W pandemii zdarza się, że pracownicy porzucają pracę nawet z dnia na dzień, a są i tacy, którzy w ogóle nie informują pracodawcy o tym, że więcej w pracy się już nie pojawią. Takie zachowanie pracowników nastręcza pracodawcom wiele problemów. No bo jak mają rozwiązać stosunek pracy, gdy pracownik zapadł się pod ziemię?

- Porzucenie pracy lub nawet jednodniowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego. Pracodawcy borykają się jednak z tym, jak taką dyscyplinarkę pracownikowi w pandemii doręczyć, gdy do pracy się nie stawia -  mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.

Obliczanie terminów do okresu wypowiedzenia - PROCEDURA >

Czytaj również: Pracownik zapłaci pracodawcy za porzucenie pracy? Są już takie pozwy

Wypowiedzenie tylko na piśmie

Zgodnie z art. 30 par. 3 Kodeksu pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika lub pracodawcę powinno być złożone na piśmie. Z kolei przepis art. 61 par. 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Do tej pory wystarczyło więc wysłać pismo pocztą tradycyjną listem poleconym pod właściwy adres (np. ten figurujący w aktach osobowych pracownika), by dzięki tzw. fikcji doręczenia uznać, że przesyłka została skutecznie doręczona, nawet gdy pracownik nie odebrał przesyłki.

WZORY DOKUMENTÓW:

 

Po wybuchu pandemii to się zmieniło. Obowiązujący od 18 kwietnia 2020 r. art. 98 ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2022 r. poz. 376, dalej: specustawa) zawiesił czasowo tę tzw. prawną fikcję doręczeń stosowaną m.in. w przypadku rozwiązywania umów o pracę. Bo nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

Czytaj też: Błędy przy wypowiadaniu i rozwiązywaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia >

- Oznacza to, że obecnie nieodebranie korespondencji zawierającej np. oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, po jej dwukrotnym awizowaniu, nie jest uznawane za skuteczne doręczenie pisma – potwierdza Prawo.pl Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. I wskazuje, że możliwe jest również skorzystanie z elektronicznej formy czynności prawnej, która jest aktualnie równoważna z formą pisemną. Zgodnie z art. 781 par. 1 Kodeksu cywilnego, oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę może zostać doręczone również za pośrednictwem poczty elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Takie oświadczenie pracodawcy uznaje się za złożone pracownikowi z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że pracownik mógł zapoznać się z jego treścią.

- Z tej elektronicznej formy możemy skorzystać, ale wtedy, gdy mamy prywatny adres mailowy pracownika udostępniony pracodawcy w celu komunikowania się z nim. Często jednak, zwłaszcza w przypadku pracowników produkcyjnych, pracodawcy takiego adresu mailowego nie posiadają. Muszą wówczas doręczać zwolnienie dyscyplinarne podpisane tzw. podpisem mokrym, czyli tradycyjnym, korzystając z kuriera lub Poczty Polskiej. I wtedy pojawia się problem, zwłaszcza, gdy z pracownikiem urywa się kontakt – przyznaje dr Iwona Jaroszewska–Ignatowska.

Pracodawcy starają się radzić sobie w tej sytuacji najlepiej jak potrafią. - Większość wysyła wypowiedzenie umowy drogą elektroniczną, w odpowiedzi na maila pracownika, w którym on informuje, że właśnie kończy pracę dla danej firmy. Jeśli pracodawca nie ma adresu mailowego pracownika, wysyła zwolnienie dyscyplinarne kurierem, mając nadzieję, że w czasach zakupów internetowych i powszechnego korzystania z dostaw za pośrednictwem firm kurierskich, pracownik przesyłkę odbierze. Jeśli ten sposób doręczenia nie zadziała, to korzystamy z tradycyjnej poczty. Brak tzw. fikcji doręczenia rodzi jednak ryzyko, że zwolnienia dyscyplinarnego doręczyć się nie da, a zatem stosunek pracy będzie trwał nadal ze wszystkimi tego konsekwencjami. To wielkie wyzwanie dla pracodawców w okresie pandemii – mówi dr Jaroszewska–Ignatowska.

Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan potwierdza, że firmy starają sobie z tym radzić w różny sposób, np. wysyłając pisma kurierem czy korzystając poczty elektronicznej. - W tym ostatnim przypadku najczęściej starano się korzystać z adresu służbowego przez pracownika, o ile taki posiadał. Dokument wypowiedzenia powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zauważa Lisicki. Jak twierdzi, wątpliwości powstawały przy korzystaniu z prywatnego adresu poczty elektronicznej pracownika. - Ważne jest, aby posiadać w aktach osobowych zgodę pracownika na wysyłanie korespondencji związanej z zatrudnieniem na dany adres prywatny – dodaje.

 

 

Z używaniem prywatnego adresu pracownika łączy się także inny problem dotyczący możliwości sprawdzenia odbioru maila. Jeśli pracodawca nie jest administratorem poczty, to udowodnienie, że pracownik przeczytał wiadomość elektroniczną będzie niezwykle trudne. 

 

Doręczenia elektroniczne. Komentarz

Martyna Wilbrandt-Gotowicz

Sprawdź  

Kiedy pismo zostanie uznane za doręczone

Dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny, zwraca uwagę na art. 3 pkt 23 Prawa pocztowego, który mówi o przesyłce rejestrowanej jako przesyłce pocztowej przyjętej za pokwitowaniem przyjęcia i doręczanej za pokwitowaniem odbioru. Jest ona stosowana w przypadku, gdy nadawcy zależy na uzyskaniu dokumentu z podpisem odbiorcy, który potwierdzi skuteczność doręczenia. - To jest ważne, bo zgodnie ze stanowiskiem judykatury, zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki stanowi dokument urzędowy, który korzysta z domniemania prawdziwości (por. sygn. akt II FSK 3091/16). Owszem, domniemanie to można obalić przeciwdowodem, ale ciężar obalenia domniemania prawdziwości dokumentu urzędowego, jakim jest pocztowy dowód doręczenia, spoczywa na osobie kwestionującej takie doręczenie – podkreśla prof. Gładoch.

W jej opinii, przepis specustawy jest zaprzeczeniem idei stosowania tego typu formy doręczenia, gdyż całkowicie neguje ich cel i skutek. - Sformułowanie zawarte w art. 98 ust. 1 specustawy w istotny sposób ingeruje w treść art. 61 K.c. i stosowaną dotychczas wykładnię. Ustawodawca z góry bowiem założył, że adresat nie będzie mógł zapoznać się z treścią oświadczenia woli złożonego w formie przesyłki za potwierdzeniem odbioru. Tak więc nieodebranie pisma z poczty w trakcie trwającej pandemii nie spowoduje - jak dotychczas - skutku doręczenia, a wręcz przeciwnie, pismo będzie uznawane jako niedoręczone – mówi prof. Monika Gładoch. I dodaje: - Wobec tak stanowczego brzmienia przepisu wątpliwa jest prawna możliwość udowodnienia, że adresat mógł zapoznać się z treścią przesyłki, co oznacza, że od woli adresata (pracownika), który podejmie pismo lub nie, zależeć będzie czy pismo zostanie skutecznie doręczone. Żywię nadzieję, że sędziowie będą jednak dopuszczać dowód świadczący o tym, że pracownik, który przebywał w miejscu zamieszkania w trakcie pandemii mógł odebrać przesyłkę, a zaniechał tego celowo, żeby uniknąć konsekwencji.

Według prof. Gładoch, przepis na szczęście nie dotyczy innych form doręczania pism, np. za pośrednictwem firmy kurierskiej lub mailem (z wykorzystaniem certyfikowanego podpisu elektronicznego).

Czytaj też: Terminy w prawie pracy - okresy wypowiedzenia >

 

Sprawdź również książkę: Doręczenia elektroniczne. Komentarz >>


Czy art. 98 specustawy ma zastosowanie do awiza?

W opinii Pawła Korusa, radcy prawnego, partnera w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy, byłego wieloletniego sędziego sądu pracy, art. 98 specustawy rzeczywiście rodzi pewne problemy. Wynikają one jednak z pewnej „niespójności” orzeczniczej. - Przede wszystkim do określenia terminu złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę nie stosuje się przepisów „proceduralnych” o doręczeniach – kwestię złożenia oświadczenia woli reguluje art. 61 k.c. - podkreśla. I wskazuje, że SN Izba Cywilna w wyroku z 20 maja 2015 r. (sygn. akt I CSK 547/14) słusznie zauważa, iż „teoria doręczenia będąca założeniem regulacji art. 61 par. 1 KC zakłada, że w normalnym toku rzeczy doręczenie pisma zawierającego oświadczenie woli nastąpi niezwłocznie. Nie ma podstaw do takiej interpretacji tego przepisu, że przyznaje ono adresatowi oświadczenia uprawnienie do odebrania pisma zawierającego je w dowolnym, dogodnym dla niego terminie. Możliwości skutecznego dokonania tego obejmują wiele sytuacji dotyczących osobistego doręczenia, pozostawienia przesyłki w miejscu pracy, czy przesłania za pośrednictwem poczty. Uzyskanie dowodu podjęcia starań o doręczenie powinno być połączone z wykazaniem, że umożliwiało ono adresatowi dotarcie do treści przesyłki, jest zatem kwestią ustaleń faktycznych. Przyjmowane jest w doktrynie i orzecznictwie, że realna możliwość zapoznania się adresata oświadczenia woli z jego treścią zachodzi również wówczas, gdy z własnej woli nie podejmuje on przesyłki pocztowej zawierającej to oświadczenie”. - Podobnie orzeka również Izba Pracy, ale niestety niuansuje kwestie doręczeń „z awizem” – zauważa mec. Korus.

Według niego, te uwagi są istotne w kontekście zakresu regulacji z art. 98 ustawy: czy przepis ten swoim zakresem obejmuje „doręczenie” z art. 61 k.c. - W mojej ocenie art. 98 ustawy nie modyfikuje art. 61 k.c. Wątpliwości natomiast wynikają z tego wspomnianego podejścia, że jak pracodawca wysyła oświadczenie „awizowane” to musi się liczyć ze skutkami „awiza” – np. w wyroku z dnia  14 czerwca 2017 r. (sygn. akt II PK 178/16) SN stwierdza, że „(i)stotą awiza pozostawionego przez kuriera, podobnie jak awiza pocztowego, jest powiadomienie adresata przesyłki o możliwości jej odebrania w określonym miejscu i terminie. Nie można zatem przyjąć za datę doręczenia jakiejkolwiek wcześniejszej daty przed upływem wskazanego terminu, skoro adresat ma prawo podjąć pismo nawet w ostatnim dniu tego okresu.” Teza ta nie odpowiada stanowi faktycznemu i jest mocno dyskusyjna (jeżeli miałaby oznaczać, że w przypadku nieodebrania przesyłki należy oświadczenie uznać za złożone w ostatnim dniu jej możliwego odebrania). Tym niemniej właśnie prowadzi do wątpliwości w związku z art. 98 specustawy – wyjaśnia mec. Paweł Korus. I dodaje: - Innymi słowy wątpliwości sprowadzają się do pytania, czy jeżeli pracodawca wybrał metodę doręczenia „awizowaną”, to zastosowanie ma art. 98 ustawy. Żeby zatem tych wątpliwości uniknąć, trzeba wybrać metodę doręczenia „nieawizowaną” do rąk własnych. Jeżeli pomimo kilku prób pracownik nie odbierze, to pracownik będzie musiał wykazać dlaczego. Jeżeli tego nie wykaże, w oparciu o art. 61 k.c. w zw. z art. 300 k.p. oświadczenie należy uznać za doręczone z data ostatniej z prób doręczenia.   

Czytaj też: Jak wypowiedzieć umowę o pracę i wręczyć świadectwo pracy w dobie koronawirusa? >

Czytaj również: Fikcja doręczenia nadal obowiązuje>>

Przepis do usunięcia

- Obecnie przepis powinien zostać już usunięty. Od początku był mocno kontrowersyjny, bo nierówno traktował podmioty prywatne i publiczne.  O ile zaniechanie odbioru korespondencji od podmiotu prywatnego po awizowaniu nie jest uznawane za skuteczne doręczenie pisma, o tyle korespondencja wysyłana przez sądy, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komornika sądowego nie utraciła przymiotu domniemania jego doręczenia – mówi Robert Lisicki.

Zapytaliśmy MRiPS o to, czy widzi potrzebę uchylenia tego przepisu i jeśli tak, to kiedy można spodziewać się zmiany. W odpowiedzi przekazano, że zajmowanie stanowiska w kwestii stosowania (jak również ewentualnej zmiany) przepisów tej ustawy należy do właściwości Ministerstwa Zdrowia. MRiPS nie jest upoważnione zarówno do dokonywania wiążącej wykładni przepisów prawa, jak i do analizowania oraz rozstrzygania konkretnych stanów faktycznych powstałych na gruncie ich stosowania. Jedynymi organami uprawnionymi do wykładni przepisów prawa są sądy (zatem w razie ewentualnego sporu rozstrzygnięcie należy do sądu pracy) – napisano. 

Czytaj też: Okresy wypowiedzenia - skracanie i wydłużanie >

Przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy o pracę >

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.