Po zakończeniu okresu pandemii wróciła praktyka organizowania szkoleń stacjonarnych, ale nadal popularne są też szkolenia online. Wciąż jedna powstają wątpliwości, czy wydatki na szkolenia mogą być kosztem uzyskania przychodu. Okazuje się, że nie w każdej sytuacji.
-Podobnie jak w przypadku innych wydatków, kluczowe jest wykazanie ich celowości oraz związku z prowadzoną działalnością. Organy podatkowe kwestionują co do zasady wydatki o charakterze osobistym oraz takie, które uznają za mające na celu kreowanie wizerunku firmy. W przypadku wyjazdów szkoleniowych wszystko zależy natomiast od zakresu szkolenia i jego przydatności w prowadzonym przez podatnika biznesie– mówi Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.
Czytaj również: Drogi zegarek czasem w kosztach przedsiębiorcy >>
Rozrywka nie może przeważać nad szkoleniem
Potwierdzeniem tego jest interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 lutego 2024 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.1022.2023.8.AC), w której fiskus odmówił odliczenia wydatków na zagraniczny wyjazd szkoleniowy, ponieważ uznał, że to nie szkolenie było jego podstawowym celem, ale rozrywka.
Sprawa dotyczyła przedsiębiorcy zajmującego się projektowaniem obiektów przemysłowych i budynków wielorodzinnych. Mężczyzna zatrudnia kilku pracowników, którzy dla zachowania przewagi konkurencyjnej muszą być na bieżąco z innowacjami w budownictwie. Dlatego w celu wymiany wiedzy, doświadczeń z pracy nad projektami oraz zacieśnienia relacji zorganizował dla nich w 2023 r. kilkudniowy zagraniczny wyjazd , złożony z części integracyjnej i szkoleniowej. W planie znalazły się wycieczki w ekstremalnych warunkach oraz wieczory integracyjne. Każdego dnia odbywały się też spotkania dotyczące bieżących projektów oraz strategii na 2024 r. Przedsiębiorca wyjaśnił, że tematem szkoleń były m.in. samokontrola i samoocena, projektowanie 3D, analiza efektywności własnej pracy na podstawie wykonanych projektów oraz sposoby na relaks i wzmocnienie sił.
Chciał uzyskać potwierdzenie, że odliczy wydatki poniesione na m.in. samolot i zakwaterowanie w hotelu. Jego zdaniem kwoty te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ wyjazd poprawił relacje między pracownikami oraz efektywność pracy, co w sposób bezpośredni przyczyni się do zwiększenia przychodów i zabezpieczenia źródła przychodów firmy.
Wyjazd nie może być zbyt atrakcyjny
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednak, że nie można odliczyć kosztów, ponieważ wyjazd miał charakter głównie turystyczny i rozrywkowy, o czym świadczy atrakcyjność celu podróży. Wyjazd odbywał się poza Polską, co wymagało poniesienia istotnych kosztów przelotów, organizacji wyjazdu oraz zakwaterowania. Jednocześnie, w ramach usług, wymieniono również wycieczki w ekstremalnych warunkach, te zaś wydatki, zdaniem skarbówki, są ściśle związane wyłącznie z rozrywką w trakcie wyjazdu.
Według fiskusa za tym, że nie był to wyjazd o charakterze szkoleniowym przemawia również forma i zakres przeprowadzonego szkolenia. Zajęcia skupiały się na tematach takich jak m.in.: komunikacja, kontrola, samokontrola, samoocena, sprawdzone sposoby na relaks i wzmocnienie sił, wymiana doświadczeń.
- Takie szkolenie mogłoby być bez wątpienia zorganizowane w siedzibie firmy, bez konieczności szukania innego miejsca, tym bardziej poza Polską i bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z przelotem, ubezpieczeniem, noclegami, wyżywieniem oraz organizacją wycieczek – stwierdził dyrektor KIS.
Zaznaczył, że nie kwestionuje sensu ekonomicznego poniesionych wydatków, tylko dokonuje w trybie interpretacyjnym oceny celowości wydatku w granicach wyznaczonych przez art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, tj. czy konkretny wydatek został poniesiony w związku z dążeniem do osiągnięcia przychodu (zachowania lub zabezpieczenia jego źródła). W tym przypadku nie można racjonalnie powiązać poniesienia wydatku z celem uzyskania przychodów lub zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodów.
Niejednolite interpretacji i orzecznictwo
Grzegorz Grochowina zaznacza jednak, że stanowisko fiskusa w sprawie odliczenia kosztów szkoleń jest niejednolite, podobnie jak orzecznictwo sądów administracyjnych. Wskazuje na pozytywny dla podatnika wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 października 2022 r. (sygn. II FSK 531/20). W tym przypadku chodziło o spółkę sprzedającą kosmetyki w systemie marketingu społecznościowego, która zorganizowała zagraniczne szkolenie dla współpracowników (sprzedawców). Fiskus zakwestionował odliczenie wydatków, ale rację spółce przyznał WSA w Bydgoszczy, a następnie NSA. Sąd kasacyjny potwierdził, że celem wyjazdu było nie tylko szkolenie, ale także nagrodzenie osób osiągających najlepsze rezultaty w sprzedaży.
Zgodnie z wyrokiem, skoro spółka oczekuje, że dzięki szkoleniom zwiększy się sprzedaż jej wyrobów, co w konsekwencji przełoży się na zwiększenie przychodów, to jest to oczekiwanie racjonalnie i ekonomicznie nieuzasadnione. Niewątpliwie wydatki na szkolenia mają również związek z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Nieuzasadnione jest też doszukiwanie się przez fiskusa reprezentacyjnego charakteru ponoszonych wydatków w tym, że w szkoleniach nie będą brali udział wszyscy pracownicy spółki, lecz współpracownicy osiągający najlepsze wyniki.
Fiskus przychylniej o szkoleniach współpracowników
Dyrektor wydał wcześniej szereg pozytywnych interpretacji dotyczących wydatków ponoszonych na szkolenia. Chodzi zarówno o szkoleniach pracowników, jak i odpowiednio umotywowanych szkoleniach dla szeroko rozumianych współpracowników (zewnętrznych ekspertów). Przykładem pozytywnego rozstrzygnięcia jest interpretacja z 9 stycznia 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.218.2022. 2.PK. O ile kwestia odliczenia wydatków na szkolenie pracowników nie budzi zwykle wątpliwości, to odliczenie wydatków na współpracowników jest często przez organy podatkowe kwestionowane. Mimo to w tym przypadku potwierdził możliwość odliczenia.
Chodziło o spółkę z branży leasingowej, która organizuje dla pracowników i współpracowników szeroki zakres szkoleń. Dotyczą one m.in. wiedzy wykorzystywanej w ramach stosunku pracy czy umowy o współpracę (np. z zakresu księgowości, marketingu, programowania, podatków), umiejętności językowych oraz umiejętności miękkich (np. radzenia sobie ze stresem, komunikacyjnych, negocjacyjnych). Ponosi w związku z tym wydatki na usługi transportowe, hotelarskie i cateringowe.
Dyrektor KIS zgodził się, że wydatki na szkolenia (początkowe, uzupełniające i merytoryczne) dla pracowników i ekspertów (uczestnicy) spełniają przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów.
Również w interpretacji z 13 lipca 2023 (nr 0114-KDIP2-2.4010.228.2023.2.PK) dyrektor KIS zgodził się, by spółka z branży IT odliczyła szeroki zakres szkoleń dla freelancerów. Spółka argumentowała, że niejednokrotnie bardziej optymalnym ekonomicznie i organizacyjnie rozwiązaniem jest pokrycie kosztów szkoleń, niż poszukiwanie na rynku osoby z określonymi kompetencjami.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
