Ustanowienie zakazu wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w niektórych miesiącach, sezonie itp. jest niedopuszczalne, gdyż nie można w ten sposób wyłączyć realizowania wypoczynku w sytuacjach, w których przepisy przyznają możliwość narzucenia przez pracowników urlopu (urlop wypoczynkowy po „urlopach dla rodziców”, w dużej mierze urlop na żądanie). Możliwe jest jednak wprowadzenie w regulacjach wewnętrznych zapisów znacząco ograniczających możliwość korzystania z urlopów wypoczynkowych w pewnych okresach roku.
Część pracodawców chce wyłączyć pewne okresy roku spod możliwości wykorzystywania urlopów wypoczynkowych. Uzasadnione jest to zwiększeniem zapotrzebowania na pracę, intensywnością pracy w tym czasie. Dla jednych firm może to być okres zimowy, dla innych bardziej typowy okres urlopowy, czyli letni (np. działalność w miejscach wypoczynkowych nadmorskich, produkcja i sprzedaż napojów chłodzących, działalność powiązana z rolnictwem).
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować i wówczas terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest w takich sytuacjach do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Co do zasady zatem, pracodawca może nie zgadzać się na planowanie urlopów w pewnych okresach roku, jak również nie akceptować wniosków urlopowych na te okresy. Dopuszczalna jest także w tym zakresie regulacja wewnętrzna tworząca ograniczenie, ale z pewnymi zastrzeżeniami.
Czytaj również: Ilość dni urlopu wypoczynkowego pracownika w pierwszym roku pracy>>
Zarówno w przypadku tworzenia planów urlopowych, jak i w razie ich braku mamy do czynienia z ustaleniami dotyczącymi terminów urlopów z nadrzędną rolą decyzyjną po stronie pracodawcy. Przepisy przewidują jednak dwie grupy przypadków, w których urlop jest co do zasady udzielany w terminie wnioskowanym (poza planem urlopów, poza koniecznością standardowego ustalenia jego terminu):
W przypadku urlopu wnioskowanego bezpośrednio po którymś z wymienionych urlopów „dla rodziców” pracodawca nie ma żadnej możliwości odmowy. Do rozpoczęcia urlopu na podstawie art. 163 par. 3 k.p. wystarczy złożenie stosownego wniosku, na który pracodawca nie może zareagować inaczej niż udzielając urlopu niezależnie od planu urlopów (wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 18/03).
Przykład: Zapis zawarty w regulaminie pracy „W okresie 1 czerwca – 31 sierpnia urlopy wypoczynkowe nie są udzielane” w żaden sposób nie wpływa na uprawnienia rodziców do narzucenia terminu urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po np. urlopie rodzicielskim czy ojcowskim.
Określenie „bezpośrednio” po jednym z urlopów „dla rodziców” oznacza od pierwszego dnia oznaczonego w rozkładzie czasu pracy jako dzień pracy następującego po ostatnim dniu wykorzystywanego urlopu np. macierzyńskiego.
Przykład: Pracownik pracujący w stałym rozkładzie dziennym poniedziałek – piątek kończy urlop ojcowski 17 lipca (piątek). Urlop wypoczynkowy spełniający warunek rozpoczynania się bezpośrednio po urlopie ojcowskim powinien rozpocząć się 20 lipca (poniedziałek). Urlopy udzielane są bowiem na dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy, a nie na wszystkie dni kalendarzowe. Oczywiście wniosek pracownika może wskazywać jako datę rozpoczęcia urlopu 18 lipca (wnioskuję od udzielenie mi urlopu na okres od 18 lipca do …) - formalnie urlop udzielony zostanie od 20 lipca.
Pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek pracownika do 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w terminie wskazanym przez pracownika. Możliwość złożenia takiego – co do zasady wiążącego, ale nie bezwzględnie - wniosku o udzielenie urlopu dotyczy oczywiście pracownika, który ma prawo do urlopu wypoczynkowego, a ponadto nie korzystał w tym roku jeszcze z 4 dni urlopu na żądanie.
Obowiązek udzielenia urlopu "na żądanie" nie jest bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (wyrok SN z 1 września 2012 r., sygn. akt III PK 17/12; podobnie w wyroku z 28.10.2009 r., sygn. akt II PK 123/09). Są to jednak konkretne - podkreślmy: wyjątkowe - sytuacje. Nie jest dopuszczalne zastosowanie z góry wyłączenia możliwości uzyskiwania urlopu na zadanie w pewnych okresach roku.
Przykład: Pracodawca wskazał w regulaminie pracy, że w okresie letnim, tzn. w lipcu i sierpniu nie są udzielane urlopy wypoczynkowe, w tym nie jest udzielany urlop na żądanie.
Nie można z góry wyłączyć możliwości składania w pewnych okresach roku wniosków o urlopy na żądanie. Stanowiłoby to naruszenie przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych. W miejsce zapisu regulaminowego należy w tym zakresie stosować nadal regulację art. 167(2) k.p.
Możliwe jest wprowadzenie w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie pracy) zapisów ograniczających znacząco możliwość wykorzystywania urlopów wypoczynkowych w okresach zwiększonego zapotrzebowania na pracę. Takie ograniczenie jest dopuszczalne, gdyż pracownicze prawo do wypoczynku realizowane jest w powiązaniu z prawem pracodawcy do organizowania pracy w sposób odpowiadający jego potrzebom.
Ograniczenie w planowaniu i co do zasady udzielaniu urlopów w takim przyjętym okresie jest możliwe, nie narusza pracowniczego prawa do wypoczynku, jeżeli:
Ostatni warunek powiązany jest nie tylko z konkretną sytuacją pracownika (np. samotny rodzic i okres w wakacje, w którym zamknięte jest przedszkole – w takich przypadkach całkowity zakaz udzielania urlopów oceniany powinien być przez pryzmat zasad współżycia społecznego), ale również z sytuacją osób zatrudnionych czasowo (umowa na okres próbny, umowa na czas określony).
Przykład: Pracodawca stosuje ograniczenia w udzielaniu urlopów w okresie czerwiec – sierpień. 1 czerwca został zatrudniony pracowni na trzymiesięczny okres próbny. Osoba ta ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym (przyjmując rocznie 26 dni urlopu – 7 dni urlopu). Pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku udzielenia tego urlopu, ale jednocześnie nie może stosować rozwiązań z góry pozbawiających pracownika możliwości zrealizowania prawa do wypoczynku w postaci dni wolnych, a nie ekwiwalentu pieniężnego (następca forma rozliczenia urlopu.
