W czasach, kiedy Internet pełni funkcję podstawowego środka komunikacji i wymiany informacji, bezpieczeństwo danych staje się obecnie sporym wyzwaniem dla firm. Nie zawsze jednak dotyczy to obszaru rekrutacji. Trudno o poufność danych kandydatów do pracy, jeśli CV czy listy motywacyjne przechowywane są w segregatorach na półce lub w ogólnej skrzynce e-mail, do której dostęp mają różne osoby z firmy.
Rekruterzy często mają wątpliwość dotyczącą przetwarzania danych osobowych z CV, w którym nie zamieszczono zgody na ich przetwarzanie. Wbrew powszechnej opinii z przepisów prawa wynika, że firma będąca przyszłym pracodawcą przetwarza dane kandydata na podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie zgody kandydata. Ponadto pracodawca może ponownie wykorzystać zgromadzone dokumenty aplikacyjne do innych procesów rekrutacyjnych, pod warunkiem że kandydat został o tym wcześniej powiadomiony i wyraził na to zgodę. W czasie trwania procesu rekrutacyjnego materiały drukowane należy przechowywać w zamkniętych szafkach, do których nie mają dostępu osoby trzecie, nie zaangażowane w rekrutację. Jeżeli natomiast rekruter posiada dokumenty, których już nie będzie potrzebować z uwagi na zakończony proces naboru pracowników, należy je w odpowiedni sposób zniszczyć. Aby zapewnić maksymalną ochronę dokumentom aplikacyjnym w wersji elektronicznej, warto w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na kilka pytań: kto ma dostęp do skrzynki e-mail, w której gromadzone są CV kandydatów, co się dzieje z aplikacjami, które przesyłane są do kierowników działów poszukujących osób do swoich zespołów, czy nasz komputer jest odpowiednio zabezpieczony przed wirusami i atakiem hakerskim. Aby mieć pewność, że elektroniczne dane naszych kandydatów są bezpieczne warto pomyśleć o skorzystaniu z narzędzia będącego swoistym „ochroniarzem danych”, czyli wdrożyć profesjonalne narzędzie do zarządzania procesami rekrutacyjnymi.
Źródło: inf. pras. erecruiter.pl, stan dnia 5 sierpnia 2015 r.