Pracodawca może polecić pracę zdalną w trakcie m.in. stanu zagrożenia epidemicznego (obowiązującego obecnie), także wówczas, gdy nie ustalono wewnętrznych zasad pracy zdalnej. Warunkiem jest jednak złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych umożliwiających pracę zdalną, jak również ustalenie w poleceniu zasad pracy zdalnej (m. in. zapewniania narzędzi, rozliczania kosztów), pobranie przez pracownika oświadczeń (np. o zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej) oraz dokonanie oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną, jak również wypełnienie przez pracodawcę innych obowiązków. Jakkolwiek praca zdalna może być zlecona nawet na krótko to trudno zakładać, że pracodawca – przy nieprzygotowaniu dokumentacji dotyczącej pracy zdalnej wcześniej – jest w stanie w dniu wydania takiego polecenia „od zera” prawidłowo to wszystko przygotować.
WZORY DOKUMENTÓW w LEX:
- Wniosek o zgodę na pracę zdalną >
- Informacja o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o pracę zdalną (w przypadkach, gdy pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku) >
- Regulamin pracy zdalnej >
- Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej >
- Polecenie pracodawcy w sprawie pracy zdalnej >
- Porozumienie z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej >
- Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej >
- Procedura przeprowadzania kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, w związku z pracą zdalną >
Jeżeli praca będzie realizowana zdalnie w święto, pracownik powinien otrzymać za to inny dzień wolny od pracy w okresie rozliczeniowym.
Praca w święta dopuszczalna jest w przypadkach wskazanych w art. 151(10) k.p. Skoro pracownicy u pracodawcy pracują w święta to przyjmować należy, że wykonywane prace są dopuszczalne w dni świąteczne. Dotyczyć to musi jednak również konkretnie pracy osoby, której dotyczy pytanie. Możliwość pracy w niedziele i święta obejmuje bowiem nie wszystkich pracowników ale tylko tych, którzy faktycznie wykonują prace dopuszczalne w te dni oraz te prace, bez których te pierwsze nie mogą być wykonywane.
Czytaj w LEX: Praca w niedziele i święta - usługi świadczone drogą elektroniczną >>
Czytaj również: Praca w stałym dniu wolnym od pracy wymaga rozliczenia>>
Polecenie pracy zdalnej – tak, ale…
Według obowiązujących od 7 kwietnia 2023 r. przepisów (Dz.U. z 2023 r., poz. 240), zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z organizacją związkową, a jeżeli taka w zakładzie pracy nie działa w regulaminie pracy zdalnej konsultowanym z przedstawicielami pracowników. W pytaniu wskazano, że nie zostały ustalone zasady pracy zdalnej, czyli nie ma porozumienia ze związkiem zawodowym ani regulaminu.
Jeżeli zaś nie zostało zawarte porozumienie i nie wydano regulaminu zasady ustala się indywidualnie z pracownikiem albo określa je pracodawca w poleceniu pracy zdalnej (wydanym w oparciu o art. 67(19) par. 3 k.p.).
Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie pracy zdalnej można również uregulować kwestie pracy zdalnej dla zleceniobiorców? >>
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy m.in. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Mamy obecnie stan zagrożenia epidemicznego, a zatem przesłanka pozwalająca wydać takie polecenie jest spełniona. Nie ma przy tym ograniczenia odnośnie minimalnego okresu, na jaki praca zdalna może być zlecona, a więc można przyjąć także jeden dzień.
To jednak, że pracodawca może wydać takie polecenie nie oznacza, że jest w stanie wypełnić wszystkie warunki, które dla możliwości wykonywania pracy zdalnej muszą być spełnione.
Sprawdź w LEX: Polecenie pracy zdalnej - procedura krok po kroku >>
Po pierwsze, aby praca zdalna na polecenie pracodawcy była możliwa pracownik musiałby złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Przy braku takich warunków polecenie nie będzie mogło być wydane. Oświadczenie negatywne pracownika jest właściwie nieweryfikowalne. Nie jest to tylko kwestia posiadania biurka czy fotela i wolnego pokoju. Dodatkowo należy przyjąć m.in. kontekst dnia świątecznego – warunki lokalowe to nie tylko wyposażenie, zaplecze techniczne ale również możliwość wykonywania pracy w sposób bezpieczny, nie zagrażający naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych (dostęp innych osób do treści chronionych), z zachowaniem możliwości wystarczającego skupienia się, zachowania jakości pracy itp. W dniu świątecznym przy stosunkowo dużym prawdopodobieństwie przebywania w domu członków rodziny, domowników czy gości jest to znacznie ograniczone.
Po drugie, praca zdalna na polecenie pracodawcy jest nadal pracą zdalną, której wykonywanie wymaga wypełnienia przez pracodawcę szeregu obowiązków. Należy do nich m.in. zapewnienie narzędzi pracy (pracodawca nie może zobowiązać pracownika w poleceniu do pracy przy użyciu prywatnych narzędzi), rozliczenie kosztów poniesionych przez pracownika, przekazanie pracownikowi informacji wskazanych w art. 67(21) k.p., określenia procedury ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej (art. 67(26) k.p.), wypełnienia obowiązku z zakresu bhp wskazanych w art. 67(31) k.p., w tym w szczególności dokonania oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej. Jeżeli praca zdalna nie jest wykonywana w zakładzie pracy to pracodawca może tych wszystkich kwestii nie mieć przygotowanych i trudno zakładać by w piątek przed świętami „na szybko” udało się to przygotować.
Czytaj w LEX: Praca zdalna a ochrona danych osobowych >>>
Wreszcie, w poleceniu pracy zdalnej nie wskazuje się jedynie, że pracownik ma taką pracę wykonywać. Przy braku porozumienia z organizacją związkową i regulaminu pracy zdalnej konieczne jest w nim określenie zasad pracy zdalnej wskazanych w art. 67(20) par. 6 pkt 2-8 k.p.
Reasumując, zobowiązanie pracownika do wykonywania w święto pracy zdalnej jest możliwe ale spełnionych musi być wiele warunków, których bardzo prawdopodobne, że nie uda się wypełnić w razie podjętej naprędce decyzji o wydaniu takiego polecenia.
Rekompensata
Jeżeli już jednak dojdzie do pracy w święto, to pracownikowi wykonującemu pracę w tym dniu pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy. Jeżeli jest to niemożliwe za każdą godzinę przepracowaną w niedzielę lub święto wypłacany jest dodatek 100 proc. do wynagrodzenia.
Nie oddaje się przepracowanych 3 godzin jako 3 godzin wolnego – rekompensata ma wyrównać ilość dni wolnych, a więc musi polegać na oddaniu całego dnia wolnego. To, ze praca wykonywana byłaby w domu, bez dojazdów do pracy itp. nie ma żadnego znaczenia. Praca zdalna do praca wykonywana po prostu w innym punkcie ale to praca, a za pracę w wolnym dniu świątecznym rekompensata odbywa się według reguł wskazanych w art. 15111 k.p., niezależnie od tego, w jakim miejscu była realizowana.
Czytaj też: Praca nadliczbowa w niedziele i święta >>
Czytaj też: Godziny nadliczbowe - przekroczenie dobowej i przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
