Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą (akta osobowe i pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, m.in. ewidencję czasu pracy). Obowiązek przechowywania dokumentacji nie kończy się wraz z ustaniem stosunku pracy, ale trwa przez 10 lat kalendarzowych od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie się zakończyło (inne okresy przechowywania dotyczą dokumentacji z zakończonych stosunków pracy powstałych przez 1 stycznia 2019 r., o ile pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych).
Przez okres przechowywania dokumentacji pracodawca obowiązany jest sporządzać kopię całości lub wskazanej we wniosku o jej wydanie części dokumentacji (najczęściej w praktyce częścią tą jest świadectwo pracy). Do złożenia takiego wniosku uprawniony jest pracownik, były pracownik, ale także niektórzy członkowie rodziny byłego pracownika.
Czytaj również: Urlop opiekuńczy w świadectwie pracy - w jednej czy dwóch rubrykach? >>
Członkowie rodziny
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek uprawnionego członka rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.
Uprawnionymi członkami rodziny są:
- dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione,
- przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
- małżonek (wdowa i wdowiec),
- rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
Ważne! Uprawnienie wskazanych członków rodziny o wydanie kopii świadectwa oparte jest wprost na przepisach art. 94(12) kodeksu pracy (dalej: k.p.) i powstaje w związku ze śmiercią pracownika lub byłego pracownika. Zgon jest w tym przypadku warunkiem powstania uprawnienia ustawowego tych osób oraz zobowiązania pracodawcy (a jednocześnie dopuszczalności) sporządzenia i przekazania wnioskującemu członkowi rodziny świadectwa pracy.
Wskazane – jak też inne – osoby mogą działać również na podstawie upoważnienia pracownika lub byłego pracownika – wówczas muszą przedstawić to umocowanie. To jednak jest całkowicie inna sytuacja, w której dana osoba działa w imieniu mocodawcy, a nie na swoją rzecz (jak w oparciu o regulację art. 94[12] k.p.).
Cena promocyjna: 11.61 zł
|Cena regularna: 12.9 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 9.03 zł
Wymagane dokumenty
Dla powstania obowiązku sporządzenia kopii świadectwa niezbędny jest wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. We wniosku powinno zostać wskazane to, o co wnioskodawca wnioskuje (określa konkretną część akt osobowych, którą chciałby uzyskać w formie kopii – w tym przypadku świadectwo pracy lub wszystkie świadectwa pracy,; to drugie sformułowanie jest bardziej trafne, gdyż wnioskująca osoba będzie wówczas pewna, że otrzyma całość potrzebnych jej „potwierdzeń” przebiegu zatrudnienia zmarłego).
Przykład: Otrzymaliśmy wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy od wdowy po zmarłym naszym byłym pracowniku (zgon nastąpił 5 lat po rozwiązaniu stosunku pracy). Czy możemy domagać się uzasadnienia wniosku – wskazania potrzeby uzyskania świadectwa – gdyż nic na ten temat w przesłanym wniosku nie ma?
Uprawienie do wnioskowania o wydanie kopii świadectwa nie jest oparte na istnieniu uzasadnionego, wykazanego we wniosku interesu członka rodziny zmarłego byłego pracownika. Bez względu na to, czy we wniosku wskazany jest powód, czy nie, czy wskazany powód wydaje się nieistotny itp., pracodawca obowiązany jest sporządzić i wydać kopię świadectwa.
Ważne! Postać papierowa obejmuje zwykłą formę pisemną (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez wnioskodawcę), ale również może to być kopia dokumentu papierowego, fax.
Postać elektroniczna to zarówno dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, ale także „zwykły” mail, jak również jakikolwiek inny sposób komunikacji elektronicznej – sms, komunikator internetowy. W praktyce zdecydowanie najczęściej postać elektroniczna wniosku to wiosek przesłany mailem.
Wydanie na podstawie art. 94(12) k.p. kopii dokumentacji pracowniczej członkom rodziny zmarłego następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby ich uprawnienia. Pracodawca domaga się od tej osoby:
- potwierdzenia faktu zgonu pracownika lub byłego pracownika (akt zgonu), o ile nie posiada już tej informacji,
- potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy,
- potwierdzenia istnienia w chwili zgonu określonego powyżej powiązania rodzinnego (odpis skrócony aktu stanu cywilnego).
Ważne! W przypadku wniosku pochodzącego od wdowy lub wdowca potwierdzenie istnienia w chwili zgonu związku małżeńskiego zawarte jest w skróconym odpisie aktu zgonu.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Przepisy >>
Termin i sposób realizacji wniosku
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
- w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci elektronicznej, albo
- w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w par. 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 535) oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Przykład: Syn zmarłego pracownika złożył wiosek o wydanie kopii świadectwa pracy ojca, w którym to wniosku wskazał, że kopia ma być sporządzona elektronicznie. Czy musimy zrealizować ten wniosek skoro akta osobowe przechowujemy w formie papierowej?
Wnioskodawcy nie przyznano możliwości narzucenia w sposób wiążący formy, w jakiej chciałby otrzymać kopie. Oczywiście może wskazać to we wniosku, ale pracodawca nie jest tym związany. Kopię należy sporządzić i wydać, ale może ona być sporządzona w formie papierowej.
Tak też resort pracy (stanowisko MRPiT z 30 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej) stwierdził, że przepis par. 18 rozporządzenia nie wyklucza możliwości zawarcia przez pracownika w treści kierowanego do pracodawcy wniosku o wydanie kopii całości lub części dokumentacji prośby o wydanie jej w postaci innej niż ta, w której pracodawca dokumentację prowadzi/przechowuje. Wydaje się, że w miarę posiadanych możliwości, w szczególności organizacyjnych i technicznych, pracodawca powinien tego typu prośbę pracownika uwzględnić, jednakże decyzja o jej uwzględnieniu należy do pracodawcy.
Pracodawca realizuje wniosek nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Niedotrzymanie tego terminu może pociągnąć za sobą ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą, nie jest zaś zagrożone odpowiedzialnością wykroczeniową pracodawcy. Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji dołącza się do część B lub części C . Skoro w omawiany przypadku jest to wniosek pochodzący od członka rodziny, to trafia do części C akt osobowych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
