Chodzi o projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (nr UC127, dalej: projekt ustawy o przejrzystości wynagrodzeń), przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, a dokładnie jego art. 33-35 dotyczące ochrony danych osobowych. Celem projektu jest wdrożenie do krajowego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub za pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (Dz.U. L 132 z 17.5.2023, pp. 21–44, dalej: dyrektywa 2023/970).
Szkopuł w tym, że przepisy, które – jak twierdzi MRPiPS w ocenie skutków regulacji - mają pomóc w zapewnieniu równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania, budzą wątpliwości w kontekście ochrony danych, które mają być przekazywane pracownikom i raportowane przez pracodawców.
Czytaj również: O przepisach karnych w projekcie ustawy „o transparentności wynagrodzeń”>>
Ochrona danych według projektu i dyrektywy
Zgodnie z art. 8 ust. 1 projektu, pracownik będzie miał prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca. Z tym wnioskiem będzie mógł się zwrócić do pracodawcy osobiście lub za pośrednictwem organizacji związkowej lub organu ds. równości. A jeżeli otrzyma niedokładne lub niekompletne informacje, to będzie miał prawo wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o dodatkowe i uzasadnione wyjaśnienia oraz szczegółowe informacje dotyczące przekazanych danych (ust. 2).
Co więcej, na podstawie projektowanego art. 12 pracodawca będzie mógł zobowiązać pracownika, który uzyskał na podstawie ww. art. 8 ust. 1 i ust. 2 informacje dotyczące średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca, do niewykorzystywania tych informacji w innym celu niż cel polegający na dochodzeniu prawa do równego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Zabezpieczeniu przekazywanych przez pracodawców danych mają służyć przepisy o ochronie danych, czyli art. 33-35 (rozdz. 4 projektu). I tak, w myśl art. 33 dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 8 , 14, 22, 24, 28, 30, 31, 32 (dotyczące m.in. luki płacowej wśród pracowników czy dodatkowych, szczegółowych wyjaśnień w zakresie przekazanego sprawozdania z luki płacowej, w tym dotyczących różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć) nie mogą być wykorzystywane w innym celu niż stosowanie zasady równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Jeżeli informacje, przekazane zgodnie z art. 8, 14, 22, 24, 28, 30, 32, jak mówi art. 34 ust. 1, prowadziłyby do ujawnienia bezpośrednio lub pośrednio wynagrodzenia pracownika możliwego do zidentyfikowania, pracodawca zapewnia dostęp do takich informacji wyłącznie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, pracownikom wybranym przez załogę, do reprezentowania jej interesów, w trybie przyjętym u danego pracodawcy, o których mowa w art. 26 ust. 2, 27 pkt 1 i art. 32 ust. 1, Państwowej Inspekcji Pracy lub organowi do spraw równości. Na podstawie zaś ust. 2, do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, o których mowa w art. 26 ust. 2, 27 pkt 1, czyli wybranymi przez załogę reprezentantami pracowników i art. 32 ust. 1 (związki zawodowe, a w przypadku ich braku - wybrani przez załogę reprezentanci pracowników), posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Jeżeli natomiast o informacje wystąpi pracownik, to pracodawca niezwłocznie ma go poinformować o braku możliwości przekazania tych informacji oraz o możliwości zwrócenia się do reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej lub organu do spraw równości w celu doradzenia pracownikowi w zakresie ewentualnych roszczeń, nie ujawniając rzeczywistych poziomów wynagrodzenia poszczególnych pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Zgodnie zaś z art. 35, przepisu art. 34 nie stosuje się do przekazywania informacji, o których mowa w art. 16, 17, 20 i 30, do organu monitorującego.
Czytaj też w LEX: Sprawozdawczość i wspólna ocena wynagrodzeń a ochrona danych osobowych na gruncie Dyrektywy 2023/970 o równości wynagrodzeń >
Jak twierdzi ministerstwo, przepis art. 33 i 34 wdraża art. 12 ust. 3 dyrektywy.
- Art. 12 ust. 3 dyrektywy ma charakter fakultatywny. Decyzja co do jego wdrożenia została pozostawiona do uznania państw członkowskich. Regulacja ta wychodzi bowiem poza wymagania stawiane przez RODO i nie jest konieczna dla zgodności przetwarzania danych z RODO – zauważa resort. Jak podkreśla, dostęp do przekazanych danych w sytuacji, gdy umożliwiałyby one ujawnienie bezpośrednio lub pośrednio wynagrodzenia możliwego do zidentyfikowania pracownika, pracodawca zapewnia wyłącznie reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, Państwowej Inspekcji Pracy lub organowi do spraw równości. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w art. 26 ust. 2, 27 pkt 1 i 32 ust. 1, może być dokonywane wyłącznie przez pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę.
- W przypadku wystąpienia o takie dane przez pracownika, pracodawca ma obowiązek niezwłocznego informowania pracownika o braku możliwości przekazania informacji i możliwości zwrócenia się do reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej oraz organu ds. równości w celu doradzenia pracownikowi w zakresie ewentualnego roszczenia. Doradzenie polega na przekazaniu pracownikowi informacji o zasadności wystąpienia z roszczeniem określonym w rozdziale 6. Zwrócenie się do jednego podmiotu nie stoi na przeszkodzie zwróceniu się do drugiego podmiotu. Doradzenie nie może prowadzić do ujawnienia rzeczywistych poziomów wynagrodzenia - wyjaśnia dalej resort.
Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy i uprawnienia pracowników związane z przetwarzaniem danych osobowych w świetle Dyrektywy 2023/970 o równości wynagrodzeń >
Z kolei przepis art. 12 ust. 3 dyrektywy 2023/970, na który powołuje się MRPiPS stanowi, że państwa członkowskie mogą postanowić, że w przypadku, gdy ujawnienie informacji na podstawie art. 7, 9 i 10 prowadziłoby do ujawnienia, bezpośrednio albo pośrednio, wynagrodzenia współpracownika możliwego do zidentyfikowania, dostęp do tych informacji mają wyłącznie przedstawiciele pracowników, inspektorat pracy lub organ ds. równości. Przedstawiciele pracowników lub organ ds. równości doradzają pracownikom w odniesieniu do ewentualnego roszczenia na podstawie niniejszej dyrektywy, nie ujawniając rzeczywistych poziomów wynagrodzenia poszczególnych pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Do celów monitorowania na podstawie art. 29 informacje udostępnia się bez ograniczenia.
Przepis ogranicza dostęp do informacji płacowych
- Artykuły 33-35 projektu ustawy o przejrzystości wynagrodzeń stanowią próbę pogodzenia dwóch wartości: transparentności płacowej i ochrony danych osobowych pracowników. Art. 33 wprowadza ścisłe ograniczenie celu przetwarzania danych wyłącznie do realizacji zasady równego wynagradzania, co nawiązuje do logiki art. 6 ust. 4 RODO dotyczącego dalszego przetwarzania w celach innych niż pierwotne. Problem polega na tym, że przepis ten nie buduje pełnego systemu gwarancji wymaganych przez art. 88 RODO, który wymaga od prawodawcy krajowego ustanowienia „odpowiednich i szczególnych środków zapewniających ochronę godności ludzkiej, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych" w kontekście zatrudnienia. Samo ograniczenie celu to za mało - brakuje np. wyraźnego uregulowania okresów retencji danych przetwarzanych na podstawie tych przepisów (jedynie art. 22 ust. 3 reguluje przechowywanie informacji z art. 14 pkt 7), zasad minimalizacji danych czy oceny skutków dla ochrony danych, zwłaszcza biorąc pod uwagę wrażliwość informacji płacowych powiązanych z płcią – mówi serwisowi Prawo.pl dr hab. Dominik Lubasz, radca prawny, wspólnik w kancelarii Lubasz i Wspólnicy. Jego zdaniem, poważniejsze wątpliwości budzi art. 34, który w sytuacji ryzyka reidentyfikacji pracownika ogranicza dostęp do informacji płacowych - pracownik sam ich nie otrzymuje, a jedynie organizacja związkowa, przedstawiciele załogi, PIP lub organ ds. równości. - To de facto ograniczenie prawa dostępu do informacji, które powinno spełniać rygorystyczne przesłanki z art. 23 RODO. Tymczasem przepis nie zawiera ani wyraźnego powołania art. 23 RODO jako podstawy ograniczenia, ani testu proporcjonalności, ani wskazania zakresu ograniczanych praw podmiotu danych - a wymaga tego zarówno art. 23 ust. 2 RODO, jak i orzecznictwo TSUE. Dodatkowo odesłania wewnętrzne w art. 34 ust. 1 i 2 (do „art. 27 pkt 1") wydają się redakcyjnie nieprecyzyjne, co w praktyce może rodzić trudności interpretacyjne – zauważa dr hab. Dominik Lubasz. I wskazuje, że art. 35, wyłączający stosowanie art. 34 wobec przekazywania danych organowi monitorującemu, jest logiczny systemowo, organ ten pełni funkcję publiczną i potrzebuje pełnego dostępu do danych, by realizować swoje zadania. Niemniej projektodawca powinien rozważyć uzupełnienie tego przepisu o wymóg stosowania przez organ monitorujący odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, co wpisywałoby się w wymogi art. 6 ust. 3 RODO, zgodnie z którym prawo państwa członkowskiego stanowiące podstawę przetwarzania powinno być proporcjonalne do realizowanego celu i zawierać stosowne gwarancje.
Czytaj też w LEX: Wpływ dyrektywy 2023/970 o równości wynagrodzeń na procesy rekrutacyjne w kontekście ochrony danych osobowych >
- Reasumując, art. 33–35 wymagają istotnego doprecyzowania, by spełnić standard ochrony danych wynikający z RODO - w obecnym kształcie regulacja jest fragmentaryczna i nie tworzy spójnego systemu zabezpieczeń, jakiego wymaga przetwarzanie danych w kontekście zatrudnienia - zaznacza dr hab. Dominik Lubasz.
Pracodawcy obawiają się odpowiedzialności za ujawnienie danych
- Pytanie, kto miałby stwierdzać to ryzyko ujawnienia bezpośrednio lub pośrednio wynagrodzenia możliwego do zidentyfikowania pracownika i na jakim etapie miałby to stwierdzać. Dlatego pojawiają się obawy ze strony pracodawców, bo to na nich spoczywać będzie odpowiedzialność za ujawnienie tych danych. Zastanawiające jest co w przypadku, gdy nie da się stwierdzić tego zagrożenia na wstępnym etapie. Czy obowiązek udostępnienia tych danych w takim przypadku jest bezwarunkowy - pyta Katarzyna Kamecka, ekspert ds. prawa pracy Polskiego Towarzystwa Gospodarczego. Jak mówi, to są pytania, które nurtują pracodawców. Bo w małych firmach jest duże prawdopodobieństwo, że może dojść do ujawnienia informacji o wynagrodzeniu konkretnego pracownika.
Zwłaszcza, że – jak podkreśla Katarzyna Kamecka - unijna dyrektywa nie mówi o wynagrodzeniu poszczególnych pracowników. Mówi o wynagrodzeniu w podziale na płeć i luce płacowej. - To jest cel dyrektywy. Jeżeli natomiast istnieje prawdopodobieństwo ujawnienia wynagrodzenia łatwego do zidentyfikowania pracownika, to powinny w grę wchodzić przesłanki z ogólnych zasad ochrony danych osobowych – zaznacza Katarzyna Kamecka. Dlatego, jak twierdzi, przepisy o ochronie danych powinny zostać doprecyzowane.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
