Obowiązek wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z nią organy administracji publicznej mają obowiązek stosować Krajowy Systemu Doręczeń Elektronicznych od 1 stycznia 2025 r. Dotyczy to także Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (art. 155 ust. 3 ustawy). Potwierdza to też harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania e-Doręczeń.
Profesjonalni pełnomocnicy, czyli osoby wykonujące zawody zaufania publicznego - adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze - mają obowiązek korzystać z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. Musieli więc założyć skrzynki w tym systemie. A mimo to Zakład Ubezpieczeń Społecznych nadal wysyła im pisma pocztą tradycyjną.
Zobacz szkolenie online w LEX: e-Doręczenia: alternatywy i konsekwencje dla pełnomocników i przedsiębiorców >
Czytaj również: Będą zmiany w e-doręczeniach. Ministerstwo pokazało jakie >>
Jak (nie) funkcjonują e-Doręczenia
O tym, jak w praktyce funkcjonują e-Doręczenia przekonał się Radomir Szaraniec, doradca podatkowy. Jak mówi serwisowi Prawo.pl, 10 lutego 2025 r. złożył przez e-Doręczenia pełnomocnictwo do reprezentowania członka zarządu spółki w postępowaniu prowadzonym przez ZUS Oddział w Białymstoku w sprawie stwierdzenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. - W pełnomocnictwie wyraźnie napisałem, że proszę o składanie pism poprzez e-Doręczenia - podkreśla. Jakież było jego zdziwienie, gdy Zakład doręczył mu w marcu 2025 r. decyzję… listem poleconym. - Doręczenie oczywiście wadliwe, a decyzja nie weszła do obrotu, ale ZUS w lipcu 2025 r. uznał, że wyśle wezwanie do zapłaty. Wezwanie też zostało wysłane listem poleconym do mnie jako pełnomocnika. Odpowiedziałem pismem wysłanym przez e-Doręczenia, wskazując na niedotrzymanie przez ZUS przepisów k.p.a. - mówi Radomir Szaraniec. I wskazuje na art. 39 par. 1 K.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej „adresem do doręczeń elektronicznych”, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Dopiero w przypadku braku możliwości doręczenia w ten sposób, organ doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (par. 2). I dopiero wtedy, gdy brak jest możliwości doręczenia w sposób wskazany w par. 1 i par. 2, organ doręcza pisma przesyłką rejestrowaną (czyli tradycyjną pocztą) albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
18 września 2025 r. ZUS Oddział w Białymstoku przysłał odpowiedź na pismo, informując, że Zakład na dzień 27 lutego 2025 r., tj. na dzień wydania decyzji o przeniesieniu odpowiedzialności za zobowiązania spółki, nie korzystał z funkcjonalności doręczeń elektronicznych. Dlatego decyzja została mu wysłana jako pełnomocnikowi w tej sprawie przesyłką rejestrowaną na jego adres i skutecznie mu doręczona. - Potwierdza to pana podpis na zwrotnym potwierdzeniu odbioru z 24 marca 2025 r. Uwzględniając powyższe, Zakład nie stwierdza nieprawidłowości w tym zakresie. Dlatego decyzja jako skutecznie doręczona i prawomocna podlega wykonaniu – napisał ZUS. To pismo doradca podatkowy otrzymał na e-Doręczenia.
- Okazuje się, że w ZUS w Białymstoku ani k.p.a., ani e-Doręczenia się nie przyjęły – mówi Radomir Szaraniec. Jak twierdzi, nie jest to jedyny oddział Zakładu, który nie dość, że pisma wysyła pocztą tradycyjną, to jeszcze wysyła stronom, pomijając pełnomocnika ustanowionego w sprawie.
- Faktycznie zdarza się, że ZUS w postępowaniach administracyjnych wysyła korespondencję stronom, a nie ich pełnomocnikom. I są to tradycyjne listy – na podstawie art. 71ad ustawy systemowej. Bez względu na formę doręczenia, nie jest ono prawidłowe i może być źródłem problemów. Szczególnie, jeśli strona nie poinformuje pełnomocnika, iż list dostała, bo uważa że pełnomocnik też go dostał, a to wśród osób prywatnych dość częste przekonanie. Natomiast w postępowaniach sądowych pisma z ZUS już prawidłowo trafiają do pełnomocników. Być może dlatego, że wysyłają je radcowie prawni z ZUS – mówi Magdalena Januszewska, radca prawny specjalizujący się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.
Czytaj też w LEX komentarz do art. 71ad ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych >
Cena promocyjna: 53.1 zł
|Cena regularna: 59 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 41.3 zł
ZUS wysyła listy zwykłe z troski o finanse publiczne
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych od 1 stycznia br. posiada i aktywnie wykorzystuje adresy do doręczeń elektronicznych (ADE). ADE zostały założone zarówno dla Centrali Zakładu, jak i dla wszystkich Oddziałów Zakładu – przekazało nam w odpowiedzi biuro prasowe ZUS. I dodało: - Fakt, że Zakład nie zawsze doręcza korespondencję na adres do doręczeń elektronicznych wynika zarówno z przepisów, jak również z uwagi na wydatkowanie środków publicznych.
Art. 4 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, na mocy którego – jak twierdzi ZUS - podmiot publiczny ma obowiązek doręczania korespondencji na adresy do doręczeń elektronicznych (ADE) tylko jeśli wymaga ona uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Ponieważ zgodnie z art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład ma prawo przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym oznacza to, że część korespondencji nadal będzie wysyłana papierowo. - Takie podejście wymusza na nas dyscyplina finansów publicznych, ponieważ wysyłka pisma listem zwykłym jest o ponad połowę tańsza niż za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Koszt wysyłki listu zwykłego w formacie S kosztuje Zakład 3,01 zł. Natomiast wysyłka pisma za pośrednictwem PURDE do podmiotu niepublicznego na jego ADE kosztuje Zakład 6,52 zł brutto. Z uwagi na wysokie koszty usługi PURDE Zakład na ADE doręcza tylko pisma wymagające potwierdzenia nadania lub odbioru – tłumaczy ZUS.
Według Zakładu nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 21 listopada 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1841) wprowadziła przepis, który ustanawia tzw. okres przejściowy dla podmiotów publicznych. Zgodnie z art. 147 ust. 5 do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 i art. 5 ustawy nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. - Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca, czyli Zakład. Zakład korzysta z tych przepisów, jeśli organizacyjnie nie jest w stanie zweryfikować, czy adresat posiada ADE – czytamy. I dalej, że sposób doręczenia pisma w sprawie powinien być ustalony w konkretnym stanie faktycznym z ewentualnym uwzględnieniem przepisów szczególnych, które mogą determinować sposób doręczenia w danej sprawie lub umożliwiać odstąpienie od doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych.
Dlaczego zatem ZUS, mając ADE pełnomocnika, wysyła list polecony, który nie jest listem zwykłym i jego nadanie nie oznacza troski o stan finansów publicznych?
Sprawdź również książkę: Prawo ubezpieczeń społecznych >>
Idea cyfrowego państwa prawa legła w gruzach?
Jak tłumaczy dr Katarzyna Kalata, radca prawny z kancelarii Kalata, od 1 stycznia 2025 r. wszystkie organy publiczne – w tym ZUS – zostały zobowiązane do doręczania pism przez e-Doręczenia. Tymczasem w praktyce ZUS wciąż masowo wysyła pisma listami zwykłymi, powołując się na tzw. przesłanki organizacyjne i koszty.
- To podejście całkowicie wypacza cel ustawy o doręczeniach elektronicznych. Ustawa miała zapewnić obywatelowi pewność doręczenia i równość komunikacji z urzędem. Zamiast tego mamy sytuację, w której profesjonalni pełnomocnicy mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami, a ZUS może z tego obowiązku się zwolnić – sam oceniając, że „organizacyjnie” mu to nie odpowiada. - Jeśli państwo wymaga od obywateli cyfryzacji, samo również musi ją konsekwentnie stosować. Nie może być tak, że ZUS wybiera między e-Doręczeniem a listem zwykłym w zależności od wygody czy budżetu. W przeciwnym razie idea cyfrowego państwa prawa pozostaje wyłącznie na papierze – uważa dr Katarzyna Kalata.
- Przepisy są jasne. Skoro dają możliwość wyboru obywatelom sposobu komunikacji, to ZUS, ale i inne organy administracji publicznej, powinny je stosować zgodnie z tym wyborem. Bo skuteczne powiadomienie to nie fanaberia obywatela, ale jeden z fundamentów postępowania administracyjnego. Bez tego w zasadzie jest utrudnione, a niekiedy nawet uniemożliwione skuteczne egzekwowanie praw przysługujących stronie postępowania – mówi dr Tomasz Lasocki z Wydziału Administracji i Nauk Społecznych Politechniki Warszawskiej, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich i dodaje: - Pracownicy organów państwowych powinni pamiętać, że ciąży na nich obowiązek poinformowania stron i zainteresowanych, a nie tylko wysłania informacji, a sądy nie od dzisiaj zwracają na to uwagę i w niejednej sprawie przyznawały już rację obywatelom.
Czytaj też w LEX: Wdrożenie i korzystanie z doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne zgodnie z RODO >
Ministerstwo Finansów potwierdza, że od 1 stycznia 2025 r. organy podatkowe mają obowiązek stosowania przepisów ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (PUH). - Sposoby doręczania pism przez organy KAS oraz prawidłowa kolejność ich stosowania uregulowana jest natomiast w art. 144 par. 1a-1c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Zgodnie z przepisem par. 1a tego artykułu korespondencja organów podatkowych doręczana jest w pierwszej kolejności na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, tj. e-Urząd Skarbowy/Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (odpowiednio: e-US/PUESC). Równoważne w skutkach prawnych tej metodzie doręczania pism jest doręczanie w siedzibie organu podatkowego – twierdzi MF. I podkreśla, że wysyłka korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych (ADE), tj. doręczanie z wykorzystaniem systemu e-Doręczenia, realizowana jest natomiast w sytuacji, w której adresat pisma (np. pełnomocnik profesjonalny) nie wyraził zgody na doręczanie pism na e-US/PUESC, a także, jeżeli doręczenie nie następuje w siedzibie organu podatkowego.
- Na mocy art. 9 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o doręczeniach elektronicznych, wykonujący zawód pełnomocnicy profesjonalni (adwokaci, radcy prawni i doradcy podatkowi) są zobligowani do posiadania ADE wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych, powiązanego z PURDE albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jeżeli zatem adresat pisma, będący wykonującym zawód adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym, realizuje obowiązek, o którym mowa wyżej, organy podatkowe w toku prowadzonych postępowań doręczają swoje pisma z wykorzystaniem systemu e-Doręczenia. Organy KAS zobligowane są jednak postępować zgodnie z dyspozycją przepisu art. 144 par. 1a Ordynacji podatkowej, w rezultacie czego wysyłka na ADE wpisany do BAE realizowana jest w przypadku braku wyrażonej zgody pełnomocnika profesjonalnego na doręczanie mu korespondencji na e-US/PUESC – przekazał resort.
Zobacz też w LEX: e-Doręczenia: Obowiązki pełnomocników od 1 stycznia 2025 >
Jak jednak zaznacza Przemysław Hinc, doradca podatkowy i członek zarządu w kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze - ani ZUS, ani inne organy, mimo ustawowego obowiązku nie korzystają z e-Doręczeń, choć każda osoba wykonująca zawód zaufania publicznego ma obowiązek posiadać dedykowaną dla tych kontaktów skrzynkę właśnie w tym systemie i przy pierwszej czynności podać właśnie ten adres. Wszelka korespondencja, aby miała przymiot skutecznie doręczonej pełnomocnikowi, musi zostać doręczona mu właśnie na ten adres – zaznacza Hinc. I dodaje: - ZUS lub inne organy nie mają tu swobody w wybieraniu takiego adresu, który akurat im pasuje. Nie jest tak, że wolno im wysyłać na dowolny adres list, albo mejla, bo może akurat tam będzie pełnomocnik. Tłumaczenie Zakładu jest nieakceptowalne, a wskazywane podstawy pozbawione są osadzenia w obowiązujących aktualnie przepisach. Co najwyżej usprawiedliwiać można by taki sposób korespondencji z osobą prywatną, ale z jej pełnomocnikiem już nie.
- Ze względu na trudny start systemu e-Doręczeń, urzędy skarbowe czy oddziały ZUS miały do tej pory kłopot z wykorzystywaniem tej formy komunikacji z obywatelami i przedsiębiorcami. A niewykorzystywanie możliwości systemu e-Doręczeń może mieć wpływ na potencjalne zobowiązania podatkowe i ubezpieczeniowe. Przede wszystkim, tradycyjna korespondencja pocztowa jest znacznie wolniejsza, co może wydłużać czas załatwienia spraw. I chociażby w prostej sytuacji nieterminowej wpłaty zobowiązań podatkowych, która może się zdarzyć każdemu podatnikowi - wezwanie do uiszczenia zaległości docierające do podatnika parę tygodni później będzie oznaczało konieczność zapłaty wyższych odsetek za zwłokę (obecnie - 12 proc. w skali roku) – wskazuje Jadwiga Chorązka, partner, doradca podatkowy w Vialto Partners Poland. Dodatkowo, jak zaznacza, e-Doręczenia zapewniają wyższy poziom bezpieczeństwa i autoryzacji, co oznacza, że dokumenty trafiają do właściwych adresatów, a ich integralność jest chroniona. W przypadku tradycyjnej poczty istnieje ryzyko zagubienia lub opóźnienia przesyłek, co może skutkować utratą ważnych informacji, a w wybitnie niesprzyjających okolicznościach nawet brakiem świadomości przedsiębiorcy - podatnika o toczących się postępowaniach (gdy pismo zostanie odebrane przez osobę postronną i pozostawione np. na recepcji firmy).
- Wydaje się, że w obliczu rosnącej ilości spraw administracyjnych urzędy, które nie korzystają z e-Doręczeń mogą również napotkać trudności w zarządzaniu dokumentacją, co może prowadzić do nieefektywności. W dłuższej perspektywie unikanie wykorzystywania e-Doręczeń może zatem wpływać nie tylko na relacje i komunikację z obywatelami, ale także na efektywność działania samych urzędów – dodaje Jadwiga Chorązka.
Czytaj też w LEX: Wdrożenie i korzystanie z doręczeń elektronicznych przez profesjonalnych pełnomocników zgodnie z RODO >
Czytaj również: Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń i aktywować usługę >>
Cyfryzacja w praktyce
Mnogość portali i systemów do komunikacji nie stanowi ułatwienia. Jest ePUAP, PUE ZUS, e-Urząd Skarbowy i są e-Doręczenia.
- Jako profesjonalny pełnomocnik mam problem z ogarnięciem tych wszystkich systemów, bo np. prowadząc postępowania upadłościowe muszę korzystać ze specjalistycznego portalu dla postępowań restrukturyzacyjnych. Już wolałem, gdy pisma otrzymywałem pocztą. Nawet jeśli musiałem odebrać awizo, ale miałem przynajmniej pewność, że niczego nie przeoczę – mówi anonimowo prawnik.
Czytaj też w LEX: Jak doręczenia elektroniczne wpływają na system prawa? >
Radomir Szaraniec ma sześć kont na portalu e-Doręczenia. Pierwsze osobiste, drugie jako doradca podatkowy, trzecie jako doradca restrukturyzacyjny, czwarte jako osoba prowadząca działalność gospodarczą oraz dwa konta, po jednym dla każdej ze spółek, której jest członkiem zarządu. Bo, jak mówi, bywa, że organy wysyłają pisma kierowane w sprawach doradcy podatkowego na inne konta, w tym osobiste.
Przyznaje, że to trochę za dużo i że można się w tym wszystkim pogubić, szukając w jaki sposób może się zechcieć skontaktować dany organ administracji publicznej.
Zobacz też szkolenie online w LEX: eDoręczenia w JST - podsumowanie półrocza funkcjonowania, aktualne problemy i planowane zmiany legislacyjne >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
