Przy stałym rozkładzie dni pracy poniedziałek - piątek, sobota jest stałym dniem wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Praca zaś świadczona w tym dniu na polecenie pracodawcy związane z wystąpieniem szczególnych potrzeb  rekompensowana jest  do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 1513 k.p.).

Ważne! W przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciotygodniowego tygodnia pracy ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, w którym praca w dniu wolnym nastąpiła. Przesłanką stosowania art. 1513 k.p. nie jest przekroczenie przeciętnej czterdziestogodzinnej normy tygodniowej - co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego nawet gdy nie doszło do przekroczenia obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym (wyrok SA w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r., sygn. akt III APa 7/13).

Związane jest to z odrębnymi od siebie – wymiarem godzin pracy w okresie rozliczeniowy i minimalna liczbą dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym.

 


Dzień wolny

Dzień wolny ma zrekompensować w pierwszej kolejności samo „zajęcie” dnia, który był dla pracownika dniem wolnym – osoba zatrudniona ma w zamian uzyskać inny, cały dzień wolny. Pracodawca nie ma w tym zakresie wyboru – dzień wolny albo wynagrodzenie – rekompensata opiera się na dniu wolnym.

Błędem jest również rozliczenie każdej pracy w wolną sobotę w oparciu o przepisy o nadgodzinach. Pracą w godzinach nadliczbowych – według definicji zawartej w  art. 151 par. 1 k.p. - jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Normy czasu pracy to norma dobowa (8 godzin) i  średniotygodniowa (przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym). Dopóki pracownik  nie przepracuje w dniu wolnym więcej niż 8 godzin nie powstają nadgodziny. Dopiero przekroczenie 8 godzin stanowiłoby przekroczenie normy dobowej czasu pracy i nadgodziny dobowe. Nie możemy mówić o przekroczeniu od razu w tym dniu, w którym wystąpiła taka praca normy średniotygodniowej, gdyż przekroczenia z tym związane ustalić można z końcem okresu rozliczeniowego.

Przykład: Pracownik pracuje w systemie podstawowym (8 godzinnym), od poniedziałku do piątku.  Otrzymał polecenie pracy w sobotę i wykonywał ją przez 5 godzin. W zamian za tę pracę powinien uzyskać cały dzień wolny. W jego przypadku będzie to 8 godzinny dzień.  Taka sytuacja nie może jednocześnie doprowadzić do obniżenia wynagrodzenia.

Nie oznacza to jednak, że za pracę w wolną sobotę pracownik ma uzyskać 8 godzinny dzień wolny. Tak będzie w systemie podstawowym ale w wyniku tego, że w tym systemie nie ma innych dni pracy niż 8 godzinne.

Przykład: Jeżeli w powyższym przykładzie pracownik pracowałby w systemie równoważnym i w poszczególnych dniach pracy (stały rozkład dzienny poniedziałek - piątek) planowane byłyby różne ilości godzin, rekompensata 5 godzinnej pracy w wolną sobotę mogłaby nastąpić np. w dniu, w którym zaplanowane byłoby 5 godzin do przepracowania. Nastąpiłoby zarówno „oddanie” dnia wolnego, jak też jednocześnie całej ilości przepracowanych godzin.

W systemie równoważnym może wystąpić również sytuacja, w której w dniu uzgodnionym jako wolne zaplanowane było mniej godzin do przepracowania niż pracownik wypracował w wolną sobotę.

Przykład: Pracownik pracuje w systemie równoważnym, w miesięcznych okresach rozliczeniowych czasu pracy, w stałych dniach pracy (pon. -pt.). W wolną sobotę wykonywał na polecenie pracodawcy pracę przez 8 godzin. Pracodawca uzgodnił z pracownikiem, że dzień wolny wykorzysta w najbliższy wtorek, w którym zaplanowane zostało 5 godzin do przepracowania.

Nastąpi w tym przypadku rekompensata dnia pracy (zostanie zachowana jednocześnie minimalna liczba dni wolnych) ale pracownik odzyska” jedynie 5 z 8 przepracowanych godzin. Pozostałe 3 godziny zostaną zakwalifikowane z końcem okresu rozliczeniowego jako przekroczenie średniotygodniowe (nadgodziny średniotygodniowe).

  


Na przestrzeni okresu rozliczeniowego

Ważne! Oddanie dnia wolnego nie może nastąpić po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym praca w wolną sobotę wystąpiła.

Przykład: Pracujemy w miesięcznych okresach rozliczeniowych, pon. - pt., w różnych przedziałach godzinowych. Pracownik pracował w wolną sobotę. Złożył wniosek, by udzielić mu za tę prace wolnego dnia w kolejnym miesiącu. Czy możemy to zaakceptować?

Czas pracy i minimalna liczba dni wolnych od pracy rozliczane są na przestrzeni okresu rozliczeniowego. Akceptacja takiego wniosku oznaczałaby, że w tym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w wolną sobotę pracownik po pierwsze nie miałby zachowanej minimalnej liczby dni pracy (zachowanej zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), a po drugie z końcem okresu rozliczeniowego konieczne byłoby przeliczenie i tak liczby godzin, na skutek czego powstałyby nadgodziny średniotygodniowe związane z dodatkową pracą w sobotę. Zatrudniona osoba nabyłaby prawo do świadczeń za nie. W kolejnym zaś okresie rozliczeniowym realizacja wniosku pracownika skutkowałaby „niedopracowaniem” dni, ale również godzin pracy, co nie mogłoby skutkować obniżeniem wynagrodzenia.

 

Nadgodziny dobowe

Przy pracy w dniu wolnym powstać mogą również godziny nadliczbowe związane z przekroczenie normy dobowej czasu pracy.

Przykład: Pracownik pracował w wolną sobotę 9 godzin. W tym przypadku powstała jedna godzina nadliczbowa w związku z przekroczeniem normy czasu pracy (8 godzinnej), która zostać powinna zrekompensowana według zasad przypisanych do nadgodzin (wynagrodzenie wraz z dodatkiem lub czas wolny na wniosek pracownika – godzina wolna – albo bez wniosku pracownika – 1,5 godziny wolnego). Pierwsze 8 godzin rekompensowane jest dniem wolnym od pracy.

Czytaj również: Urlopu udziela się tylko w dni, które są dla pracownika dniami pracy

Uzgodnienie z pracownikiem

W przypadku pracy w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy – przy założeniu tego tekstu: w sobotę – dzień wolny udzielany jest w terminie uzgadnianym z pracownikiem, a nie narzucanym pracownikowi. Oznacza to, że strony powinny dokonać ustaleń w tym zakresie. Przy czym to pracodawca powinien wystąpić z inicjatywą, co nawet przy braku zgody pracownika na proponowany termin będzie stanowić dołożenie należytej staranności dla rozliczenia zgodnego z art. 1513 k.p.

W razie braku zgody pracownika lub braku możliwości udzielenia dnia wolnego z przyczyn obiektywnych (np. niezdolność do pracy pracownika powstała po świadczeniu pracy w wolną sobotę i trwająca do końca okresu rozliczeniowego) fatyczne godziny przepracowane w tym dniu w zdecydowanej większości będą z końcem okresu rozliczeniowego stanowić przekroczenie normy średniotygodniowej czasu pracy (czyli przeciętnie 40 godzin pracy na tydzień) i zostaną rozliczone jako nadgodziny średniotygodniowe.

Podkreślmy jednak, że nieudzielenie dnia wolnego musi wynikać z maksymalnie obiektywnych powodów. Przepisy nie dają w tym zakresie możliwości wyboru przez pracodawcę wypłaty wynagrodzenia, także wówczas, gdyby pracownik wprost wnioskował o takie rozliczenie pracy w dniu wolnym.

Zgodne z par. 6 pkt 1 lit c rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), do dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika dołącza się m.in. dokumenty z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513 k. p. ). Nie oznacza to jednak narzuconej jakiejkolwiek formy uzgodnień, jak też obowiązku dokumentowania każdego uzgodnienia. Uzgodnienia w dokumentacji pojawią się wówczas, gdy faktycznie zostały dokonane w jakikolwiek sposób związany z „wytworzeniem śladu po nich” (pisemnie, mailowo itp.). Same zaś ustalenie może nastąpić ustnie i jest wystarczające w pełni.

Bardziej istotne jest umieszczenie ślady w dokumentacji po braku możliwości uzgodnienia. Będzie to np. pismo pracodawcy z propozycją terminu odbioru dnia wolnego i odmowa pracownika zgody na proponowany termin, co będzie stanowić potwierdzenie podjęcia przez pracodawcę próby ustalenia, czyli próby zapewnienia prawidłowej liczby dni pracy w okresie rozliczeniowym.