Komisja LegalTech przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie opublikowała właśnie raport dotyczący wyników niedawno zakończonej, ogólnopolskiej ankiety na temat wykorzystania nowoczesnych narzędzi cyfrowych w pracy kancelarii prawnych. Ankieta była kierowana nie tylko do radców prawnych, ale także adwokatów, sędziów i pozostałych zawodów prawniczych. W sumie wśród respondentów większość stanowili radcy prawni - 76 proc. radców, 12 proc. to aplikanci radcowscy i adwokaccy i dla porównania 3 proc. adwokaci.
Analiza obejmuje 15 rozdziałów. Autorem badania jest radca prawny Tomasz Zalewski, natomiast analizę wyników opracowała dr Dorota Celińska-Janowicz.
Czytaj: Prawnicy z nowych technologii korzystają bardziej z konieczności niż pasji>>
Nowe technologie tak, ale kolejne nowe rozwiązania niekoniecznie
Większość respondentów przyznała, że w ciągu ostatnich 3 lat, indywidualnie lub w ramach organizacji, zaczęła korzystać z nowego rozwiązania technologicznego w ramach swojej pracy zawodowej. Najpopularniejszymi, wymienionymi z nazwy rozwiązaniami były narzędzia marki Microsoft tj. Teams oraz Office 365, jak również Zoom.
Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >
Równocześnie z ankiety wynika, że ponad połowa nie planuje, w ciągu kolejnych 3 lat, wdrożenia nowego rozwiązania technologicznego (indywidualnie lub w ramach organizacji). Ci, którzy o tym myślą wskazywali przede wszystkim aplikację do zarządzania kancelarią, a także, w mniejszym stopniu, automatyzację procesu sporządzania dokumentów i narzędzia do pracy zdalnej. Co ważne większy odsetek entuzjastów kolejnych nowych rozwiązań - aż 62 proc. - był wśród tych, którzy w ciągu ostatnich trzech lat mieli doświadczenie we wprowadzeniu nowych rozwiązań.
Z kolei tylko 1/3 badanych przyznała, że w ciągu ostatnich 2 lat (indywidualnie lub jako organizacja) była zaangażowana w rozwój technologii lub aplikacji prawnych, a zaledwie co dziesiąty z badanych zadeklarował, że rozwój ten odbywał się bez współpracy z firmami.
Prawnik nadal przywiązany do dokumentów
Z ankiety wynika też, że prawnicy nadal mają dość silne przyzwyczajenia związane z pracą na dokumentach papierowych czy tradycyjnym sposobem podpisywania umów. Wśród stosowanych przez respondentów narzędzi przeważały więc standardowe pakiety oprogramowania biurowego (przede wszystkim firmy Microsoft), w tym do organizowania spotkań zdalnych, a także do czynności takich jak ewidencja czasu pracy, dla których dostępne są na rynku specjalistyczne narzędzia.
Tylko około 20–25 proc. ankietowanych przyznało, że korzystało z wyspecjalizowanych programów prawniczych, DMS czy rozwiązań zaprojektowanych specjalnie dla ich organizacji. Bardziej zaawansowane procedury i narzędzia stosowane były natomiast w zakresie bezpieczeństwa danych, choć w tym wypadku deklaracje potwierdzające wdrożenie odpowiednich rozwiązań tylko w 1/3 przypadków poparte były informacjami o konkretnych narzędziach i procedurach bądź obszarach wymagających poprawy.
- W odniesieniu do całej przebadanej grupy, wyniki ankiety wskazują na stosunkowo niski poziom znajomości i wykorzystania technologii wśród prawników i korzystanie raczej ze standardowych niż wyspecjalizowanych rozwiązań technologicznych, w tym tych, które nie gwarantują poufności przesyłanych danych (jak np. popularne komunikatory). Nawet rozwiązania takie jak podpis elektroniczny czy praca na dokumentach elektronicznych, a nie papierowych były stosowane przez mniejszość przebadanych osób - wskazują autorzy opracowania.
Klient na nowe technologie rzadko naciska
Co ważne zaledwie co czwarty respondent przyznał, że w ciągu ostatnich 2 lat był pytany przez swoich klientów o stosowane rozwiązania technologiczne lub proszony o stosowanie konkretnych rozwiązań. Najczęściej chodziło o narzędzia chmurowe, digitalizacja akt, komunikatory internetowe oraz wprowadzenie panelu klienta.
Wyniki ankiety sugerują równocześnie, że presja ze strony klientów mogła stanowić skuteczny bodziec do wdrażania lub przynajmniej planowania wdrożenia nowych rozwiązań. - Wśród osób, których klienci pytali bądź prosili o nowe rozwiązanie technologiczne, 86 proc. zadeklarowało, że wdrożyło nowe rozwiązanie w ciągu ostatnich 3 lat, a 65 proc. że planuje wdrożyć w ciągu kolejnych 3 lat. Analogiczne wskaźniki dla osób, które nie spotkały się z takimi pytaniami i prośbami wynosiły odpowiednio: 47 proc. i 36 proc. - wskazano.
Z drugiej strony aż 40 proc. respondentów przyznało, że korzysta z technologicznych sposobów na dotarcie do klientów z informacjami o swojej działalności. Tu najpopularniejszym kanałem były social media, z których korzystała aż 1/3 badanych. Znacznie mniej popularne było prowadzenie własnego bloga - 14 proc. oraz posiadanie konta na specjalistycznych portalach dla prawników - 5 proc.
Portal sądowy ale i bazy informacji prawnej
2/3 respondentów wskazało, że posiada konto w portalu sądowym. Znacznie powszechniejsze jest - jak wynika z ankiety - korzystanie z elektronicznych baz informacji prawnej, tak odpowiadali niemal wszyscy ankietowani (95 proc.). Najpopularniejszą bazą był Lex - wskazało na niego 82 proc. ankietowanych, następnie – Legalis - 59 proc., wskazywano też na ArsLege, EUR Lex i ISAP oraz Vigilex.
Niemal wszyscy ankietowani korzystali z informacji prawnych wyszukiwanych samodzielnie w internecie - 94 proc. Najbardziej
popularne (73 proc.) było korzystanie z serwisów wydawców prasy i blogów prawniczych przy jednoczesnej weryfikacji źródeł
informacji. Co piąty respondent korzystał natomiast tylko z zaufanych serwisów, takich jak wydawcy prasy specjalistyczne.
Istotna edukacja w zakresie IT
Radca prawny Mikołaj Otmianowski, przewodniczący Komisji LegalTech przy OIRP w Warszawie, w komentarzu to raportu wskazuje, że wyniki ankiety utwierdzają go w przekonaniu, że LegalTech, w rozumieniu nowoczesnych narzędzi do wsparcia realizacji usługi prawnej,
robotów lub sztucznej inteligencji, właściwie nie istnieje w świadomości radców prawnych.
- Natomiast pocieszające jest to, że takie rozwiązanie jak automatyzacja przygotowania dokumentacji, AI, analiza umów są w pipeline części prawników jako temat technologiczny do wdrożenia w okresie najbliższych trzech lat. Wyniki ankiety pokazują wyraźne rozwarstwienie pomiędzy grupą zaangażowanych technicznie prawników i prawników niezaangażowanych, dla których styczność z ankietą była dobrą okazją do zastanowienia się nad tematem IT w ramach wykonywania zawodu - podkreśla.
I dodaje, że wnioski utwierdzają go w przekonaniu, że komisja powinna się zająć:
- podstawową edukacją w zakresie IT, z naciskiem na bezpieczeństwo i ochronę tajemnicy zawodowej radców prawnych,
- promocją narzędzi LegalTech i stworzeniem ramy do testowania i poznawania istniejących rozwiązań,
- budowaniem środowiska LegalTech łączącego radców prawnych, aplikantów i nie-prawników.
Autor ankiety radca prawny Tomasz Zalewski podsumowuje, że ewidentne jest powiększanie się dystansu pomiędzy cyfrowymi entuzjastami a cyfrowymi sceptykami wśród prawników.
- Ci pierwsi napędzani są entuzjazmem płynącym z dostrzeżonych korzyści ze stosowania technologii, ci drudzy coraz bardziej zamykają się w swoim konserwatywnym podejściu. Nawet pandemia COVID-19 nie spowodowała u drugich istotnej zmiany nastawiania, choć z raportu wynika, że korzystanie z technologii zwiększa odporność praktyki zawodowej na takie kryzysowe sytuacje jak pandemia. Potrzebujemy zatem programu edukacyjnego skierowanego do radców prawnych, który pokazywać będzie korzyści wynikające ze stosowania technologii w praktyce zawodowej - dodaje.
Wymagający klient sytuacje by poprawił
Mecenas Otmianowski przyznaje też, że w pierwszej chwili niepokojący wydaje się wynik raportu według, którego aż 56 proc. respondentów nie planuje w ciągu kolejnych 3 lat wdrożyć nowego rozwiązania technologicznego.
- Moim zdaniem to jest kwestia definicji i rozumienia „LegalTech”. Większość respondentów wśród aplikacji LegalTech wskazała narzędzia DMS (document management system), komunikatory czy aplikacje do webinarów. Wyniki badań pokazują również, że jeśli prawnik tak rozumiejący LegalTech korzystający z podobnych narzędzi w swojej organizacji, to na pytanie o plan wdrożenia nowych odpowiadał negatywnie - dodaje.
I zaznacz, że odpowiedzi byłyby inne jeśli definicja LegalTech zostałaby poszerzona o narzędzia do usprawniania lub automatyzacji pracy.
- Niedawno czytałem o amerykańskiej kancelarii, która przegrała proces o honorarium. Klient zarzucił kancelarii, że w jego sprawie nie wykorzystała narzędzia do automatyzacji pracy i zażądała wynagrodzenia za godziny pracy prawników. Ale to Ameryka. Do takich sytuacji musi być świadomość technologicznych możliwości po dwóch stronach – klient - kancelaria. W Polsce widzę dwa kierunki zachodzących aktualnie zmian: działania konkurencji oraz wymagania klientów - wskazuje.
I ocenia, że gdy pierwsze kancelarie zaczną przejmować rynek świadcząc tańszą zautomatyzowaną usługę, to inne będą zmuszone podjąć wyzwania by przetrwać. - Podobnie może się zdarzyć gdy prawnik - ze względu na cenę - zacznie seryjnie przegrywać przetargi, które dotąd wygrywał. Warto podkreślić, że te zmiany już się zaczęły. I jeszcze jedno dodam. Na podstawie wyników przeprowadzonych przez nas badań wyciągnęliśmy bardzo optymistyczny wniosek, 62 proc. osób które już zaimplementowały nowe technologie będzie kontynuować wdrożenia i szukać kolejnych rozwiązań. Czyli LegalTech działa w praktyce i będzie się rozwijał! - dodaje.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
