Sędzia ma problem z zarządzaniem sprawą? Jedna z przyczyn przewlekłości

Sędziowie nadal nie korzystają efektywnie z możliwości zarządzania sprawą - choćby poprzez wyznaczenie posiedzenia przygotowawczego, co powoduje, że nie powstaje plan rozprawy. Jeżeli zaś decydują się na zarządzenie wymiany pism przygotowawczych, nie korzystają z możliwości oznaczenia okoliczności, które mają być przez strony wyjaśnione. To z kolei prowadzi do "pustych terminów" - wynika z opinii Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego. Rekomenduje uwzględnienie tego w kształceniu i szkoleniu sędziów.

Profesor Marcin Dziurda i wiceprezes Prokuratorii Generalnej RP Marek Miler, członkowie Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego, w swojej opinii w sprawie potrzeby stworzenia warunków do efektywnego zarządzania sprawami w postępowaniu cywilnym podkreślają, że sądownictwo boryka się obecnie z poważnymi problemami, które doprowadziły do przewlekłości postępowań cywilnych. - W wielu przypadkach wynika ona z nadmiernego obciążenia sędziów liczbą prowadzonych postępowań. Według danych Ministerstwa Sprawiedliwości średni czas rozpoznawania sprawy w sądzie okręgowym między rokiem 2011 a 2024 wydłużył się o 37 proc. Jedną z istotnych przyczyn powiększania się przewlekłości jest brak stosowania przez sądy mechanizmów zarządzania sprawą – również tych dostępnych w obecnych przepisach Kodeksu postępowania cywilnego - wskazują. 

Czytaj: Prof. Grzegorczyk: Będą zmiany usprawniające sądy, ale bez zagrożeń dla rzetelności>>

Zarządzenie przeciwdziała "pustym terminom"

Jak wyjaśniają, w szczególności sędziowie nie korzystają z możliwości wyznaczenia posiedzenia przygotowawczego, co powoduje, że nie powstaje plan rozprawy. Jeżeli zaś decydują się na zarządzenie wymiany pism przygotowawczych, nie korzystają z możliwości oznaczenia okoliczności, które mają być przez strony wyjaśnione. 

- W praktyce nie są również stosowane instrumenty pozwalające sądowi na przeciwdziałanie składaniu nadmiernej liczby pism procesowych. W rezultacie w wielu przypadkach sprawy kierowane na rozprawę nie są należycie przygotowane. Efekt to tzw. puste terminy, co stoi w sprzeczności z założeniem, że sprawa kierowana na rozprawę powinna być przygotowana do rozstrzygnięcia - czytamy. 

W ocenie ekspertów źródłem tych dysfunkcjonalnych zjawisk jest przede wszystkim niezapoznawanie się z nowymi sprawami bezpośrednio po ich wpływie do sądu, bez czego trudno w sposób efektywny zorganizować postępowanie i przygotować sprawę do rozstrzygnięcia. - Ze zrozumiałych względów, w szczególności wobec potrzeby zapobiegania przewlekłości postępowań, sędziowie koncentrują się na podejmowaniu czynności w sprawach wszczętych wcześniej, odkładając zapoznanie się z nowymi. W rezultacie zamiast zarządzania sprawą lub poszczególnymi sprawami, mamy do czynienia z tzw. zarządzaniem referatem - dodają. 

Czytaj: Prof. Safjan: Teraz ustawa naprawcza, potem kolejne zmiany z prawie cywilnym>> 

Co można zyskać? 

Członkowie Komisji podkreślają, że efektywne zarządzanie sprawami (case management) przyczynia się do zwiększenia sprawności postępowań sądowych, a w rezultacie – do skrócenia czasu niezbędnego do wydawania rozstrzygnięć. - Kluczowa jest ocena sprawy i wybór właściwych dla niej rozwiązań procesowych już na wstępnym etapie postępowania. W sprawach o rozbudowanym, skomplikowanym stanie faktycznym, ze znaczną liczbą wniosków dowodowych, zasadne jest z reguły wyznaczenie posiedzenia przygotowawczego, na którym zidentyfikowane zostają najważniejsze kwestie sporne, co pozwala ocenić, jakie dowody i w jakiej kolejności należy przeprowadzić, a które wnioski dowodowe zasługują na pominięcie. Jeżeli natomiast spór koncentruje się na kwestiach prawnych, posiedzenie przygotowawcze może nie przynieść zamierzonych rezultatów, lecz bardziej efektywne z reguły jest zarządzenie wymiany pism przygotowawczych - wyjaśniają. 

Dodają, że i treść tych pism nie powinna być jednak pozostawiona uznaniu stron, lecz zdeterminowana decyzją sędziego, który powinien określić, w jakich kwestiach oczekuje od stron twierdzeń i dowodów (argumentów). 

Właściwie przeprowadzona wstępna analiza sprawy pozwala też ocenić jej potencjał ugodowy, a w konsekwencji podjąć próbę polubownego załatwienia sprawy przez sędziego lub skierować ją do mediacji. Case management stanowi podstawę nowoczesnego procesu cywilnego. O wadze tego zagadnienia świadczą chociażby rozbudowane rozwiązania przyjęte w części trzeciej modelowych European Rules of Civil Procedure. Efektywne zarządzanie postępowaniem wymaga nabycia niezbędnych kompetencji w tym zakresie, a następnie podwyższania zdobytych kwalifikacji - dodają. 

Sędziowie potrzebują umiejętności miękkich

W ocenie prof. Dziurdy i wiceprezesa Milera nie może się to też odbywać bez współpracy ze stronami i ich pełnomocnikami. - Współpraca ta wymaga umiejętności interpersonalnych. Tymczasem obecne nastawienie sędziów, kształtowane podczas nauki zawodu, opiera się raczej na utrzymywaniu dystansu pomiędzy sądem a stronami. Ogromne znaczenie ma więc program kształcenia przyszłych sędziów - wskazują.

Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego rekomenduje więc wprowadzenie do programu kształcenia w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury zajęć z zakresu zarządzania sprawami, a także szkolenia.  

W sądach wiele dobrych inicjatyw

Jak wskazano w opinii, dobre przykłady płyną z sądów. - Z uznaniem należy dostrzec coraz liczniejsze inicjatywy sędziowskie wspierające i propagujące alternatywne metody rozwiązywania sporów (ADR), w szczególności mediację. Coraz szerszy zasięg ma opracowana w Sądzie Okręgowym w Warszawie metoda tzw. koncyliacji sędziowskiej, polegająca na tym, że sędzia – żeby uniknąć zarzutów braku bezstronności inny niż rozpoznający sprawę – na spotkaniu ze stronami podejmuje próbę ugodowego rozwiązania sporu. Jeżeli metoda ta, mająca obecnie charakter dobrej praktyki, rozpowszechni się, co pozwoli na powszechne z niej korzystanie, można rozważać uregulowanie jej w przepisach. Na szczególną uwagę zasługuje wdrażany w Sądzie Okręgowym w Poznaniu oraz Sądzie Rejonowym dla Łodzi-Śródmieścia program pilotażowy „Multidoor Courthouse". Ma on na celu promowanie mechanizmów polubownego rozwiązywania sporów, ale obejmuje także bardzo cenną inicjatywę tzw. triażu spraw, czyli wstępnej ich kwalifikacji w zakresie optymalnej drogi załatwienia sporu - wskazano w opinii. 

Dodano, że ta inicjatywa zakłada nie tylko wyselekcjonowanie spraw o wysokim potencjale ugodowym, ale także ocenę we wszystkich pozostałych – co istotne, już na wstępnym etapie postępowania – jaki wariant zarządzania sprawą może być najskuteczniejszy: wyznaczenie posiedzenia przygotowawczego, wymiana pism przygotowawczych czy skierowanie stron do mediacji. 

Propozycje w tym zakresie przedstawiają doświadczeni asystenci sędziego, ale decyzje podejmują sędziowie referenci. Podejście to jest co do zasady spójne z przyjętymi przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego założeniami dotyczącymi organizacji postępowania oraz koncentracji materiału procesowego. Nadrzędnym celem jest stworzenie narzędzi, które pozwolą sędziom na efektywne zarządzanie poszczególnymi sprawami. Wymaga to w szczególności podejmowania dobrze przygotowanych decyzji w przedmiocie organizacji postępowania już na wstępnym jego etapie – z uwzględnieniem charakteru sprawy - podsumowano.