Papier prawnikom ciąży, wolą mobilny dostęp do informacji

Pandemia pokazała prawnikom, że kancelarie można prowadzić nawet z Hiszpanii, a opasłe teczki spraw zastąpić plikami w chmurze. Nadal jednak duża część z nich drukuje dokumenty, a są i tacy, którzy polegają wyłącznie na papierze. To się jednak zmienia - dzięki rynkowej konkurencji i wymaganiom klientów, którzy coraz chętniej korzystają z nowinek technologicznych - m.in. ułatwiających szybki dostęp do informacji prawnych.

Koronawirus mocno wpływa na rynek prawniczy, dostrzegają to też ich samorządy zawodowe i analizują jak zachęcać prawników do częstszego korzystania z nowych technologii. To co do tej pory miało jedynie pomagać, wkrótce może być nieodzownym narzędziem. Na informatyzację stawia też bowiem Ministerstwo Sprawiedliwości, wprowadzając kolejne zmiany w przepisach i licząc, że e-doręczenia i e-rozprawy pomogą sądom przytłoczonym covidowymi zaległościami. 

Część rozmówców Prawo.pl podkreśla jednak, że bez narzędzi LegalTech nie wyobraża sobie już pracy, a wśród zalet wymienia szybkość, mniejszej koszty i ułatwienia w dostępie do potrzebnych informacji czy aktów prawnych. 

Czytaj: Prawnicy znają wagę nowych technologii, ale nadal są przywiązani do papieru>>

 

Niby lepiej, ale jeszcze nie tak kolorowo   

I adwokaci, i radcy prawni, trzymają rękę na pulsie, analizując zmiany na rynku. A raporty, które powstają pokazują, że choć sytuacja się zmienia i coraz więcej prawników przekonuje się do nowych technologii, nadal wielu preferuje najprostsze rozwiązania. 

To, jak prawnicy podchodzą do narzędzi LegalTech pokazuje m.in. najnowsza, druga część raportu "Wykorzystywanie technologii informatycznych i zmiany na rynku usług prawnych w Polsce w dobie pandemii COVID-19", którego autorką jest adwokat dr Karolina Mania. Pierwsza część raportu powstała tuż przed pandemią, druga już w trakcie jej trwania. I z tej ostatniej wynika, czego zresztą po pandemii można było się spodziewać, że prawnicy dość szybko poczuli konieczność przestawienia się na narzędzia informatyczne i zdecydowanie chętniej zaczęli z nich korzystać (raport dostępny na stronie: www.legaltechnology.pl).

Co ważne, na top liście narzędzi, z których korzystają, są te technologicznie najprostsze, wynikające bezpośrednio z koronawirusowych ograniczeń. To zdaniem ekspertów oceniających badania - także sygnał dla firm, które narzędzia legaltech kancelariom oferują, bo być może - jak mówią - zamiast specjalistycznych platform i narzędzi, lepiej proponować im rozwiązania uniwersalne, które można łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb. 

Podobne wnioski płyną z najnowszego opracowania Komisji LegalTech przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie, przygotowanego na podstawie ogólnopolskiej ankiety na temat wykorzystania nowoczesnych narzędzi cyfrowych w pracy kancelarii prawnych.

Czytaj: Prawnicy z nowych technologii korzystają bardziej z konieczności niż pasji>>

I tak wśród obszarów zastosowania nowych technologii prawnicy najczęściej wskazywali pracę zdalną i zabezpieczenie poufności dokumentów przesyłanych klientowi, dalej - ułatwienie współpracy i komunikacji z klientem, analiza przepisów prawa (legal research) i wspomaganie analizy umów i innych dokumentów.

Papier nadal popularny 

W radcowskiej ankiecie niemal 3/4 ankietowanych przyznało, że stosuje, przynajmniej w pewnym zakresie, dokumentację elektroniczną, przy czym aż 40 proc. zadeklarowało, że drukuje dokumenty tylko, gdy jest to konieczne. Jednocześnie co czwarty ankietowany polegał wyłącznie na dokumentacji papierowej.

Z kolei aż 2/3 respondentów nie posiadało elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Wśród 35 proc., które miało taki podpis, tylko 
15 proc. często z niego korzystało.

Znacznie bardziej rozpowszechniony był profil zaufany, z którego sporadycznie korzystało 2/3 badanych, a 1/4 używała go często. Tylko 7 proc. respondentów nie posiadało profilu zaufanego. 32 proc. badanych posiadało zarówno podpis elektroniczny, jak i profil zaufany, zaś 10 proc. zadeklarowało, że korzysta często z obu narzędzi. 

Prawnik z e-narzędziami skuteczniejszy

Rozmówcy Prawo.pl nie mają wątpliwości, że zmiany, które przyspieszyły w czasie epidemii, będą następowały dalej, a prawnicy którzy się do nich nie dostosują, mogą nawet stracić miejsce na rynku.  

- Przygotowanie umowy, pozwu, pisma procesowego czy opinii wymaga obecnie znajomości ogromnej ilości przepisów prawa oraz treści dokumentów. Dlatego narzędzia i umiejętność zarządzania wiedzą są w cenie. Wykorzystanie systemów umożliwiających szybki dostęp do odpowiednio uporządkowanej wiedzy stanowi efekt przewagi konkurencyjnej - mówi Prawo.pl radca prawny Mikołaj Otmianowski, przewodniczący Komisji LegalTech przy OIRP w Warszawie.  

Dodaje, że wykorzystanie tego typu narzędzi jest możliwe na każdym polu działania prawników zarówno w procesie sądowym, przy przygotowaniu i negocjowaniu umów, przygotowaniu opinii, jak i w obsłudze korporacyjnej spółek. 

- Prawnicy posiadający dostęp do technologii pracują efektywniej, bo maszyna podsuwa im rozwiązania lub zaczyna realizować za nich powtarzalne czynności. Wykorzystanie narzędzi ułatwia dzielenie się wiedzą w zespole prawników, co optymalizuje proces biznesowy. Narzędzia odciążają prawników, bo nie męczą się uzupełnianiem tych samych danych 100 razy, jak my - ludzie. Wykorzystanie narzędzi przekłada się więc na szybkość rekcji i dostępu do informacji, co może mieć kluczowe znaczenie na sali sądowej, gdy brakuje nam argumentu lub nie mamy pod ręką właściwego dowodu. Zdigitalizowane akta i „Ctrl+F” mogą zdziałać cuda - zapewnia. 

Komputer i telefon to podstawa

Prawnicy pytani przez Prawo.pl jak wygląda ich praca podkreślają, że laptop, telefon, różnego rodzaju system do przeglądania orzeczeń czy wspomagające organizacje pracy stają się ich codziennością. 

- W moim przypadku jakieś 80/ 90 proc. czasu pracy to praca z wykorzystaniem telefonu i komputera. Jeśli idę badać akta do sądu, to robię ich zdjęcia, aby móc jej później analizować w kancelarii. Tym bardziej, że zamawiam zazwyczaj kilka różnych spraw do badania, a na to w czasie w pandemii w czytelni akt mam ok. pół godziny, więc nie ma możliwości żeby wszystko w tym czasie przeanalizować. Zdjęcia umieszczam w określonych folderach, nie drukuję ich. Z tego co wiem podobnie pracują inni adwokaci - wskazuje adwokat Cezary Rogula, wiceprezes Centrum Mediacji przy Naczelnej Radzie Adwokackiej.

Dodaje, że coraz więcej kancelarii ma własne systemy digitalizowania akt. - Oczywiście musi to być serwer, który jest w UE, do tego kopia zapasowa danych, nie wystarczy pierwszy lepszy dysk w chmurze. Są zresztą całe systemy, choćby Kleos, oparte na "case management", w którym można dokumenty z poszczególnych spraw załączać i porządkować. Digitalizowanie danych nadal dotyczy dużych kancelarii, niekoniecznie mniejszych i indywidualnych, ale zjawisko staje coraz popularniejsze, sam stosuję te systemy we własnej indywidualnej praktyce. Powtarzam, że przy korzystaniu z rozwiązań technologicznych usprawniających wykonywanie zawodu adwokata i mediatora - istotne jest bezpieczeństwo, także w zakresie ochrony danych osobowych klientów - mówi. 

Także adwokat Joanna Parafianowicz podkreśla, że od lat korzysta z różnych rozwiązań, dzięki którym może np. przez miesiąc w roku pracować za granicą. - I nie mam z tym problemów organizacyjnych. To jest dobry kierunek. Ale to także zmiana sposobu myślenia o zawodzie, który wykonujemy. Oczywiście jestem związana koniecznością stawania przed sądem, ale to czy będę przygotowywała pisma procesowe w biurze, nad morzem czy w Bieszczadach - jest wypadkową mojej decyzji i ustaleń z klientami - mówi.  

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

I... czas na samorządy

- Trzeba sobie zadać pytanie, co się stanie w sytuacji, gdy MS podejmie decyzję, że sądy mają zacząć digitalizować akta - czy wtedy wszyscy adwokaci będę w stanie się szybko przestawić i przyzwyczaić do nowej rzeczywistości. Moim zdaniem jedną z bolączek jest to, że mimo pięknych deklaracji, są spore braki w tym zakresie. I nie chodzi o to, że kancelarie adwokackie są mocno w tyle w zakresie nowych technologii, ale po prostu często korzystamy tylko  z podstawowych narzędzi - dodaje mec. Parafianowicz. I wskazuje na samorząd, bo w jej ocenie to właśnie on powinien dać adwokatom możliwości, które ułatwiłyby przejście do sfery cyfrowej. 

Wymienia tu choćby bezpieczeństwo. - Pamiętajmy, że jeżeli mówimy o digitalizacji, to musimy korzystać z narzędzi, które ktoś dostarcza nam z zewnątrz i trudno zaufać w pełni ich bezpieczeństwu, bo - powiedzmy wprost - nie są to narzędzia bezpośrednio dedykowane zawodowi np. adwokata - wskazuje mecenas. 

Podkreśla, że bez takich bezpiecznych rozwiązań, które będą chroniły tajemnicę zawodową, adwokaci staną na rozdrożu. - Bo albo będziemy wykonywać zawód jak przedsiębiorcy w XXI wieku, chroniąc największe związane z nim wartości, albo trzeba będzie się pogodzić z tym, że ten zawód, w tak tradycyjnej formule jak do tej pory działał, nie ma racji bytu. Tym bardziej, że zmierzamy do tego, by minimalizować papier, dokumenty w tradycyjnej formie i to nie może ominąć adwokatów bo jesteśmy częścią społeczeństwa jak wszyscy inni - podsumowuje.