Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie już 1 lutego 2026 r. To oznacza, że przedsiębiorcy zaczną wówczas wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Co to oznacza dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?
Co się zmieni dla konsumentów
Jak podkreślają przedstawiciele Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF, czyli wystawianie i odbieranie faktur w systemie, jest obowiązkowe dla podatników VAT (zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych). System nie będzie jednak dotyczył konsumentów. To oznacza, że konsumenci będą otrzymywać faktury za np. energię elektryczną, wodę, gaz czy inne zakupy na takich samych zasadach jak obecnie, np. mailem w formie PDF lub w formie papierowej.
To do sprzedawcy należy decyzja, czy wystawia w KSeF faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, tzw. faktury konsumenckie. Jeśli sprzedawca zdecyduje się na wystawianie faktur w KSeF, musi uzgodnić z konsumentem, w jakiej formie mu je przekaże. np. w formie PDF, mailowo, albo nawet papierowo, jeśli tak się umówią. Faktura powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli zweryfikować nabywcy, że dokument faktycznie istnieje w KSeF.
Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktura jest niezbędna, by móc udokumentować prawo do ulgi w PIT, np. ulgi termomodernizacyjnej czy rehabilitacyjnej.
- Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może skorzystać z ulgi w PIT niezależnie od tego, w jakiej formie otrzyma fakturę. Prawo do ulgi potwierdza zarówno faktura w formie papierowej, w formie otrzymanego drogą mailową dokumentu PDF, czy faktura wystawiona w KSeF i wydana (z kodem QR) konsumentowi w sposób z nim uzgodniony – mówi Anna Mytyk, zastępca dyrektora Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów.
Jak podkreśla, każda z ww. faktur stanowi pełnoprawny dokument, na podstawie którego podatnik udokumentuje np. poniesienie określonych wydatków, dających mu prawo do ulgi w PIT.
Jak udowodnić prawo do ulgi w PIT
Cezary Madeka, menedżer w Thedy & Partners, wyjaśnia że w przypadku wystawiania faktur poprzez KSeF przedsiębiorcy będą musieli udostępnić konsumentowi fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony. W praktyce najczęściej w dalszym ciągu będzie to elektroniczny plik w formacie PDF, przy czym należy podkreślić, że plik ten będzie musiał zostać oznaczony kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze (kod QR, tzw. kod weryfikujący).
- Niezależnie od tego, konsument może również zechcieć odebrać fakturę poprzez KSeF. W takiej sytuacji wystawca faktury nie musi przesyłać pliku lub wydruku, lecz wystarczające będzie przekazanie kodu QR z danymi dostępowymi. Za pomocą tych danych konsument będzie mógł pobrać fakturę z systemu, bez konieczności logowania się. Z perspektywy konsumenta dysponowanie opisanymi fakturami może być istotne z perspektywy skorzystania z jakiegoś rodzaju ulgi na gruncie podatku dochodowego (np. ulga termomodernizacyjna) - mówi Cezary Madeka.
Również Jacek Dziuba, doradca podatkowy i ekspert ds. finansów, tłumaczy że co do zasady konsumenci nie będą użytkownikami KSeF i nie mają obowiązku posiadania dostępu do systemu. Oznacza to, że faktury wystawione dla takich osób, nawet jeśli technicznie powstaną w KSeF, muszą zostać im udostępnione w innej formie. Zgodnie z obecnymi założeniami, w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, faktura nie będzie uznana za doręczoną wyłącznie poprzez jej wystawienie w KSeF. Sprzedawca będzie zobowiązany przekazać ją konsumentowi w sposób uzgodniony, np. w formie papierowej, elektronicznej (PDF, e-mail) lub poprzez udostępnienie do pobrania w systemie obsługi klienta. Brak takiego udostępnienia może rodzić spory co do skuteczności doręczenia dokumentu.
- Szczególnie istotna jest także kwestia dokumentowania prawa do ulg podatkowych, takich jak ulga rehabilitacyjna czy termomodernizacyjna. Przepisy podatkowe nadal wymagają posiadania faktury jako dowodu poniesienia wydatku. W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna musi otrzymać fakturę w czytelnej i trwałej formie, umożliwiającej jej przechowywanie i okazanie organom podatkowym niezależnie od tego, że pierwotnie dokument został wygenerowany w KSeF. Jeżeli konsument nie otrzyma faktury poza systemem KSeF, może to realnie pozbawić go możliwości skorzystania z przysługujących ulg, co byłoby skutkiem trudnym do zaakceptowania. Dlatego kluczowe jest, aby przedsiębiorcy już teraz jasno informowali klientów, w jakiej formie będą przekazywać faktury po 1 lutego, a ustawodawca doprecyzował zasady obsługi konsumentów, tak aby KSeF nie stał się dla nich barierą, lecz jedynie narzędziem technicznym po stronie sprzedawcy - mówi Jacek Dziuba.
Jak sprzedawca sprawdzi, dla kogo faktura w KSeF
Wyzwaniem dla sprzedawców będzie określenie, czy odbiorcą faktury jest konsument, czy osoba prowadząca działalność, by dostarczyć mu fakturę we właściwy sposób.
- Praktyczne problemy mogą pojawić się szczególnie u dostawców mediów czy usług masowych, którzy dotychczas automatycznie przypisywali numer NIP klientom, a tym samym obejmowali ich fakturowaniem w KSeF. Przykłady wzywania konsumentów do „usunięcia NIP-u” pokazują, że system nie zawsze jest dostosowany do realiów obrotu konsumenckiego, a część klientów może nie być świadoma konsekwencji braku reakcji na taką korespondencję - mówi Jacek Dziuba.
Jak to działa w praktyce? Przykładowo dostawca gazu zwrócił się do klientów o "aktualizację danych w umowie kompleksowej, polegającą na usunięciu numeru NIP, aby uniknąć otrzymywania faktur w KSeF". Pismo zostało skierowane do osób, które w poprzednich latach podały w umowie numer NIP. Teraz zostali poinformowani, że od 1 lutego osoby prowadzące działalność gospodarczą, które podały w umowie kompleksowej numer NIP, będą otrzymywać faktury wyłącznie w KSeF. Dlatego osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, zostały poproszone o aktualizację danych.
- Warto zwrócić uwagę, że sam fakt posiadania numeru NIP nie oznacza, że mamy do czynienia z przedsiębiorcą. Tym samym sprzedawcy nie powinni stosować uproszczenia polegającego na tym, że jeśli ktoś w przeszłości podał przy zawieraniu umowy numer NIP, to automatycznie będzie otrzymywał fakturę wyłącznie w KSeF. Takie działanie może doprowadzić do sytuacji, że konsument faktycznie nie otrzyma faktury dokumentującej zakup mediów i nie będzie miał do niej dostępu. Opisane zagadnienie pokazuje, że KSeF to nie tylko wyzwanie technologiczne, czy też podatkowe, ale w dużej mierze organizacyjne - mówi Cezary Madeka.
