7 kwietnia 2023 r., po dwumiesięcznej vacatio legis, zaczęły obowiązywać przepisy o pracy zdalnej, wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).
Z sygnałów, jakie docierają do serwisu Prawo.pl wynika, że do firm wchodzą inspektorzy pracy na kontrolę pracy zdalnej. Teraz fakt prowadzenia kontroli potwierdził nam Główny Inspektorat Pracy. - Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy prowadzą kontrole dotyczące wykonywania pracy zdalnej na podstawie nowych przepisów. Są to zarówno kontrole planowe, jak i kontrole na skutek złożonej skargi – przekazał nam Juliusz Głuski-Schimmer, rzecznik prasowy GIP.
Czytaj również: PIP nie będzie kontrolować pracujących zdalnie w ich domach>>
Praca zdalna – całkowita, częściowa i okazjonalna
Zgodnie z art. 67 (18) K.p., praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Może być też wykonywana okazjonalnie. Jak stanowi art. 67 (33) par. 1 k.p., okazjonalna praca zdalna przysługuje na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika strony mogą uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Czytaj więcej: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy - poradnik >>
Ustawa dopuszcza także pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Może też cofnąć polecenie w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, o czym pracownik ma poinformować pracodawcę niezwłocznie.
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ma określić w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja - to w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli natomiast nie było możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia tę treść z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25 (3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy. A jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, wówczas pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określa w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Co ważne, w myśl art. 67 (28) k.p., pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) par. 1 i 2 (tj. porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo organizacją reprezentatywną), regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) par. 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) par. 3 (tj. poleceniu pracodawcy), albo w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) par. 5 zdanie drugie (tj. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem). Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Czytaj też: Baran Krzysztof W. - Porozumienia w sprawie zasad pracy zdalnej w projekcie nowelizacji kodeksu pracy >>
Sprawdź również książkę: Meritum Prawo pracy 2023 ebook >>
PIP sprawdza, jak pracodawcy wdrożyli pracę zdalną
- Celem tych kontroli jest ocena stanu przestrzegania przez pracodawców przepisów dotyczących wykonywania pracy w formie zdalnej, wprowadzonych do Kodeksu pracy ww. ustawą. Kontrole te przeprowadzane są przez wszystkie okręgowe inspektoraty pracy w ramach nowego tematu „Przestrzeganie przepisów prawa przy zatrudnianiu pracowników w formie zdalnej” – twierdzi Juliusz Głuski-Schimmer. Według niego, zakres kontroli odpowiada m.in. przepisom Kodeksu pracy, przepisom rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w zakresie dotyczącym pracy zdalnej, oraz zagadnieniom w odniesieniu do tematyki kontroli ujętym w specjalistycznej liście kontrolnej stworzonej na potrzeby ww. tematu, tj.:
- porozumienie (między pracodawcą i zakładową/ymi organizacją/ami związkową/ymi)/ regulamin/ porozumienie zawarte z pracownikiem/ obowiązki informacyjne,
- wnioski pracowników uprzywilejowanych,
- organizacja pracy zdalnej,
- praca zdalna okazjonalna,
- praca zdalna wykonywana na polecenie pracodawcy,
- wymagania bhp.
Fakt prowadzenia kontroli potwierdza dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Jak twierdzi, zakres prowadzonych kontroli obejmuje pytania m.in. o to, na jakiej podstawie w firmie wdrożona została praca zdalna, jakie rodzaje pracy zdalnej funkcjonują w firmie, a także czy i ile osób z grup szczególnie uprawnionych korzysta z pracy zdalnej oraz czy były takie wnioski, w jakim terminie zostały rozpatrzone i czy była podana przyczyna odmowy, jeśli taka odmowa miała miejsce. Zdaniem dr Jaroszewskiej-Ignatowskiej, zaskoczenia nie powinien też stanowić fakt, że inspektorzy pracy sprawdzają, czy regulamin pracy zdalnej zawiera wszystkie elementy, które są wymagane przez przepisy oraz chcą skontrolować karty oceny ryzyka zawodowego oraz potwierdzenia wypłaty ryczałtu.
- Państwowa Inspekcja Pracy nie będzie kontrolowała pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania, czyli w miejscu zamieszkania pracownika czy też w innym miejscu, w którym pracuje zdalnie – mówi Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP. Jak podkreśla, to, że kontrolowani będą tylko pracodawcy nie budzi akurat najmniejszych wątpliwości.
Sprawdź w LEX: Czy można dodać regulacje dotyczące warunków pracy zdalnej do regulaminu wynagradzania, a nie do regulaminu pracy? >>
Zdaniem Siemienkiewicz, pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na procedury i dokumentację pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy. – Na pewno kontrolowane będą procedury, czyli wnioskowanie o pracę zdalną, jej udzielanie i odmowy. W tym ostatnim przypadku w szczególności chodzi o uzasadnienie braku zgody na pracę zdalną. Jedyną przesłanką, której nie kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy i której nie będą kontrolowały sądy w zakresie merytorycznym jest odmowa udzielenia zgody na pracę zdalną osób z grupy szczególnie uprzywilejowanej ze względu na organizację pracy. Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że odmowa musi być uzasadniona – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz. I dodaje: - Oprócz tego przedmiotem kontroli będą dokumenty związane z wypłatą ryczałtu czy ekwiwalentu, w zależności od tego, na co zdecyduje się pracodawca, oraz w jaki sposób pracodawca określił zasady kontroli pracy zdalnej, np. w kontekście zasad bhp.
Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, przyznaje, że pracodawcy spodziewali się tego, iż praca zdalna będzie przedmiotem zainteresowania Państwowej Inspekcji Pracy. – Pracodawcy oczekują, że kontrole nie będą służyły tylko weryfikacji, ujawnianiu zastrzeżeń, braków i karaniu, ale bardziej wsparciu inspekcji w wyjaśnieniu wątpliwości, dostosowaniu się do przepisów. Pracodawcy liczą na wsparcie, wyjaśnienia i wskazówki, jak kwestie, na które uwagę zwrócą inspektorzy pracy powinny wyglądać, pierwsze kontrole nie powinny kończyć się karami – mówi Robert Lisicki. I przypomina, że z tego punktu widzenia pracodawcy powinni zwrócić uwagę na katalog dokumentów związany m.in. z miejscem wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, informacją o BHP, oceną ryzyka i ochroną danych osobowych, a także o pobraniu oświadczenia od pracownika, że zapoznał się z informacjami nt. bhp i będzie tego przestrzegał oraz że miejsce, w którym pracownik będzie wykonywał pracę zdalną spełnia warunki BHP. – To jest kluczowy pakiet dokumentów, które przedsiębiorca musi posiadać, a posiadając je może czuć się pewnie, gdy przyjdzie kontrola – podkreśla Lisicki.
Czytaj też: Bezpieczna praca osób świadczących pracę w formie pracy zdalnej - krok po kroku >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
