Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie zgodnie z planem już od 1 lutego 2026 r. - wynika ze stanowiska Ministerstwa Finansów.
To oznacza, że od 1 lutego faktury w KSeF będą wystawiać największe firmy (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców. Tylko drobni przedsiębiorcy, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą zacząć wystawiać faktury w KSeF po 1 stycznia 2027 r.
Ale uwaga, wszyscy - nawet najmniejsi przedsiębiorcy - muszą odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Im bliżej tej daty, tym więcej głosów, że nie wszyscy zdążą. - Sygnały, które otrzymujemy są niepokojące - mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. - Stan zaawansowania prac uznajemy za niewystraczający, a w opinii naszych ekspertów zaledwie co piąta firma jest gotowa na KSeF. Podtrzymujemy nasze oczekiwania, by rozważyć możliwość kolejnego przeniesienia wdrożenia tej ustawy w czasie – dodaje.
Duże firmy praktycznie gotowe, małe jeszcze nie
- W rozmowach z firmami słyszymy wyraźny rozdźwięk. Duże firmy są świadome nadchodzącego KSeF oraz w większości do niego przygotowane. Tym bardziej, że pierwotnie KSeF miał zacząć obowiązywać 1 lipca 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło wówczas przesunięcie tej daty, dzięki czemu możliwe były dodatkowe konsultacje i uwzględnienie wielu postulatów przedsiębiorców. Średniej wielkości firmy, korzystające ze wsparcia księgowych czy doradców podatkowych też mają wiedzę o zbliżających się zmianach. Najgorzej jest z wiedzą wśród mikrofirm, stąd przed MF jeszcze dodatkowa praca do wykonania, aby zintensyfikować kampanię edukacyjną dotyczącą KSeF. Przedsiębiorcom brakuje często podstawowych informacji np., jak system będzie działał, skąd pobrać i jak rozpocząć korzystanie z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, czy jak upoważnić pracowników - mówi Przemysław Pruszyński, dyrektor departamentu podatkowego Lewiatana.
Również według Janiny Fornalik, doradcy podatkowego, partnera w MDDP, większość dużych firm jest mocno zaawansowana w procesie przygotowań do KSeF, więc jest szansa że będzie gotowa na 1 lutego. - Natomiast średnie i małe firmy nie są przygotowane i mogą nie zdążyć na 1 lutego w zakresie odbioru faktur z KSeF. Czekały do ostatniej chwili, licząc być może na kolejne odroczenie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Świadczą o tym wnioski o odroczenia składane przez organizacje zrzeszające MŚP, również za pośrednictwem posłów składających w tym zakresie interpelacje poselskie - mówi Janina Fornalik.
Dodaje, że małe firmy i JDG, które mają niewiele faktur, mogą skorzystać z udostępnionej przez MF Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Może również pomóc biuro rachunkowe, któremu firma nada odpowiednie uprawnienia do KSeF. Samo nadanie uprawnień przez firmę też może być problematyczne – trzeba w tym celu uwierzytelnić się w systemie. Aby to zrobić z kolei trzeba złożyć formularz ZAW-FA lub skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP. Czas procesowania ZAW-FA w urzędach jest teraz wydłużony, a wyrobienie pieczęci również zajmuje czas.
Opóźnienie ze strony mniejszych firm mogą też wpłynąć na finanse największych podmiotów.
- Przygotowania utrudniał fakt braku stabilnych przepisów. Dopiero w połowie grudnia opublikowane zostały rozporządzenia wykonawcze, które określają istotne założenia. Wprawdzie w 2026 r. nie będą stosowane kary za brak dostosowania do wymogów KSeF, jednak z biznesowego punktu widzenia będzie duże zamieszanie, jeśli część firm się nie dostosuje. Część dużych firm nie planuje wysyłać faktur poza KSeF i od początku wymaga odbioru faktur z KSeF, gdyż wszystkie procesy będą ustawione pod KSeF. W praktyce okaże się, czy takie założenie będzie zasadne. Jeśli nabywca nie ściągnie faktury z KSeF i nie zapłaci, konieczne będzie przesłanie wizualizacji wystawionej faktury inną drogą - mówi Janina Fornalik.
Cena promocyjna: 134.25 zł
|Cena regularna: 179 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 143.2 zł
Nie będzie kar za KSeF, ale będą za błędy w JPK VAT
Ministerstwo Finansów uspokaja podatników, że w 2026 r. nie będzie kar za błędy w KSeF. - W 2026 roku za nieprzystąpienie do KSeF-u lub za błędy, które są związane z KSeF-em, a to wynika z przepisów prawa, podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani. To jest najważniejsza informacja - powiedział w poniedziałek szef KAS Marcin Łoboda.
Ale to nie znaczy, że nie będzie innych kar.
- Do problemów związanych z przygotowaniem do KSeF Ministerstwo dołożyło jeszcze zmiany w JPK VAT, które trzeba wdrożyć od lutego. Są to istotne zmiany wprowadzające nowe wymagania w zakresie podania dla każdej faktury numeru KSeF, lub jednego z oznaczeń (BFK, OFF, DI). Rozporządzenie wprowadzające te zmiany zostało opublikowane w dzienniku ustaw dopiero 17 grudnia 2025 r., więc pozostawiono podatnikom bardzo mało czasu na ich wdrożenie. Tutaj firmy nie mają wyjścia. Bez wdrożenia tych zmian JPK za luty nie zostanie złożony, a to oznaczałoby brak złożenia deklaracji VAT i sankcje. Z kolei złożenie JPK z błędami jest również zagrożone karami, jeśli po wezwaniu z US błędy nie zostaną poprawione - mówi Janina Fornalik.
Chodzi o rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT, który ma dostosować JPK VAT do KSeF. Nowe oznaczenia trzeba będzie stosować nie tylko w raportowaniu od strony sprzedaży, ale również od strony zakupu, co stanowić będzie istotne utrudnienie. Wymóg ten będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że nawet mniejsze podmioty, które będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., będą musiały wdrożyć zmiany w JPK VAT od 1 lutego 2026 r., by oznaczać faktury zakupowe.
Już od 1 lutego 2026 r. podatnik może być ukarany za błędy w stosowaniu znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT, na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT. Kary mogą być nakładane na podstawie już obowiązujących przepisów, zgodnie z którymi naczelnik urzędu skarbowego najpierw wezwie podatnika do skorygowania ewidencji, wskazując błędy.
Czy KSeF udźwignie ciężar milionów dokumentów
Według Roberta Wielgórskiego, doradcy podatkowego, jeśli chodzi o przygotowania ze strony samego Ministerstwa Finansów, to zasadniczo KSeF już jest funkcjonalny. Testy wystawiania i odbierania faktur przez KSeF są pomyślne. - Obawy przedsiębiorców i księgowych dotyczą głównie tego, czy po 1 lutego 2026 r. system faktycznie udźwignie ciężar dziesiątek milionów dokumentów, które będą do niego trafiać każdego dnia. Ministerstwo Finansów na razie tych obaw nie zaadresowało – mówi Robert Wielgórski.
Według niego przeciętny przedsiębiorca, o ile korzysta ze standardowego oprogramowania księgowego, nie powinien się przejmować kwestiami technicznymi wysyłki faktur do KSeF, bo te leżą po stronie producentów oprogramowania. Muszą oni choćby dostosować oprogramowanie do nowego obsługiwania nowych certyfikatów dostępowych, wprowadzonych przed miesiącem. Nadanie dostępów to oczywiście rola przedsiębiorcy, ale jest to działanie jednorazowe. W szczególności spółki muszą zadbać o nadanie pracownikom dostępów do KSeF poprzez złożenie formularzy ZAW-FA. Ewentualnie mogą też wyrobić pieczęć elektroniczną, aby ułatwić wystawianie faktur w KSeF.
- Wyzwaniem dla przedsiębiorców, zwłaszcza dużych, jest przede wszystkim zmiana procesów związanych z akceptacją faktur kosztowych. Do tej pory fakturę w większości przypadków posiadał ten pracownik, który składał też zamówienie. To on więc wstępnie ją akceptował, opisywał i wprowadzał do systemu obiegu dokumentów – jeśli firma taki wdrożyła. Teraz wszystkie faktury trafią do jednego elektronicznego worka. Zatem podstawowym problemem będzie rozdzielenie ich pomiędzy pracowników merytorycznych – mówi Robert Wielgórski.
Dodatkowe funkcjonalności w programach komercyjnych
Wiele uwag zgłaszają też przedstawiciele biur rachunkowych.
Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting, zwraca uwagę na szereg problemów praktycznych.
- W systemie KSeF faktury są podzielone na sprzedażowe i zakupowe. Brakuje natomiast możliwości oznaczania i katalogowania faktur, a wystarczyłoby wprowadzenie możliwości utworzenia folderu i zmiany statusu wewnętrznego (bez wpływu na sam dokument ani jego dostępność dla organów skarbowych). Obecne funkcjonalności są odpowiednie do użytku domowego, a nie firmowego. Wszystkie faktury, opłacone i opłacone, zasadne i niezasadne trafią do jednego "worka". Na udostępnionej przez ministerstwo infolinii usłyszałem też, że aby mieć jakiekolwiek funkcjonalności, należy skorzystać z rozwiązań komercyjnych. Należy jednak mieć świadomość, że pobranie czy wysłanie faktury jest tam wyceniane średnio na 1 zł. To oznacza dublowanie zasobów - faktury będą przez 10 lat przechowywane w KSeF, a ich kopia w portalu komercyjnym. Dlaczego zatem takiej funkcjonalności nie można jeszcze wprowadzić na portalu KSeF? Jednocześnie należałoby wprowadzić takie zmiany w pliku XML, aby faktury ustrukturyzowane zawierały w swojej treści również nr KSeF, który obecnie jest w nazwie pliku - mówi Cezary Szymaś.
Dodaje, że problemy sprawia też logowanie do KSeF. - Złożyłem formularz ZAW-FA dotyczący jednej ze spółek klientów. Wniosek został szybko przetworzony w Module Certyfikatów i Uprawnień, jednak przy próbie logowania do KSeF pojawia się komunikat „błąd uwierzytelnienia”. Skontaktowałem się z infolinią, by dowiedzieć się, na czym polega błąd, ale usłyszałem, że wszystko wykonuję prawidłowo. Mimo to przez kilka dni nie mogłem się zalogować - mówi Cezary Szymaś.
Czytaj również: Księgowanie e-faktur - co zmieni KSeF w praktyce biur rachunkowych
![Meritum Podatki 2026 [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/83299/978-83-8438-131-1_,mn6D62SdolTgn7bKqdfXjIVm.jpg.webp)
