Dzięki usłudze e-doręczeń można otrzymywać i wysyłać korespondencję drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Taka forma komunikacji z administracją publiczną jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Aby z niej korzystać, trzeba posiadać skrzynkę do e-doręczeń. Obowiązek wysyłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-doręczeń mają od 1 stycznia 2025 r. m.in. organy administracji rządowej, zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi), a także podmioty niepubliczne rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku oraz te składające wniosek o wpis do CEIDG. Obowiązek objął też jednostki samorządu terytorialnego. Kto i od kiedy ma ten obowiązek określa Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania e-doręczeń.

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe. Ale skrzynkę do e-doręczeń może założyć każdy obywatel, który ma profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód). W każdej chwili mogą też zrezygnować z tej usługi.

 

Co trzeba przygotować do założenia skrzynki

Zakres danych zależy od tego czy składamy wniosek dla siebie, czy w imieniu innej osoby albo podmiotu. Jeśli składamy wniosek dla siebie, to trzeba przygotować:

  • dane kontaktowe – adres e-mail i adres do korespondencji. Pozostałe dane pojawią się automatycznie po zalogowaniu profilem zaufanym;
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny, trzeba podać dane tej osoby: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

Jeśli składamy wniosek jako reprezentant lub pełnomocnik:

  • dane osoby, którą reprezentujemy: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail i adres do korespondencji,
  • dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo w formie elektronicznej (wzór pełnomocnictwa), podpisane podpisem elektronicznym (chyba, że te informacje są dostępne w KRS),
  • potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo, 
  • jeśli administratorem skrzynki będzie ktoś inny niż osoba, którą reprezentujemy- dane administratora: imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail.

 

Jak wygląda adres do doręczeń elektronicznych?

Adres do e-doręczeń (ADE) nie jest adresem e-mail. To ciąg znaków przeznaczonym do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Posiada następującą strukturę: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, w której:

  • AE – to rodzaj identyfikatora – oznaczający adres elektroniczny,
  • PL – to kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166,
  • X – to cyfra,
  • Y – to litera,
  • ZZ – to cyfry oznaczające sumę kontrolną.

Przykładowy ADE: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Zobacz w LEX: e-Doręczenia: Obowiązki pełnomocników od 1 stycznia 2025 > >

Jak założyć adres i skrzynkę do e-doręczeń?

Adres do doręczeń elektronicznych można założyć przez stronę gov.pl/e-doreczenia.  Zanim wypełnimy wniosek, musimy wypełnić ankietę, w której określimy dla kogo zakładamy adres do e-doręczeń. Pól wyboru jest siedem, od obywatela, poprzez przedsiębiorcę, podmiot publiczny, osobę wykonującą zawód zaufania publicznego, podmiot niepubliczny, aż do  komornika sądowego i jednostkę podmiotu publicznego, która nie posiada nr REGON.

Samo złożenie wniosku utworzenie adresu i skrzynki polega na kliknięciu przycisku „złóż wniosek” i zalogowaniu się do e-usługi. Można to zrobić na 5 sposobów:

  1. profilem zaufanym – możesz założyć go online,
  2. e-dowodem,
  3. bankowością elektroniczną,
  4. przez mObywatel,
  5. eID.

Po wypełnieniu wniosku i ewentualnym załączeniu odpowiednich dokumentów (jeśli wniosek składamy za kogoś) wniosek należy podpisać elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym) i wysłać. Potwierdzenie złożenia wniosku przyjdzie na podany adres e-mail.

Ministerstwo cyfryzacji zaznacza, że niektóre dane są wpisane do wniosku automatycznie i może zdarzyć się, że są błędne. To powoduje, że nie można ich poprawić. Wówczas nie trzeba wysyłać tego wniosku. Trzeba natomiast skontaktować się ze swoim urzędem gminy i zgłosić korektę danych.

 

Jak aktywować skrzynkę do e-doręczeń?

Po otrzymaniu e-maila o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o adres do e-doręczeń, administrator wskazany we wniosku będzie mógł aktywować skrzynkę. Aby to zrobić trzeba zalogować się do serwisu  mObywatel.gov.pl lub gov.pl/e-doreczenia. 

Następnie trzeba:

  1. Otwórzyć zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym.
  2. Kliknąć przycisk Aktywuj skrzynkę przy skrzynce, którą chcesz aktywować.
  3. Podać adres email do powiadomień i zapoznać się z regulaminem świadczenia usług przez operatora wyznaczonego i kliknąć przycisk „aktywuj”.

Na wskazany adres e-mail przyjdzie informacja, że skrzynka jest aktywna i można z niej korzystać.

Czytaj w LEX: Najczęściej zadawane pytania o e-doręczenia dla pełnomocników > >

 

Jak wyszukać dany adres?

Wszystkie utworzone adresy do e-doręczeń trafiają do publicznego rejestru - Bazy Adresów Elektronicznych. Wyszukiwarka zawiera aktualne dane podmiotów publicznych z aktywnymi adresami do e-doręczeń. Dane są aktualizowane codziennie, oprócz weekendów oraz dni wolnych od pracy.

Usługa umożliwia sprawdzenie, czy dany urząd lub podmiot korzysta z e-doręczeń poprzez wyszukiwarkę. Aby wyszukać podmiot trzeba wpisać jego nazwę, numer REGON, miejscowość lub województwo. Możesz też filtrować wyniki np. przez miejscowość lub województwo.

Wyszukiwanie osób fizycznych jest możliwe na podstawie jednego z dwóch zestawów danych:

  • PESEL albo identyfikator EU, imię i nazwisko
  • imię, nazwisko i pełny adres do korespondencji.

Dane osób fizycznych są udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym. Obywatele i firmy nie mają wglądu w te dane. Dane firmy są widoczne dla wszystkich użytkowników e-doręczeń.

 

Czy e-doręczenia są bezpłatne?

Bezpłatna jest korespondencja:

  • od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
  • pomiędzy podmiotami publicznymi.

Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Zobacz także w LEX: NOWOŚCI W SERWISACH LEX – TOP tematy i funkcjonalności dla adwokatów i radców prawnych > >

 

Przedsprzedaż
Doręczenia elektroniczne. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ]
-15%
Przedsprzedaż
Doręczenia elektroniczne. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ]

Martyna Wilbrandt-Gotowicz

Sprawdź  

Cena promocyjna: 169.14 zł

|

Cena regularna: 199 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 199 zł