Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Wyróżnić można w tym zakresie pracę zdalną:
- stałą - realizowanie pracy wyłącznie zdalnie,
- naprzemienną (hybrydową) – praca wykonywana częściowo zdalnie, częściowo tradycyjnie (w biurze, siedzibie pracodawcy itp.),
- praca zdalna okazjonalna.
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po upływie 2 miesięcy od opublikowania ustawy nowelizującej w Dzienniku Ustaw, a to stało się 6 lutego 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Oznacza to, że przepisy te zaczną obowiązywać 7 kwietnia.
Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Czytaj również: Praca zdalna okazjonalna – sporna interpretacja przepisu o liczbie dni w roku>>
Praca okazjonalna
Praca zdalna okazjonalna polega na wykonywaniu pracy zdalnie, ale sporadycznie, z ograniczeniem do maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Stanowi pewien wyłom w zwykłym miejscowo wykonywaniu pracy – wprowadzenie jej do przepisów Kodeksu pracy jest odpowiedzią ustawodawcy zarówno na taką potrzebę, jak też doregulowaniem mającego miejsce od lat wykonywania pracy sporadycznie w domu przez pracowników w ramach tzw. home office.
Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie znajdują zastosowania art. 6719-6724 oraz art. 6731 par. 3 k.p., czyli przede wszystkim:
- nie wprowadza się zapisów o niej do umów o pracę,
- nie ma pracowników uprzywilejowanych, których wniosek o prac zdalną okazjonalną pracodawca musi uwzględnić (nie stosuje się 6719 par. 6 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 par. 1 pkt 2 i 3 k.p., pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika),
- nie określa się jej zasad w porozumieniu z organizacją związkową lub regulaminie pracy zdalnej ani w porozumieniu z pracownikiem (jedynie ustala się z pracownikiem kwestie wykonywania kontroli pracy),
- nie wpływa na treść informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 k.p.,
- pracodawca nie pokrywa żadnych kosztów z nią związanych.
Czytaj w LEX: Tomaszewska Barbara, Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2023 >
Przykład: Przyjmijmy że nowe przepisy k.p. o pracy zdalnej już obowiązują - pracownik złożył wniosek o 5 dni pracy zdalnej okazjonalnej, a po zakończeniu tej pracy wystąpił z żądaniem zwrotu kosztów zużycia energii elektrycznej związanych z 8 godzinną dziennie pracą na komputerze.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 6724 k.p., który nakłada na pracodawcę m.in. obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli rozliczenie takie nie zostało wcześniej uzgodnione to pracownik nie ma roszczenia o zwrot poniesionych nakładów.
Czytaj w LEX: Nowe zasady pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. >
Ważne! Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie został wyłączny art. 6725 k.p. Zgodnie z nim, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.). Wyłączenie tych świadczeń spod przychodów nie zostało zaś ograniczone tylko do sytuacji, w których Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ich wypłaty/przekazania. Stąd, jeżeli pracodawca ustali z pracownikiem, że będzie pokrywać koszty pracy zdalnej okazjonalnej to rozliczenia te będą korzystać z tego zwolnienia.
Czytaj w LEX: Mędrala Małgorzata, Nowe zasady pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. - nowelizacja kodeksu pracy >
Wniosek pracownika
Praca zdalna okazjonalna będzie mogła być wykonywana jedynie na wniosek pracownika. Wyłączonej jest nakazanie jej przez pracodawcę niezależnie od okoliczności.
Przykład: W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej (art. 6719 par. 3 k.p.). Dotyczy to jednak „zwykłej” pracy zdalnej, z czym związane jest to, że w poleceniu m.in. zasady pokrywania kosztów tej pracy.
Wniosek pracownika o pracę zdalną nie wiąże pracodawcy.
Kontrola wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej kontrola w zakresie BHP lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>
Ilość dni pracy okazjonalnej
Łącznie w ciągu roku praca zdalna okazjonalna może być wykonywana przez maksymalnie 24 dni. Kodeks pracy nie zawiera żadnych dalszych wskazówek w tym zakresie. Przede wszystkim nie ogranicza się to jedynie do możliwości wnioskowania o pojedyncze dni takiej pracy – pracownik może także złożyć wniosek (a pracodawca wyrazić na ten wniosek zgodę) o pracę zdalną przez kilka czy kilkanaście dni.
Dyskusyjne stało się to, o jakich właściwie dniach mowa. To, że są to dni pracy nie budzi wątpliwości ale czy w każdym przypadku (niepełny wymiar czasu pracy, praca w systemach równoważnych) dopuszczalna ilość roczna pracy okazjonalnej jest taka sama. W ocenie autora, tak.
Czytaj w LEX: Koszty pracy zdalnej - poradnik >
Inaczej niż przy urlopach wypoczynkowych, czy godzinowym zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem z art. 188 k.p. , art. 6733 k.p. nie wskazuje ani na przeliczanie tych dni na godziny, ani na proporcjonalne obniżenie ich liczby w stosunku do wymiaru czasu pracy pracownika.
Przepisy wskazują na pracę „w wymiarze 24 dni” co musi być rozumiane jako dni pracy wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika, niezależnie od zaplanowanej na dany dzień liczby godzin.
Pobierz z LEX: Nowe zasady pracy zdalnej - wzory dokumentów >
Nie powinniśmy dokonywać również obniżania proporcjonalnego przy niepełnym etacie. Przyjmowanie argumentów równego traktowania w zatrudnieniu, konieczności proporcjonalnego ustalania warunków zatrudnienia przy zatrudnieniu niepełnoetatowym jest w tym przypadku nietrafne. Ustawodawca w pewnej grupie przepisów wprost wskazuje na konieczność takich przeliczeń. W wielu innych jednak nie i nie stosujemy przy nich obniżenia liczby dni danego zwolnienia do wymiaru etatu, np. urlopy szkoleniowe. Trudno uzasadniać dlaczego zatem odnośnie pracy zdalnej okazjonalnej akurat mielibyśmy opierać się na konieczności dokonywania przeliczania ich liczby w stosunku do etatu, skoro w przepisach art. 6733 k.p. nie wyrażono takiego obowiązku. Dodatkowo, przeliczenie samych dni prowadziłoby do niedających się do obronienia skutków. Przykładowo, pracownik zatrudniony na ½ etatu pracuje „tradycyjnie” w stałym rozkładzie po 4 godziny dziennie. Przyjęcie proporcjonalnego obniżenia dni pracy zdalnej rocznie nie miałoby w tym przypadku niczego wspólnego z równym traktowaniem pracowników – osoba ta miałaby faktycznie 12 dni pracy okazjonalnej rocznie (po 4 godzin każdy).
Podstawa prawna:
art. 6733 Kodeksu pracy
Czytaj w LEX: Baranowska Izabela, Będą zmiany w aktach osobowych pracowników >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
