Krzysztof Koślicki: W jaki sposób epidemia wpłynęła na pracę biegłych rewidentów?

Bartłomiej Kurylak: Epidemia zmieniła sposób życia i wykonywania pracy wielu osób, i dotyczy to także biegłych rewidentów. Zmiany jakie w sposób przyspieszony musiały się dokonać już w marcu dotyczą kwestii organizacji, technologii oraz komunikacji.

Kwestie organizacyjne dotyczą przygotowania pracowników firmy audytorskiej, ale także klienta, do pracy innej niż znana dotychczas. Do tej pory obie strony były przyzwyczajone do tego, że w umówionym terminie audytorzy zjawiają się w siedzibie klienta, gdzie na bieżąco mogą zadawać pytania pracownikom klienta, a ci dostarczają im dokumenty (często w formie papierowej do wglądu). Nagle okazało się, że taka forma staje się mocno utrudniona i niebezpieczna. Należało więc ją przeformułować. Po pierwsze, trzeba było ustalić jak wyglądać będzie praca zespołu audytorskiego i zaplanować ją tak, żeby biegli rewidenci, kierownicy projektów oraz asystenci przy użyciu komunikatorów, dysków w chmurze lub na serwerach mogli się efektywnie komunikować, aby prowadzić projekt audytu, tak jakby był wykonywany w sytuacji pracy stacjonarnej. Po drugie, należało ustalić organizacje pracy z klientami w zakresie sposobu przeprowadzenia audytu w sposób zdalny. W szczególności dotyczyło to ustalenia nowego lub zmiany harmonogramu pracy, co wynikało z faktu, że nie zawsze klienci w zaplanowanym czasie mogli się skupić na obsłudze biegłego rewidenta i byli gotowi do współpracy zdalnej.

Zobacz również: Nowy JPK obowiązuje, a firmy nie wiedzą, które transakcje raportować >>

W zakresie technologii zarówno audytorzy, jak i klienci musieli szybko nauczyć się korzystać z dostępnych narzędzi do komunikacji zdalnej, jak również korzystania z chmur, wirtualnych dysków czy też aplikacji do podpisywania dokumentów, takich jak chociażby Autenti. Zresztą uważam, że rewolucja w zakresie wykorzystania technologii jest dopiero przed nami, a pandemia jedynie otworzyła nam oczy na te kwestie i pewnie nieco przyspieszy pewne procesy informatyzacji audytu finansowego.

Czytaj w LEX: Jak wybrać firmę audytorską? >

Istotnym elementem, na który również epidemia wpłynęła w znaczący sposób jest kwestia komunikacji zarówno z klientem, jak i pomiędzy pracownikami firmy audytorskiej. Komunikacja, jak już wyżej wspominałem, obecnie odbywa się zdalnie, bez kontaktu bezpośredniego, co wymaga od zarządzających firmami większej pieczy nad efektywnością zespołów audytorskich i kwestiami coachingu dla młodszych pracowników, jak też technicznej komunikacji z klientem podczas wykonywania zlecenia bez możliwości pójścia do pokoju księgowych w każdej chwili, kiedy mamy pytanie.

Kwestie komunikacji dotyczą nie tylko spraw technicznych, ale też pewnego miękkiego i elastycznego podejścia do zrozumienia sytuacji klienta. Ciężko jest na przykład oczekiwać od księgowej zaangażowanej w uzupełnianie informacji potrzebnych do pozyskania jakiegoś wsparcia, żeby jednocześnie była w pełni do naszej dyspozycji i na bieżąco podsyłała nam informacje do audytu. W jednej kwestii MF stanęło na wysokości zadania, wysłuchując apelu biegłych i pracowników finansów o przesunięcie terminu raportowań o 3 miesiące dla jednostek niepodlegającym jurysdykcji KNF i o 2 miesiące dla tych, które jej podlegają. Okazało się, że ten czas był naprawdę potrzebny, gdyż nie zawsze udało się wykonać audyt w zaplanowanym na to czasie. Ja osobiście mam kilku klientów, gdzie ten audyt wciąż trwa, mimo iż termin na zamknięcie już minął z końcem września.

 


Jakie problemy praktyczne napotykają biegli w codziennej pracy?

Kwestia pracy zdalnej wymusza od biegłych rewidentów większej motywacji w stosunku do samego siebie, jak i młodszych pracowników, tak aby mimo braku bezpośredniej, fizycznej kontroli efektywnie wykorzystali czas na pracę i dostarczali dokumentację audytową na wysokim poziomie jakościowym. Zatem wydłuża się z pewnością czas poświęcony na tzw. kontrole jakości.

Czytaj w LEX: Czy biegły rewident może być udziałowcem w spółce prawa handlowego oraz równolegle być właścicielem firmy audytorskiej? >

Biegły musi być bardziej elastyczny w stosunku do klienta, który akurat ma na głowie ratowanie firmy i nie jest skory, aby tu i teraz pracować z audytorem. Z drugiej strony, będąc właścicielem firmy audytorskiej, nie mogę sobie pozwolić na to, żeby projekty bardzo się wydłużały i trwały w nieskończoność. Musimy więc nauczyć się komunikować w odpowiedni sposób konieczność przygotowania dokumentów przez klientów i dbać o to, żeby rentowność projektów audytorskich nie wymknęła się spod kontroli.

Sprawdź w LEX: Czy biegły rewident jest zobowiązany zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych z klientem w świetle art. 2a ustawy o biegłych rewidentach? >

Z pewnością problemem dla firm audytorskich, ale też dla naszych klientów, może być konieczność uczestnictwa przez biegłego w obserwacji inwentaryzacji. Może dojść do sytuacji, w której klient nie będzie chciał wpuścić do magazynu osoby z zewnątrz ze względów zdrowotnych. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji? W przypadku, kiedy znamy dobrze klienta, jesteśmy co roku na inwentaryzacji i wiemy, jak działają kontrole wewnętrzne w firmie, możemy polegać na zdalnym uczestnictwie w tym procesie, wykorzystując kamerę.  Ale z pewnością ciężko jest to wykonać, kiedy klienta będziemy badać po raz pierwszy. W takiej sytuacji moim zdaniem należy jednak dążyć do obserwacji na żywo, ustalić jakiś sposób, w którym kontakt między osobą z firmy audytorskiej a pracownikami magazynu będzie jak najbardziej ograniczony. Z pewnością biegli będą mogli się wykazać kreatywnością tym razem.

 


Czy biegły może napisać w raporcie, że nie wie, jakie będą skutki epidemii, w związku z tym raport może nie być rzetelny i wiarygodny?

Na wstępie należy przypomnieć, że zakres badania nie obejmuje zapewnienia co do przyszłej rentowności spółki ani efektywności lub skuteczności prowadzenia jej spraw przez zarząd spółki obecnie lub w przyszłości. Biegły nie pisze również w swoim raporcie o tym jakie będą skutki epidemii dla danej spółki. Taka ocena jest obowiązkiem zarządu spółki. Bardzo ważną kwestią dla opinii biegłego rewidenta jest to w jaki sposób ocena zarządu co do kontynuacji działania (bo to jest najważniejsza sprawa w związku z szalejącą pandemią) jest ujawniona w notach do sprawozdania finansowego. To oznacza, że nawet w sytuacji kiedy występuje istotna niepewność dotycząca kontynuacji działania, ale sprawozdanie finansowe jest sporządzone przy kontynuacji działania i zawiera odpowiednie ujawnienia dotyczące tej istotnej niepewności, biegły rewident wyda opinię bez zastrzeżeń, umieszczając jedynie paragraf w swoim sprawozdaniu, w którym zwraca uwagę na notę w sprawozdaniu finansowym jednostki, która opisuje tę niepewność. Może się zdarzyć taka sytuacja (bardzo rzadka), że zarząd ujawni w sprawozdaniu finansowym istotną niepewność co do kontynuacji działania, ale nie przedstawi biegłemu odpowiedniej analizy, dlaczego pomimo tej niepewności sprawozdanie jest sporządzone przy kontynuacji działania. Wówczas biegły rewident nie pisze w swoim sprawozdaniu, że nie wie, tylko wydaje sprawozdanie z badania zawierające odmowę wydania opinii i odpowiednio uzasadnia, dlaczego na taką formę swojej opinii się zdecydował (odmowa też jest opinią).

Sprawdź w LEX: Czy spółka może zawrzeć umowę na jeden rok na badanie sprawozdania finansowego?  >

Inna sytuacja jaka może zaistnieć, to taka, w której istnieje istotna niepewność co do kontynuacji działania, ale zarząd zdecydował się nie ujawnić tego faktu należycie w sprawozdaniu finansowym. Wówczas biegły w zależności od tego jak duża według niego jest ta niepewność, wydaje opinię z zastrzeżeniem opisując, że zarząd pomimo występowania przesłanek co do istotnej niepewności nie ujawnił tego faktu w sprawozdaniu finansowym lub wydaje opinię negatywną, jeśli zarząd nie ujawnił, a niepewność jest istotna.

Również w sytuacji, kiedy zarząd stwierdził, że kontynuacja jest bezzasadna i to ujawnił w sprawozdaniu finansowym oraz dokonał odpowiedniej w związku z tym wyceny aktywów i pasywów, biegły może wydać opinię bez zastrzeżeń. Jeśli takiej odpowiedniej wyceny zarząd nie dokonał i wpływ na sprawozdanie tej zmienionej wyceny jest istotny to biegły powinien wydać opinię negatywną.

Czytaj w LEX: Jakie sankcje grożą za podanie omyłkowo błędnej daty sporządzenia sprawozdania finansowego? >

Także rozwiązań dla sytuacji oceny przewidywań zarządu co do skutków pandemii jest wiele. Duże znaczenie ma, jak zarząd podejdzie do tego tematu oraz bardzo ważny jest zawodowy sceptycyzm i zdolność do prawidłowej analizy faktów przez biegłego rewidenta. Stąd jeszcze raz powtórzę, praca biegłego rewidenta w tych skomplikowanych czasach jest na pewno trudniejsza niż wcześniej i jeszcze bardziej odpowiedzialna, przez co powinna być nieco lepiej wynagradzana.

 


Czy epidemia zmieni rynek biegłych rewidentów? Jakie są wyzwania rynku?

Epidemia na pewno zmieni sposób wykonywania pracy przez biegłych, być może przyspieszy zmiany technologiczne i zmiany w zakresie standardów. Ja jestem w tej grupie biegłych rewidentów, która widzi w tych zmianach szansę, a nie zagrożenie.

Przede wszystkim epidemia przyspieszy przejście naszych procedur z tradycyjnego badania ksiąg i dokumentów na badania oparte na analizie danych z systemów informatycznych i ich efektywności, a może w przyszłości nawet wykorzystanie sztucznej inteligencji do prowadzenia ksiąg rachunkowych, i w tym celu wykorzystanie nowych technologii do analizy danych, które nieco „wyręczą” biegłego w długich, monotonnych czynnościach, które zajmują dużo cennego czasu. W związku z tym praca biegłych rewidentów może być bardziej efektywna.

Na pewno podczas pracy zdalnej i na systemach informatycznych klienci będą musieli w końcu zacząć wpuszczać biegłych rewidentów do podglądu ich systemów księgowych, co wiąże się z dwiema kwestiami: po pierwsze biegły będzie musiał się nieco wyszkolić w obsłudze różnych systemów informatycznych wykorzystywanych w firmach, a przyszłości także będzie musiał się zapoznać z różnymi, bardziej wyrafinowanymi narzędziami do analizy danych, a po drugie nasi klienci będą musieli zadbać o kwestie bezpieczeństwa danych, tak żeby przez przypadek wskutek audytu jakieś wrażliwe dane nie dostały się w nieodpowiednie ręce nawet bez wiedzy audytora czy tez klienta. Na pewno taka informatyzacja jest też wyzwaniem dla organów wyznaczających standardy. Uważam że prędzej czy później, badanie z wykorzystaniem narzędzi do analizy danych będzie musiało być objęte odpowiednimi standardami.

Na pewno też po pandemii praca bezpośrednia z klientami będzie rzadziej występowała, gdyż wydaje się, że zarówno biegli, jak i klienci już się przyzwyczaili do pracy zdalnej. Oczywiście niesie ona za sobą konieczność wykorzystywania technologii czy też pewnych inwestycji z tym związanych. Chociaż są pewne procedury, które biegli wykonują, jak chociażby tak istotna inwentaryzacja, które zdalnie jest naprawdę ciężko wykonać. Jak w przypadku inwentaryzacji, biegły na miejscu jest w stanie znacznie lepiej ocenić jak ten proces wygląda niż patrząc na niego przez kamerkę w telefonie lub inną.  

W mojej ocenie pandemia spowoduje też wzrost cen usług biegłych rewidentów, co jest związane ze wzrostem nakładów inwestycyjnych na technologie czy szkolenie, ale też ze wzrostem tzw. sceptycyzmu zawodowego i czasochłonności procedur związanych np. z oceną analizy zarządu dotyczącej kwestii kontynuacji działania. Na wzrost cen oczywiście ma wpływ nie tylko pandemia, ale też nie spowodowany nią wzrost cen wynagrodzeń czy też opłat z tytułu nadzoru. Na wzrost wynagrodzeń wpływ ma fakt, że coraz mniej ludzi chce pracować w audycie, w związku z czym firmy audytorskie muszą dostosowywać się do oczekiwań kandydatów, a te rosną już od kilku lat. Inną rzeczą jest wzrost opłat z tytułu nadzoru, związany z wyjęciem funkcji kontrolnej i nadzorczej nad zawodem biegłego rewidenta z PIBRu do nowej rządowej agencji PANA, która działa od początku tego roku.

W związku z powyższym firmy audytorskie będą musiały ponosić coraz większe koszty czy to na technologie, czy też na szkolenia dla pracowników lub na spełnienie zmienianych standardów wykonywania zawodu biegłego rewidenta, a to będzie dalej sprzyjać konsolidacji rynku i zrzeszania się mniejszych firm audytorskich w sieci, takie jaką jest Polska Grupa Audytorska. Sieci firm audytorskich oprócz wsparcia merytorycznego, czy w zakresie zasobów ludzkich, mogą pomóc także obniżyć koszty funkcjonowania firmy audytorskiej.