1 października firmy mają obowiązek zacząć sprawdzać swoje zapasy i stany magazynowe. Z kolei przed zatwierdzeniem sprawozdań finansowych muszą poddać je badaniu przez biegłych rewidentów. W wielu przypadkach badanie jest obowiązkowe i za jego brak grożą surowe kary. Okazuje się także, że czasami warto skorzystać z usług biegłego rewidenta dobrowolnie. Takie badanie może być szczególnie przydatne teraz, gdy w związku z pandemią firmy borykają się z trudnościami, muszą szukać rozwiązań zapewniających ciągłość działania i niejednokrotnie uwiarygadniać się w oczach zaniepokojonych inwestorów, instytucji finansowych i partnerów biznesowych.

Najlepszy czas na wybór biegłego

Zasadniczo nie ma narzuconego terminu wyboru biegłego rewidenta, aczkolwiek należy mieć na uwadze inne terminy dotyczące stricte sprawozdań finansowych.

- Jego badanie powinno nastąpić przed zatwierdzeniem, a tu obowiązuje termin sześciu miesięcy od daty bilansowej. Zatem w przypadku roku bilansowego zakończonego 31 grudnia, działania biegłego rewidenta planowane są w okresie styczeń-czerwiec. W 2020 r. ten termin został wydłużony ze względu na pandemię, ale była to sytuacja wyjątkowa, która, na co jednak wszyscy liczą, może się nie powtórzyć – zauważa Bartłomiej Kurylak, biegły rewident, partner i współzałożyciel sieci firm audytorskich Polska Grupa Audytorska.

Zobacz również: Będzie więcej czasu na zatwierdzenie sprawozdań finansowych >>

Niemniej jednak, warto pomyśleć o wyborze biegłego zdecydowanie wcześniej, aby zapewnić sobie komfort wyboru i bez przeszkód zaplanować prace. Okazuje się, że najlepszym momentem są miesiące wrzesień i październik, kiedy to biegli planują prace w kolejnym sezonie audytowym, tj. ustalają grafiki, kompletują zespoły, planują budżety. Jak zauważa nasz rozmówca, zgłaszając się do biegłego w tym okresie mamy jeszcze możliwość wyboru terminu, w którym miałby być przeprowadzony audyt. Gdy zgłosimy się w grudniu czy styczniu może okazać się, że terminów już nie ma albo zostały jedynie takie na tzw. ostatnią chwilę, np. połowa czerwca, podczas gdy rok zamknąć należy do końca czerwca.

 


Inwentaryzacja roczna ma znaczenie

W kwestii terminu wyboru biegłego należy pamiętać o jeszcze jednej ważnej kwestii, jaką jest inwentaryzacja roczna, której okres realizacji dla roku bilansowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym zaczyna się na początku października, a kończy najpóźniej 15 stycznia. Podpisanie umowy z biegłym powinno więc nastąpić w momencie umożliwiającym mu obserwację inwentaryzacji zapasów klienta. Jak zaznacza Bartłomiej Kurylak, brak jego uczestnictwa może skutkować zastrzeżeniem w opinii. Dlatego, w przypadku kiedy zapasy stanowią istotną pozycję w sprawozdaniu finansowym, umowę z biegłym należy zawrzeć najpóźniej przed datą inwentaryzacji.

 


Nowe oblicze współpracy z biegłym rewidentem w pandemii

Ten rok jest jednak szczególny. Nie da się nie zauważyć, ze pandemia covid-19 wymusiła zmiany w wielu obszarach, także w zakresie działania firm i współpracy z klientem. Nie inaczej było w przypadku branży biegłych rewidentów. - Przy wyborze biegłego warto zweryfikować jego podejście do ewentualnej pracy zdalnej, zwłaszcza w sytuacji, gdy wewnętrzna polityka badanej spółki nadal zakłada ten tryb. Premiowane powinny być firmy, które potrafią efektywnie zorganizować współpracę zdalną z klientem, korzystając z rozwiązań technologicznych w zakresie gromadzenia i przekazywania danych oraz komunikacji np. za pomocą ogólnodostępnych komunikatorów video – zwraca uwagę Bartłomiej Kurylak.

Dr Monika Król-Stępień, biegły rewident, partner zarządzający w Kancelarii Biegłych Rewidentów Quatro Sp. z o.o. we Wrocławiu i wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, oddział dolnośląski we Wrocławiu, zwraca z kolei uwagę, że w dobie COVID-19 ważną kwestią na etapie ofertowania usług audytorskich jest określenie zasad bezpiecznej współpracy z klientem. Obszarami wymagającymi określenia są: termin zakończenia badania, sposób bieżących kontaktów z klientem, zasady współpracy z zarządem oraz radą nadzorczą, czy komitetem audytu.

Praca biegłych w tym roku szczególna

Panująca epidemia komplikuje też pracę samych biegłych. Pojawiły się problemy praktyczne w postaci chociażby dostępu do dokumentów, ale także prawne. Biegli rewidenci w swoich raportach muszą ocenić m.in. zdolność firmy do kontynuowania działalności gospodarczej. Ministerstwo Finansów jakiś czas temu zasugerowało natomiast, żeby biegli zachowali... powściągliwość. Raporty z badania przede wszystkim muszą być jednak prawdziwe. Pisaliśmy o tym w artykule: MF chce, by biegły rewident był powściągliwy.

- Jednak już przy badaniu sprawozdań finansowych za rok 2019 kluczową kwestią były zdarzenia po dacie bilansu oraz zdolność jednostki do kontynuowania działalności - zauważa dr Monika Król-Stępień. Podkreśla także, że już na etapie składania oferty, czy listu intencyjnego omówione powinny być zidentyfikowane czynniki ryzyka. Chodzi tu przede wszystkim o wpływ ryzyka związanego z koronawirusem na utratę wartości aktywów finansowych i niefinansowych. Dr Monika Król-Stępień wskazuje dodatkowo, że rok 2020 w wielu branżach wiązał się z odnotowaniem spadku popytu na produkty lub towary sprzedawane przez klientów, ze względu na zamknięcie lub ograniczenie rynków zbytu, zaburzenie łańcucha dostaw, czy administracyjne ograniczanie działalności w wielu branżach.

Jak tłumaczy zaś Małgorzata Ślebzak, biegły rewident w Professional Auditing Services, biegły sądowy z dziedziny rachunkowości i finansów przy Sądzie Okręgowym w Poznaniu, w przypadku pewnej liczby przedsiębiorców pandemia niewątpliwie już teraz wywołuje jednoznaczne zagrożenie dla kontynuacji działalności. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia stosowania przepisów dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych oraz ich oceny w trakcie badań prowadzonych przez biegłych rewidentów.

- Dotyczy to w szczególności sprawozdań sporządzanych za rok bilansowy kończący się 31 grudnia 2019 r. i po tym terminie. O ile kierownik jednostki ma bowiem złożyć na datę sporządzania sprawozdania finansowego oświadczenie co do zdolności jednostki do  kontynuacji działalności w okresie 12 miesięcy od dnia bilansowego, to jest do 31 grudnia 2020 r. (art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości), o tyle biegły rewident ma dokonać oceny warunków i okoliczności, które mogą powodować, że doszło do zagrożenia kontynuacji działalności oraz złożyć w sprawozdaniu z badania stosowne oświadczenie (art. 83 ust. 3 pkt 14 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym) – podkreśla Małgorzata Ślebzak.

Zobacz również: Koronawirus zagrożeniem kontynuacji działalności w badaniu sprawozdań finansowych >>

 

 

Kary za brak poddania sprawozdania badaniu

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik badanej jednostki ma obowiązek zapewnienia biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostęp do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów. Musi też udzielać wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń - niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania. To bardzo ważne, bo przedsiębiorca, który nie poddaje sprawozdania finansowania obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlega  grzywnie albo karze ograniczenia wolności.