Wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych nie zawsze jest identycznie traktowane przez przepisy podatkowe. W niektórych przypadkach zwrot kosztów z tym związanych jest zwolniony z podatku dochodowego, w innych niestety nie.

W tym przypadku wątpliwości miał urząd gminy, którego pracownicy często muszą wyjeżdżać w teren, na obszarze gminy, w celu wykonywania swoich obowiązków pracowniczych. Urząd zawiera z nimi umowy w sprawie korzystania z prywatnych samochodów. Z uwagi na to, że pracownicy nie wyjeżdżają poza obszar wskazany jako ich stałe miejsce pracy, wyjazdy nie spełniają definicji podróży służbowej. Wyjazdy dokonywane są za zgodą pracodawcy celem wykonywania zadań służbowych. Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu w km, potwierdzonych przez przełożonego pracownika oraz odpowiedniej stawki wynikającej z rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Jazdy lokalne nie będące podróżą służbową

Urząd gminy skierował pytanie do organów skarbowych, czy wypłacane na rzecz pracowników kwoty tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników, w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych, jeżeli przejazd samochodem prywatnym jest ściśle związany z wykonywaniem zadań służbowych, w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu powodują powstanie przychodu u pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a po stronie urzędu obowiązku płatnika.

Zdaniem urzędu, otrzymana przez pracownika kwota wypłacona tytułem zwrotu przedmiotowych kosztów nie powinna prowadzić do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeżeli przejazd był ściśle związany z wykonywaniem zadań służbowych zleconych przez urząd gminy, za zgodą urzędu gminy i w jej interesie. W konsekwencji brak jest przesłanek do uznania, że na urzędzie gminy ciążą obowiązki płatnika.

 


Każde przysporzenie majątkowe przychodem

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko gminy za nieprawidłowe. Stwierdził, że przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych (zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT).

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 775 kodeksu pracy. W sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracowników tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych związanych z działalnością urzędu gminy - stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Zobacz również: Zwrot za bilety lotnicze po odwołaniu urlopu bez PIT >>

Krąg uprawniony do zwolnienia ograniczony

Dyrektor KIS stwierdził, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, zgodnie z którym wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Dyrektor KIS uznał, że powyższa regulacja ogranicza jednak krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

 


Dyrektor KIS stwierdził, że omawiany zwrot kosztów stanowi przychód pracowników urzędu gminy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT bowiem z ustawy o pracownikach samorządowych ani z ustawy o samorządzie gminnym nie wynika, aby pracownikom z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych przysługiwał od zatrudniającego ich pracodawcy zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez nich czynności służbowych. Prawo do skorzystania z ww. zwolnienia przysługiwałoby jedynie, jeżeli zwrot tych kosztów wynikałby wprost z przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładały na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Zatem dokonany na rzecz pracowników zwrot poniesionych kosztów tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, stanowi po stronie pracowników przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W konsekwencji na urzędzie ciążą obowiązki płatnika wynikające z ustawy o PIT.

Interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 września 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.488.2020.1.ES