka na nich spoczywa. Jednakże to rolą administratorów jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danym przetwarzanym za pośrednictwem takich osób. Wszyscy administratorzy, którzy włączają różne osoby w proces wyborczy - muszą je przeszkolić, zapewnić im odpowiednią wiedzę, np. jakie działania są niedopuszczalne, jakie zachowania powodują powstanie ryzyka, tak aby nie dochodziło przykładowo do upubliczniania zdjęć list poparcia z widocznymi danymi osobowymi czy robienia fotografii osobom, które sobie tego nie życzą. Administrator powinien też poinformować wolontariuszy, by list nie wykorzystywali w celach prywatnych, by nie publikowali ich skanów na prywatnych kontach facebookowych.
Czytaj w LEX: Prowadzenie rejestrów wyborców przez gminę >
Warto, by komitety wyborcze zapoznały się z oświadczeniem Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych z 13 marca 2019 roku w sprawie wykorzystywania danych w kampaniach politycznych. Dokument ten zawiera cenne wskazówki dotyczące właściwego postępowania z danymi osobowymi.
Czy zgodne z prawem jest przechowywanie list poparcia z podpisami "na zapas"?
Prawo wyborcze jest bardzo restrykcyjne. Wskazuje, że proces pozyskiwania podpisów pod listami poparcia musi odbywać się w sposób jasny i przejrzysty. Nie może być pozyskiwana zgoda blankietowa na wykorzystywanie danych nie wiadomo przez kogo i dla jakich przyszłych celów. Przykładowo w wyborach Prezydenta RP każda strona wykazu obywateli popierających zgłoszenie musi zawierać nazwę komitetu wyborczego zgłaszającego kandydata na Prezydenta RP, jego imię i nazwisko oraz dzień, miesiąc i rok wyborów.
W materiałach dostępnych na stronie internetowej UODO apelujemy do komitetów wyborczych o przejrzystość działania. Ponieważ przetwarzanie danych osobowych na potrzeby wyborów to wbrew pozorom skomplikowany proces, Urząd Ochrony Danych Osobowych gorąco zachęca, aby komitety korzystały ze wsparcia inspektorów ochrony danych osobowych.
Które komitety wyborcze mają takiego inspektora? Większość go nie powołało!
Brak powołania inspektora ochrony danych nie zwalnia administratora z obowiązków określonych w RODO. Niemniej w przypadku przetwarzania danych przez komitety wyborcze, trzeba mieć na uwadze art. 37 ust. 1 lit. c) RODO. Przepis ten stanowi, że jeśli główna działalność administratora polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, to powinien on takiego inspektora wyznaczyć obligatoryjnie. Komitety wyborcze powinny więc dokonać oceny, czy spełniają przesłanki wskazane w powołanym przepisie. Brak powołania IOD nie zwalnia z obowiązków nałożonych przez RODO, np. zagwarantowania osobom, których dane dotyczą możliwości realizacji ich praw.
Warto jednak pamiętać, że powołanie inspektora ochrony danych daje dużo korzyści. Jako fachowiec w dziedzinie ochrony danych doradza on administratorowi we właściwym zorganizowaniu całego procesu przetwarzania danych osobowych np. pomaga w zbudowaniu i stosowaniu właściwych procedur ochrony danych, w tym procedur reagowania na powstałe naruszenie ochrony danych. Inspektor ochrony danych może też m.in. wspierać administratora w podnoszeniu świadomości osób zaangażowanych w pracę komitetu wyborczego – zarówno pracowników, jak i wolontariuszy. Jako wskazany punkt kontaktowy, może w sposób skuteczny eliminować wszelkie wątpliwości osób, przekazujących komitetowi dane, związane z procesem ich przetwarzania. Według mnie, powołanie inspektora ochrony danych zmniejsza ryzyko naruszenia przepisów RODO przez komitety wyborcze.
Czytaj w LEX: Archiwizacja dokumentów wyborczych >
Czy są w tym roku już jakieś skargi na komitety wyborcze?
W tym roku jeszcze nie ma. W przeszłości wpływały, ale było ich niewiele. Pojawiają się natomiast pytania dotyczące zapewnienia poufności danych przekazywanych komitetom, np. czy odczytywanie danych w obecności osób trzecich nie powoduje ryzyka ich wykorzystania niezgodnego z prawem albo czy dane są dobrze przechowywane i zabezpieczone. Pytający wyrażają obaw, czy dane nie będą wykorzystywane w przyszłości w innych nieznanych im celach.
Komitety muszą wziąć odpowiedzialność za przetwarzanie danych gdyż podpisanie się na listach poparcia i pozostawienie w ten sposób własnych danych jest także wyrazem zaufania jakim obywatele je obdarzają w sferze zarządzania prywatnością popierających. Bez ochrony Ochrona danych jest integralnym elementem prywatności i musi być bezwzględnie zachowana.
Kiedy ma nastąpić zniszczenie tych list?
UODO w wystąpieniu do ministra kultury i dziedzictwa narodowego wskazywał, że przepisy prawa wyborczego nie regulują w sposób kompleksowy kwestii postępowania z dokumentami z wyborów przez komitety wyborcze. Przepisy jedynie określają, jak postępować z dokumentami przekazanymi organom wyborczym i zaklasyfikowanymi przez nie jako dokumenty z wyborów (wtedy podlegają archiwizacji przez okres wskazany w przepisach), pomijają natomiast to, co robić z dokumentami, które za dokumenty z wyborów nie zostały uznane np. ze względu na wycofanie się kandydata czy zebranie zbyt małej liczby podpisów na listach poparcia. Nie ma też przepisów odnoszących się do postępowania z tymi zasobami informacyjnymi, które zostały zamieszczone na stronach internetowych komitetów.
Urząd ochrony danych osobowych dostrzega też, że w sytuacji rozwiązania Komitetów nie ma podmiotu, który ponosiłby odpowiedzialność za porządkowanie dokumentów, realizację praw podmiotów, których dane w takich materiałach byłyby zawarte. Taka luka ustawowa nie sprzyja zachowaniu zasad ochrony danych osobowych. Mamy nadzieję, że przy kolejnych zmianach przepisów prawa wyborczego te kwestie staną się przedmiotem pogłębionej analizy. Do czasu wprowadzenia omawianych rozwiązań przez ustawodawcę zasady retencji danych osobowych przetwarzanych przez komitety wyborcze wynikają bezpośrednio z przepisów RODO o czym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przypomina na stronie internetowej Urzędu.
