Księgowanie e-faktur - co zmieni KSeF w praktyce biur rachunkowych

Kwestia danych zawartych w pliku XML (w takim formacie będą wystawiane faktury w KSeF) wciąż budzi wiele pytań. Biura rachunkowe mają wątpliwości m.in. co do tego, czy klient będzie mógł dostarczyć im faktury z KSeF (np. mailem) i czy dostarczony przez niego dokument będzie zawierał wszystkie dane potrzebne do zaksięgowania faktury, w tym numer KSeF. Ma to istotne znaczenie dla wdrożenia KSeF przez biura rachunkowe i związanych z tym kosztów.

Gdzie będzie dostępny numer KSeF

Zapytaliśmy Ministerstwo Finansów, czy w fakturze ustrukturyzowanej numer KSeF będzie umieszczony w treści pliku XML, czy tylko w nazwie pliku oraz czy biuro rachunkowe, księgując faktury dostarczone przez klienta, musiałoby pobierać numer KSeF nie z treści, ale z nazwy pliku XML.

- Plik XML jest treścią faktury, natomiast numer KSeF jest nadawany po jej przesłaniu do systemu. Plik XML przed przesłaniem do KSeF nie zawiera numeru KSeF. Ze względów technologicznych i założeń KSeF, plik XML nie będzie zawierał nadanego fakturze numeru KSeF. System nie ingeruje w treść XML zatem producenci oprogramowania powinni powiązać numer nadany w systemie z wysłanym plikiem XML. Widoczność/dostępność numeru KSeF w narzędziach komercyjnych wykorzystywanych przez biura rachunkowe zależna jest od przyjętych i wdrożonych rozwiązań przez twórców tych narzędzi – poinformowało Ministerstwo Finansów.

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym - zobacz w LEX >

Jeśli natomiast chodzi o Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, numer KSeF będzie w niej dostępny w kilku miejscach:

na wizualizacji faktury dostępnej z poziomu Listy Faktur
na liście faktur
w nazwie pobieranego pliku (zarówno w formacie XML jak i PDF).

Zgodnie z wcześniejszymi wyjaśnieniami resortu, Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, np. Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia pobranie do formatu PDF znajdujących się w KSeF faktur zakupowych oraz sprzedażowych. Tak wygenerowany dokument będzie opatrzony kodem QR wraz z oznaczeniem numeru KSeF (numer KSeF zawiera w swojej strukturze m.in. datę przesłania pliku xml faktury do KSeF). Biuro rachunkowe może zeskanować kody QR znajdujące się na fakturach, dzięki czemu uzyska informację o dacie nadania numeru KSeF faktury (która jest co do zasady datą otrzymania faktury). Datą wystawienia faktury w trybie online jest data przesłania faktury do KSeF, która będzie zgodna z datą wskazaną przez podatnika w polu P_1 na tej fakturze. Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data z pola P_1.

Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

Kiedy konieczne będzie ręczne wprowadzenie danych

Zapytaliśmy też producentów oprogramowania, czy w sytuacji, gdy podatnik sam pobierze faktury z KSeF i przekaże je do biura rachunkowego np. mailem, biuro rachunkowe będzie miało komplet informacji koniecznych do zaksięgowania tych faktur i czy w danym systemie będzie w stanie taką fakturę zaimportować do dalszego zaksięgowania?

Jak informuje Radosław Lasota, product manager ds. biur rachunkowych Comarch ERP, gdy podatnik pobierze faktury z KSeF i przekaże je do biura rachunkowego, księgowy otrzyma komplet informacji niezbędnych do ich zaksięgowania, o ile format przekazywanych danych będzie zawierał wszystkie niezbędne informacje. Niezależnie jednak od samej struktury pliku, nawet w przypadku dostarczenia kompletnych informacji z dużym prawdopodobieństwem konieczne będzie ręczne wprowadzenie danych, co jest czasochłonne i mało efektywne. W przypadku systemów ERP, takich jak Comarch, biuro rachunkowe ma dwie możliwości współpracy z klientem.

Pierwsza opcja zakłada, że klient za pomocą systemu Comarch Betterfly pobiera dokumenty z KSeF (automatycznie lub na żądanie), uzupełnia je dodatkowymi komentarzami (jeśli jest taka potrzeba, np. przy kosztach budzących wątpliwości księgowego), a następnie przesyła bezpośrednio do rejestrów VAT biura rachunkowego wraz z ich wizualizacją. Drugie rozwiązanie polega na tym, że księgowy pracujący w biurze na systemie Comarch ERP Optima samodzielnie pobiera dokumenty z KSeF bezpośrednio do swojego systemu.

Etapy wdrożenia obowiązkowego KSeF - sprawdź w LEX >

Czy faktury pobrane we własnym zakresie przez podatnika będą zwierać numer KSeF i datę wystawienia faktury?

- W strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej (np. „FA(3)”) znajduje się pole P_1, w którym określona jest data wystawienia faktury, natomiast każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje swój unikalny identyfikator — numer KSeF. Przy pobieraniu dokumentów z KSeF kluczowe jest zatem narzędzie, z którego korzysta przedsiębiorca, oraz to, czy umożliwia ono pozyskanie wszystkich wymaganych danych. W przypadku systemów Comarch ERP przedsiębiorca otrzymuje pełny zestaw potrzebnych informacji, a dodatkowo ma możliwość ich wizualizacji - informuje Radosław Lasota.

Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >

Czy połączenie z KSeF jest konieczne

Jak informuje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, w pliku XML (faktura ustrukturyzowana) nie ma numeru KSeF, numer jest w nazwie pliku. W pliku PDF (nie jest to faktura ustrukturyzowana tylko jej wizualizacja) numer KSeF już jest.

-Wszystkie dane istotne dla poprawnej ewidencji można połączyć przy ręcznym wprowadzaniu danych z pojedynczej faktury zakupu do systemu ewidencji księgowej i zaksięgować. Wówczas połączenie z KSeF nie jest potrzebne. Połączenie z KSeF nie jest zatem żadnym warunkiem zaksięgowania. Automatyczne powiązanie wszystkich potrzebnych informacji, i to również przy zbiorczym pobieraniu dokumentów, jest realizowane przez producentów oprogramowania połączonego z KSeF za pośrednictwem API. API to interfejs programistyczny do wymiany danych między systemami informatycznymi, nie można go obsługiwać „ręcznie” - informuje Bogdan Zatorski.

Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >

Jak informuje, Symfonia eBiuro zapewni zarówno automatyczne odczytanie danych z faktur zakupu przy połączeniu z KSeF jak i możliwość wczytania „ręcznego” faktur z obrazu PDF, w tym odczytanie numeru KSeF przy użyciu narzędzia OCR będącego składnikiem tego oprogramowania, data odbioru faktury będzie wówczas ustawiana na podstawie numeru KSeF i będzie wymagała od użytkownika weryfikacji z datą prezentowaną w Aplikacji Podatnika KSeF. W przypadku Symfonii eBiuro, nie ma potrzeby instalowania dodatkowego modułu do obsługi KSeF, odpowiednie oprogramowanie działa on-line przez przeglądarkę internetową i nie wymaga instalacji. Za obsługę połączenia z KSeF (pobranie faktury) naliczane są groszowe opłaty rozliczane w ramach pakietów.

- Użytkownik Symfonii eBiuro nie jest zobligowany do wykupienia dostępu do Symfonii KSeF Plus. W ramach dostępu bez Symfonii KSeF Plus użytkownik może/będzie mógł również wprowadzać dokumenty pobrane np. bezpośrednio z Aplikacji Podatnika KSeF do Symfonii eBiuro przy użyciu różnych narzędzi, w tym: wprowadzanie ręczne informacji księgowych na podstawie dokumentu pobranego z Aplikacji Podatnika, w tym danych dokumentu oraz numeru KSeF dokumentu oraz odczytu wizualizacji faktury przez OCR, w tym danych dokumentu oraz numeru dokumentu KSeF. Niektóre z tych opcji są płatne, np. odczyt przez OCR wiąże się z wykupieniem pakietu, w ramach którego za odczyt dokumentu naliczane są bardzo niewielkie opłaty - informuje Bogdan Zatorski.

Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

Co to oznacza dla biur rachunkowych

- Powstaje pytanie do Ministerstwa Finansów, dlaczego numer KSeF nie może być zawarty w treści pliku XML. Dlaczego MF nie przyjęło rozwiązań podobnych jak np. w sprawozdaniu finansowym, które również jest przygotowane w pliku XML? Przypomnijmy, że wszystkie dane sprawozdania finansowego, także dodawane do niego załączniki i podpisy, są zawarte w treści pliku. Gdyby takie rozwiązania przyjęto w fakturach ustrukturyzowanych, dokument przesłany przez klienta do biura rachunkowego w XML (tak jak obecnie w formie np. skanu faktury, czy wydruku w PDF) byłby w pełni autonomiczny. Można jeszcze wprowadzić zmiany polegające na tym, by w momencie pobrania z KSeF faktury ustrukturyzowanej do jej treści w pliku XML dodawany był numer KSeF. Takie rozwiązanie znacznie ułatwiłoby księgowanie faktur – mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting.

Wyjaśnia, że biura księgowe mają możliwość księgowania faktur ręcznie z treści pliku XML, ale numer KSeF muszą pobierać z nazwy pliku, która może być łatwo zmieniona.

Natomiast udostępniona przez MF Aplikacja Podatnika może być rozwiązaniem dla osób, które samodzielnie rozliczają niewielką liczbę faktur miesięcznie. Nie będzie to natomiast narzędzie dla biur rachunkowych, które księgują miesięcznie dziesiątki faktur klientów.

- W praktyce oznacza to, że biurom rachunkowym trudno będzie zaksięgować faktury klientów bez korzystania z komercyjnych narzędzi. Przekłada się na dodatkowe koszty, ponieważ opłata za pobranie pojedynczej faktury z KSeF wynosi średnio kilkadziesiąt groszy. Przy wielu fakturach koszty te wyniosą nawet kilka tysięcy miesięcznie – kwituje Cezary Szymaś.

Czytaj też w LEX: Księgowanie faktur na przełomie roku na przykładach >

Nowość