Jednostki gospodarcze mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacja składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – może rozpocząć się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Nie może jednak trwać dłużej niż do 15. dnia następnego roku.
Istota inwentaryzacji
Marta Bednarek, biegły rewident w Mazars Polska, tłumaczy, że głównym celem okresowej inwentaryzacji środków trwałych jest:
- weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,
- wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki oraz
- ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.
Czytaj w LEX: Najczęstsze błędy i przekłamania w sprawozdaniach finansowych >>>
Czytaj w LEX: Ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych >>>
Dlatego też wyniki inwentaryzacji wymagają odpowiedniego udokumentowania i powiązania z zapisami ksiąg rachunkowych (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Różnice stwierdzone podczas przeprowadzonej inwentaryzacji mogą mieć postać:
- niedoborów, kiedy stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych,
- nadwyżek, kiedy stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych.
Rozbieżności ujawnione w toku inwentaryzacji należy wyjaśnić i ustalić ich przyczyny z uwzględnieniem odpowiedzialności osób, którym mienie zostało powierzone. Rozpoznanie przyczyny i okoliczności powstania niedoboru bądź nadwyżki środka trwałego przez jednostkę determinuje decyzję kierownika o sposobie rozliczenia różnicy i zaewidencjonowania różnicy w księgach rachunkowych.
WZORY dokumentów w LEX:
- Decyzja kierownika jednostki w sprawie wyniku inwentaryzacji >
- Oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie za spisy z natury składników majątkowych >
- Protokół rozliczeń inwentaryzacyjnych i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych >
- Protokół likwidacji składników majątkowych >
- Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych >
Niedobory w księgach rachunkowych
Jak tłumaczy Marta Bednarek, środek trwały uznany za niedobór przestaje być ujmowany w księgach rachunkowych pod datą decyzji kierownika jednostki co do sposobu rozliczenia tego niedoboru. Niedobory środków trwałych mogą być zawinione i niezawinione. Braki uznane za zawinione i zakwalifikowane do dochodzenia od osób za nie odpowiedzialnych stają się roszczeniami i podlegają przeksięgowaniu na konto rozrachunkowe ("Pozostałe rozrachunki z pracownikami" lub "Należności dochodzone na drodze sądowej"). W przypadku gdy kwota dodatkowego roszczenia przewyższa wartość bilansową środka trwałego, różnicę odnosi się na pozostałe przychody operacyjne. Z kolei wartość niedoboru środka trwałego, który został uznany za niezawiniony, spisuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Czytaj w LEX: Udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji >>>
Czytaj w LEX: Odpowiedzialność osób biorących udział w inwentaryzacji >>>
Nadwyżki w księgach rachunkowych
- Przed wprowadzeniem ujawnionego środka trwałego do ewidencji bilansowej należy ustalić jego wartość początkową. Zasadniczo, ujawnione nadwyżki środków trwałych wycenia się w ich cenie nabycia lub koszcie wytworzenia w oparciu o posiadaną dokumentację dotyczącą tych środków trwałych – podkreśla Marta Bednarek. W przypadku braku możliwości odtworzenia wartości początkowej wyznacza się ją w wysokości ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, a jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny sprzedaży netto danego składnika, to należy w inny sposób określić jego wartość godziwą. Mówi o tym art. 28 ust. 2 i 5 ustawy o rachunkowości.
Zobacz również:
Obowiązkowe e-fakturowanie w ramach KSeF coraz bliżej >>
Po zamknięciu miesiąca kosztu nie można już zaksięgować >>
Zawyżenie kwoty brutto podatnik może poprawić fakturą korygującą >>
Sposób ujęcia w ewidencji nadwyżek zależy od przyczyny ich powstania. Jedną z przyczyn nieujęcia w ewidencji środków trwałych może być przeoczenie momentu oddania go do używania na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Wartość początkowa ujawnionego środka trwałego pomniejsza w tym przypadku koszty środków trwałych w budowie.
Nadwyżki powstałe na skutek wytworzenia (np. przy okazji remontu lub likwidacji innych środków trwałych) rozlicza się w korespondencji z kontem pozostałych przychodów operacyjnych. Podobnie ujmuje się ujawniony środek trwały, który został przez jednostkę zakupiony i przez pomyłkę ujęty w kosztach działalności operacyjnej zamiast w ewidencji środków trwałych. W przypadku gdy postępowanie wyjaśniające wykaże, że składnik majątku jednostka otrzymała nieodpłatnie np. w drodze darowizny lub jeśli jednostka nie jest w stanie określić przyczyny powstania nadwyżki środka trwałego, wówczas wartość początkową ujawnionego w księgach środka trwałego ujmuje się jako rozliczenie międzyokresowe przychodów. Jest ona rozliczana w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi równolegle do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od tego środka trwałego.
Czytaj w LEX: Inwentaryzacja rzeczowych składników aktywów trwałych >>
Czytaj w LEX: Inwentaryzacja inwestycji długoterminowych >>
Niedobory/nadwyżki o znacznej wartości bilansowej
Ekspertka podkreśla dodatkowo, że jeżeli postępowanie wyjaśniające wykaże, że błąd w ewidencji środków trwałych został popełniony w latach ubiegłych i istotnie wpływa na wynik finansowy jednostki za lata poprzednie (spełnione są warunki wymienione w art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości) wówczas ujawnienia w księgach rachunkowych niedoborów/nadwyżek traktuje się jako korektę błędów lat ubiegłych. W zakres standardu nie wchodzą zagadnienia związane ze stosowaniem przepisów podatkowych dotyczących środków trwałych i ich amortyzacji.
Szczegółowe wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych zawiera Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe".
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
