Mamy kilka ustaw, które w różny sposób regulują kwestie formy zawierania umów potwierdzających warunki zatrudnienia. Kodeks pracy, regulujący zatrudnienie osób na podstawie umów o pracę, mówi o „formie pisemnej” lub „na piśmie”. Jeśli umowa o pracę zostanie zawarta w innej niż przewidziana formie, np. ustnie lub konkludentnie (przez przystąpienie do wykonywania obowiązków), to taka umowa jest ważna. Żeby nie narazić się na karę grzywny, pracodawca musi potwierdzić rodzaj i warunki umowy o pracę przed przystąpieniem przez pracownika do wykonywania pracy. Wymogu w zakresie potwierdzenia i formy nie ma, co do zasady, w przypadku umów prawa cywilnego.
Sprawdź też: Czy umowa o pracę z Ukraińcem musi być zawarta na piśmie i zostać przetłumaczona? >
Kodeks cywilny dopuszcza zawieranie umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej, gdy obie strony (np. zleceniodawca i zleceniobiorca) podpiszą umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zastępuje on zwykłą formę pisemną. Problemy zaczynają się, gdy wykonywanie pracy ma być powierzone cudzoziemcowi. Obowiązujące przepisy zabraniają pracodawcom zawieranie z nimi umów zlecenia w formie elektronicznej, bez użycia kwalifikowanego podpisu. Co gorsze, nawet prawnicy nie wiedzą, jak to zmienić.
Czytaj również: Umowa o pracę i umowy cywilnoprawne, czyli między stabilizacją a elastycznością>>
WZORY DOKUMENTÓW:
- Umowa o pracę w j. ukraińskim >
- Umowa zlecenia w j. ukraińskim >
- Informacja o warunkach zatrudnienia w j. ukraińskim >
Pisemne potwierdzenie albo wykroczenie i grzywna
Chodzi o ustawę z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. A dokładnie jej art. 88h ust. 1, zgodnie z którym podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. Z kolei art. 90d ust. 1 mówi, że w przypadku powierzenia pracy cudzoziemcowi zwolnionemu z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego siedziba lub miejsce zamieszkania albo oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajdują się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej. W tym ostatnim przypadku podmiot, który nie dopełni formy pisemnej podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł (art. 120 ust. 11 ww. ustawy).
Czytaj też: Obsługa prawna obcokrajowców zamierzających wykonywać w pracę w Polsce >
Zmiany są konieczne, ale jak je wprowadzić
Federacja Przedsiębiorców Polskich (FPP) złożyła w ubiegłym tygodniu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej postulat dotyczący przygotowania projektu nowelizacji ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
W opinii prof. Grażyny Spytek-Bandurskiej, eksperta prawa pracy FPP, która była inicjatorką proponowanych zmian i pilotowała je od momentu powstania koncepcji do przekazania postulatu FPP do ministerstwa, problemem są nie tyle praktyczne kłopoty, jakie rodzi różnorodność obowiązujących przepisów, co trudność w dokonaniu zmian. – Nawet wśród prawników są wątpliwości, jak należy wprowadzać zmiany: bezpośrednio nowelizując kodeks pracy czy też może wprowadzić je zmieniając ustawę o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – mówi prof. Grażyna Spytek-Bandurska.
- To jest postulat środowiska przedsiębiorców, żeby przyśpieszyć proces zatrudniania pracowników poprzez wprowadzenie możliwości zawierania umów w formie elektronicznej. Szybkość zatrudnienia ma niebagatelne znaczenie przy niektórych rodzajach prac, które wymagają natychmiastowego rozpoczęcia ich wykonywania, tu i teraz. Teraz szczególnie ważne przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy, ale i cudzoziemców ogółem – mówi Arkadiusz Pączka, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich. Jego zdaniem, zmiana przepisów ma uciąć obecne dyskusje interpretacyjne i wątpliwości co do tego, czy na gruncie obowiązujących przepisów można zawierać umowy cywilnoprawne w formie elektronicznej z cudzoziemcami. - Jesteśmy za ich doprecyzowaniem w drodze nowelizacji prawa, bo jako partnerom społecznym zależy nam także na zmianach uwzględniających interesy związków zawodowych - podkreśla Arkadiusz Pączka. I dodaje: - Te proponowane zmiany traktujemy jako pierwszy krok do rozmów o wprowadzeniu zawierania umów na odległość do kodeksu pracy i w stosunku do osób zatrudnianych na podstawie umów o pracę.
Czytaj też: Zatrudnianie obywateli Ukrainy w strukturach administracji samorządowej i rządowej >
- W wielu przypadkach kodeks cywilny dopuszcza możliwość zawierania umów cywilnoprawnych w dowolnej formie, w tym elektronicznej. Jednak ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wymaga formy pisemnej. Z kolei kodeks pracy odwołuje się do „formy pisemnej” lub „na piśmie”, a dodatkowo przewiduje możliwość jednostronnego potwierdzenia warunków zatrudnienia przez pracodawcę. Rzeczywiście jest pod tym względem bałagan, bo mamy różne przepisy i słuszne są wątpliwości, które i jak przepisy należy zmienić – mówi Prawo.pl Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Jak podkreśla, sama ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nierówno traktuje podmioty zatrudniające cudzoziemców. - O ile bowiem niedochowanie formy pisemnej przez podmiot zatrudniający cudzoziemca zwolnionego z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę podlega karze grzywny (art. 120 ust. 11), o tyle brak umowy w formie pisemnej przy zatrudnieniu cudzoziemca, od którego wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę, już nie jest karane – zauważa mec. Kuczkowski. I dodaje: - Ewidentnie jest to różne traktowanie cudzoziemców i podmiotów zatrudniających, co wydaje się być niewłaściwe. Problemem jest jego rozwiązanie. Bo ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nie można zmieniać kodeksu pracy, no i w ogóle pytanie, czy chcemy na szybko wprowadzać formę elektroniczną we wszystkich stosunkach pracy. Przyznam szczerze, że problem jest i jego rozwiązanie nie jest proste.
Czytaj też: Umowa o pracę przed dopuszczeniem do pracy - poradnik >
A sprawa jest poważna. Bo, jak podkreśla dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny, wobec niejednoznacznych przepisów ryzyko ponosi podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi. – W przypadku agencji pracy tymczasowej zatrudniającej obcokrajowców fakt dwukrotnego ukarania karą grzywny za niedopełnienie obowiązku potwierdzenia zawarcia umowy w formie pisemnej może oznaczać poważne problemy z kontynuowaniem działalności – zaznacza.
Sprawdź również książkę: Obowiązek wykonywania pracy przez pracownika >>
Umowy w trybie hybrydowym?
- Obowiązujące przepisy nie dają możliwości powierzenia pracy cudzoziemcowi na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej w formie elektronicznej, bo brak pisemnego jej potwierdzenia jest traktowany jako wykroczenie karane karą grzywny. Wątpliwości dotyczą natomiast zawarcia umowy o pracę na odległość z cudzoziemcem. A wszystko to w sytuacji, gdy podobnych ograniczeń nie ma w odniesieniu do Polaków będących zleceniobiorcą lub pracownikiem – podkreśla prof. Monika Gładoch. Jak tłumaczy, zgodnie z art. 29 par. 2 Kodeksu pracy, najprościej przyjąć, że pracodawca powinien potwierdzić warunki zatrudnienia pracownika stosując formę pisemną. Jednak spotkanie się stron w celu wymiany dokumentów lub ich wysłanie na adres pracownika nie zawsze będzie możliwe, a nawet celowe. W takiej sytuacji można więc skorzystać z rozwiązań, które przewiduje Kodeks cywilny, czyli formy elektronicznej z podpisem kwalifikowanym (art. 781 par. 1 k.c.).
Zdaniem prof. Gładoch, wyjściem z sytuacji może być zawieranie umowy o pracę w trybie hybrydowym. – Polega on na tym, że pracodawca posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast pracownik wykorzystuje zwykły podpis elektroniczny, jednakże zaopatrzony w gwarancje bezpieczeństwa w zakresie identyfikacji osoby. Bo chodzi o identyfikację autora oświadczenia woli – wyjaśnia.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
