1 stycznia 2026 roku zaczęła obowiązywać ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r., poz. 1423.), w której rozszerzone zostały okresy wliczane do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. dłuższy urlop wypoczynkowy czy dodatek stażowy w jednostkach administracji publicznej. Od początku br. nowe przepisy mają zastosowanie wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. – wobec pozostałych.
Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl, wynika, że nowe przepisy ujawniły dwa poważne problemy. Jeden dotyczy wystawiania zaświadczeń przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a dokładnie ich podpisywania. Jeden i ten sam pracownik otrzymuje z ZUS różne zaświadczenia za okresy pracy na umowie zlecenie u różnych pracodawców. Jedno zaświadczenie wystawione przez ZUS jest w formie PDF, podpisane odręcznym podpisem z imieniem i nazwiskiem pracownika, a inne – bez podpisu. W efekcie pracownicy nie wiedzą, czy zaświadczenie jest ważne i czy będzie honorowane przez pracodawców.
Czytaj również:
Nie każdy staż pracy da się łatwo udowodnić>>
Staż pracy po nowemu to także wyższe zasiłki i emerytury>>
Zaświadczenia z różną formą podpisu
– Faktycznie są przypadki, że jedna osoba dostaje z ZUS dwa różne zaświadczenia dotyczące różnych pracodawców. Jedno jest w formie PDF z podpisem pracownika ZUS wystawiającego to zaświadczenie, a drugie - bez. Nie wiadomo dlaczego organ stosuje dwa modele podpisywania tego samego rodzaju dokumentów. Z perspektywy pracowników i pracodawców oznacza to niepewność co do prawidłowości otrzymanego zaświadczenia. To jeden z problemów, z którymi spotykają się osoby pragnące udowodnić swój staż pracy obejmujący pracę na umowie zlecenie – mówi serwisowi Prawo.pl dr Tomasz Lasocki z Wydziału Administracji i Nauk Społecznych Politechniki Warszawskiej, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich.
Czytaj też w LEX: Nowe zasady ustalania stażu pracy, od którego są uzależnione uprawnienia pracownicze >
Zapytaliśmy więc Zakład Ubezpieczeń Społecznych, dlaczego ZUS wysyła część zaświadczeń o stażu pracy dla jednego i tego samego pracownika, ale od różnych pracodawców, z podpisem, a inne bez podpisu, i z czego to wynika. Chcieliśmy też wiedzieć, czy zaświadczenia z ZUS powinny zawsze być podpisane, by pracodawca mógł je uznać, a także czy zaświadczenia bez podpisu elektronicznego pracownika ZUS powinny być honorowane przez pracodawców.
- Każde zaświadczenie jest z podpisem – przekazał ZUS. I dodał: - Zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 302(1) par. 11-13 kodeksu pracy, mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania. Taki podpis zawiera zaświadczenie wygenerowane w systemie teleinformatycznym ZUS.
- Wydajemy także zaświadczenia sygnowane: podpisem kwalifikowanym pracownika ZUS, pieczęcią ZUS albo pieczęcią oddziału ZUS. Dzieje się tak w sytuacji, gdy zaświadczenie zostało przygotowane przez pracownika ZUS. Obie formy zaświadczenia są równoprawne i prawidłowe – zapewnił nas Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS. Na pytanie, czy zaświadczenia z ZUS powinny zawsze być podpisane, by pracodawca mógł je uznać, Zakład przekazał: - Zaświadczenia, decyzje oraz inne pisma w sprawie wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 302(1) par. 11-13 kodeksu pracy, mogą zamiast własnoręcznego podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
Systemowy problem i nierówne traktowanie
Jak jednak twierdzi dr Tomasz Lasocki, to nie jedyny problem, z jakim muszą się mierzyć dziś osoby występujące o zaświadczenie. - Drugi problem dotyczy osób, które prowadziły działalność gospodarczą przed 1999 r. O ile praca zleceniobiorców była zaliczana do ubezpieczeń społecznych nawet wtedy, gdy składka na ubezpieczenie społeczne nie była opłacana. Natomiast osoby prowadzące działalność gospodarczą przed 1999 r., jeśli nie opłacały składki na ubezpieczenie, to okres ten nie liczy się do okresu składkowego – mówi dr Lasocki. Według niego, jeśli teraz takie osoby wystąpią do ZUS o wydanie zaświadczenia, to Zakład takie dane powinien mieć przy okazji ustalania kapitału początkowego.
O to, skąd bierze się różna praktyka podawania w zaświadczeniach stażu pracy w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą przed 1999 r. zapytaliśmy ZUS. - Zaświadczenie ZUS wydaje w kontekście danych żądanych we wniosku. Zatem dane podane w zaświadczeniu odpowiadają na oczekiwania klienta i tym samym mogą być różne dla różnych osób. Np. na jednym zaświadczeniu jest tylko okres, natomiast na innym są również podstawy wymiaru składek – przekazał nam ZUS.
Czy okres, w którym osoba wpłacała składki na KRUS wlicza się do stażu pracy? - sprawdź w LEX >
- To jest problem systemowy, bo ZUS nie dysponuje taką bazą danych sprzed 1999 r., jaką ma odnośnie późniejszych lat. Dlatego postępowania wyjaśniające w sprawach osób prowadzących działalność gospodarczą przed 1999 r. trwają długo, bo ZUS szuka dokumentów – mówi Magdalena Januszewska, radca prawny, specjalizująca się w sprawach z zakresu prawa pracy i zabezpieczeń społecznych. Jak podkreśla, dotyczy to na tyle odległych okresów, że także ubezpieczeni często nie dysponują już kompletem dokumentów, w tym w szczególności dowodami opłacenia składek np. sprzed 30 lat. - Ten problem ujawnił się już na tle ustalania kapitału początkowego. Może też wystąpić w wypadku wydawania zaświadczeń potwierdzających staż. Dotyczy to także starych zleceń – wskazuje mec. Magdalena Januszewska.
- W teorii można więc zaliczyć studentowi do stażu pracy pracę na zleceniu, ale kto trzyma stare umowy zlecenie sprzed lat? Samo posiadanie umowy zlecenie nie mówi, kto, ile i czy w ogóle pracował. Wiele będzie zależało od woli pracodawcy. Niektóry będą oczekiwali potwierdzenia stażu pracy w taki sposób, który nie w każdym przypadku będzie możliwy. Wcale nie będą mnie dziwiły sytuacje, w których ten sam okres u jednego pracodawcy zostanie uwzględniony, a u innego już nie – zauważa dr Lasocki. I dodaje: - Trudno coś uporządkować wstecznie, ale w celu ujednolicenia sytuacji obecnych i przyszłych pracujących studentów może warto byłoby pomyśleć o rejestrze umów zleceń na wzór funkcjonującego od kilka lat rejestru umów o dzieło. To ujednoliciłoby sytuację wszystkich pracujących i zakończyło sytuację niepewności.
Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie stażu pracy pracownika >
