Płatnicy mają obowiązek sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego do 31 stycznia deklaracje PIT, zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na PIT:
- PIT-11 – Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - roczna deklaracja dla każdej osoby zatrudnionej,
- PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy).
Obowiązek wystawienia tych deklaracji mają zarówno firmy, jak też organizacje pozarządowe, zatrudniające pracowników (na umowę o pracę, umowę zlecenie i o dzieło).
Tylko drogą elektroniczną
Jak informuje Ministerstwo Finansów, aktualny formularz PIT-11 (29) można złożyć:
- online w usłudze e-Urząd Skarbowy (trzeba mieć profil zaufany, bankowość elektroniczną lub aplikację mObywatel) - https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/
- na stronie podatki.gov.pl (należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzacyjnymi) - https://klient-eformularz.mf.gov.pl/declaration/form/4f1bf957-204b-44f0-bf49-61217d6b78c7/section/0/a245d95d-fc20-42c4-9860-1e63de5ba93c/0
MF przypomina, że organizacje mogą złożyć PIT-11 i PIT-4R za pomocą konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) bez konieczności podpisywania formularzy. Do tej pory przez eUS swoje sprawy mogły załatwiać jedynie osoby fizyczne, wybierając “Konto osoby fizycznej”. Pod koniec 2023 roku powstała funkcjonalność: “Konto organizacji”. Mogą z niej korzystać m.in.: spółki osobowe, w tym spółki cywilne, spółki prawa handlowego, stowarzyszenia i fundacje.
Organizacja może w prosty sposób upoważnić do swojego konta w e-US osobę fizyczną, która posiada PESEL. W tym celu składa wniosek o przyznanie dostępu do konta, do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników. Upoważnione osoby korzystają z usług e-US w zakresie organizacji.
- Zasady składania informacji PIT-11 nie zmieniły się w porównaniu z poprzednim rokiem. Należy zwrócić uwagę, by złożyć aktualny formularz PIT-11 (29), ponieważ w przypadku złożenia starej wersji trzeba będzie złożyć informację ponownie. Warto też wykazać się cierpliwością, ponieważ na urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO) czeka się do trzech godzin – mówi Michał Cielibała, doradca podatkowy, prezes Biura Rachunkowego BIUREX.
Jakie pełnomocnictwo
- Co ważne, płatnik musi złożyć PIT-11 również, gdy podatnik nie ma podatku, ponieważ korzysta z jednej z ulg, np. dla dużych rodzin lub osób pracujących po osiągnięciu wielu emerytalnego – dodaje.
Informację podatkową trzeba przygotować:
- dla osób korzystających ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 PIT (ulga dla młodych),
- dla korzystających z ulgi dla dużych rodzin 4+, ulgi dla powracających z zagranicy i ulgi dla pracujących seniorów,
- dla osób, które korzystały ze zwolnienia, ale ich przychody przekroczyły limit przychodów.
Płatnik może także składać deklaracje przez pełnomocnika.
- Niezależnie od tego, czy pełnomocnik reprezentuje spółkę, czy osobę fizyczną, do złożenia PIT-11 wystarczy pełnomocnictwo UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania elektronicznych deklaracji podatkowych), które stosuje się także do podpisywania m.in. deklaracji VAT - mówi Michał Cielibała.
Jak informuje MF, druk UPL-1 można złożyć w urzędzie skarbowym:
- papierowo,
- elektronicznie – przez ePUAP lub korzystając z serwisu e-Urząd Skarbowy
Jedno pełnomocnictwo wystarczy do składania deklaracji we wszystkich urzędach skarbowych.
Zobacz wzór dokumentu w LEX: PIT-11 (29) Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy > >
Co grozi za brak PIT-11
Warto wiedzieć, że niedopełnienie przez płatników obowiązku złożenia PIT-11 to wykroczenie skarbowe. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym za wykroczenie grozi kara grzywny określona kwotowo. Większość spraw rozstrzyganych jest w postępowaniu mandatowym. Uprawnionymi do wystawiania mandatów karnych za wykroczenia skarbowe są upoważnieni pracownicy urzędów skarbowych. Tryb mandatowy stosuje się, gdy osoba sprawcy i okoliczności popełnienia czynu nie budzą wątpliwości, a nie zachodzi potrzeba wymierzenia surowszej kary niż grzywna nieprzekraczająca pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.
W 2025 r. grzywny te wzrosły, ponieważ minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł. W przypadku mandatu karnego grzywna może więc wynieść aż 23 330 zł (pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia).
Żeby uniknąć kary grzywny, należy skorzystać z możliwości, jaką daje kodeks karny skarbowy, a mianowicie skorzystania z instytucji tzw. czynnego żalu. Należy wówczas jak najszybciej dopełnić obowiązku wysłania do urzędu skarbowego PIT-11 i dołączyć do tego oświadczenie o tzw. czynnym żalu. Wówczas unikniemy odpowiedzialności w postaci kary grzywny.
Zobacz w LEX: Przyznanie się oraz nieprzyznanie się do winy - wpływ na wymiar kary > >
Pracownikom można przesłać mailem lub przez intranet
Płatnicy mają natomiast więcej czasu, żeby przekazać PIT-11 podatnikom, czyli pracownikom. Trzeba to zrobić do 28 lutego.
- Przepisy ustawy o PIT nie określają, w jakiej formie trzeba przekazać podatnikom PIT-11. Można to zrobić np. za pośrednictwem wewnętrznych firmowych systemów komunikacji (intranet), kiedy to pracownik pobiera informację z systemu. Można też przesłać pracownikowi informację na podany przez niego adres e-mail, z zachowaniem przepisów RODO. Taka informacja wysłana mailem powinna być zaszyfrowana, a hasło powinno zostać przesłane innym kanałem komunikacji na przykład SMS-em – wyjaśnia Michał Cielibała.– wyjaśnia Michał Cielibała.
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 159 zł
Problematyczna praca za granicą
Jak jednak wskazuje KPMG w Polsce, wiele problemów przysparza pracodawcom przygotowanie informacji PIT-11 dla pracowników, którzy w ciągu roku pracowali za granicą lub dla cudzoziemców zatrudnionych w Polsce.
- Spowodowane jest to między innymi tym, że dochody takich pracowników mogą być opodatkowane w więcej niż jednym kraju. Problemy może rodzić też kwestia ubruttowienia dodatkowych świadczeń o należny podatek i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika, w przypadku gdy dane świadczenie jest gwarantowane pracownikowi w wysokości netto czy też prawidłowa alokacja przychodów w informacji PIT -11, w sytuacji gdy część przychodu podlega opodatkowaniu za granicą, a zastosowanie do tego przychodu ma tzw. metoda wyłączenia z progresją (metoda unikania podwójnego opodatkowania). Dodatkowo, przygotowując informację PIT-11, płatnik będzie zobowiązany ustalić rezydencję podatkową podatnika, a w przypadku osób posiadających ograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, np. uzyskać informację o zagranicznym adresie pracownika - informuje KPMG.
Inną problematyczną kwestią jest praca zdalna z zagranicy. W takim przypadku pracodawca (płatnik) powinien zwrócić szczególną uwagę na miejsce zamieszkania (rezydencję) pracownika oraz miejsce świadczenia pracy, co może mieć wpływ na sposób przygotowania informacji PIT-11.
Czytaj również: Nadpłaty będą oprocentowane na korzystniejszych zasadach - rząd przyjął projekt
Sprawdź w LEX: Przychód z nieodpłatnych świadczeń > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.