Układ świąt w grudniu 2025 r. i w styczniu 2026 r. pozwolić może, w połączeniu ze stosunkowo krótkim urlopem, na uzyskanie dosyć długiego ciągłego wolnego. Dla wielu pracodawców wnioski urlopowe na ten okres mogą być bardzo korzystne, gdyż działają w okolicach świąt w znacząco ograniczonym zakresie. Dla innych może to być jednak problem, gdyż okres ten jest właśnie czasem intensywnej pracy. Odmowa ustalenia urlopu może spotkać się z reakcją części pracowników w postaci zgłoszenia wniosku o tzw. urlop na żądanie.
Pracownik może domagać się udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż czterech dni urlopu we wskazanym przez niego terminie – tzw. urlop na żądanie (art. 167[2] ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, najlepiej przed rozkładową godziną rozpoczęcia pracy lub niedługo po tej godzinie.
Czytaj również: Urlop na żądanie na dni okołoświąteczne >>
Urlopy, w tym urlopy na żądanie, udzielane są przez pracodawcę. To, że przepisy art. 167[2] k.p. wskazują na prawo pracownika do skorzystania z urlopu we wskazanym przez niego terminie nie oznacza, że urlopu tego sam sobie udziela.
Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r. (sygn. akt II PK 199/17) wskazał, że z jednej strony, dominujące znaczenie ma obowiązek zatrudniającego („pracodawca jest obowiązany”), z drugiej zaś, podkreślono aktywność i decyzyjność podmiotu oferującego pracę – świadczy o tym słowo „udzielić”. Zmienne te doprowadzają do co najmniej dwóch wniosków. Po pierwsze, w ramach art. 167[2] k.p. pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach. Po drugie, oczywiste jest, że mimo tak zdeterminowanego braku swobody podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje jednak pracodawca. Znaczy to tyle, że pracownik nie może korzystać z tego prawa bez jego udzielenia.
Rozpoczęcie urlopu na "żądanie" przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08). Regulacje wewnętrzne obowiązujące u pracodawcy mogą jednak przewidywać odstępstwa od tego, np. dorozumianą zgodę w razie nie otrzymania konkretnej odpowiedzi niezwłocznie po złożeniu wniosku.
Głównym problemem dla pracodawcy jest to, czy może odmówić akceptacji wniosku o urlop na żądanie. Odpowiedź na to pytanie jest bardzo istotna w sytuacji okołoświątecznej, w której urlopy już często na ten okres zaplanowane wraz z innymi nieobecnościami skutkują w wielu przypadkach znacznym ograniczeniem liczby personelu.
Przykład: Pracodawca wskazał w regulaminie pracy, że w okresie od 1 grudnia do 5 stycznia nie są udzielane urlopy wypoczynkowe, w tym urlop na żądanie.
Nie można z góry wyłączyć możliwości składania w pewnych okresach roku wniosków o urlopy na żądanie. Takie działanie (np. zawarcie takich zapisów w regulaminie pracy ) byłoby istotnym ograniczeniem uprawnień pracowniczych. W miejsce zapisu regulaminowego należy w tym zakresie stosować nadal regulację art. 167[2] k.p.
W przykładzie pracodawca z góry wyłącza pewien okres spod stosowania w nim pewnego uprawnienia pracowniczego. Czym innym jest jednak odmowa w związku z zaistnieniem pewnej sytuacji.
Podstawową przyczyną odmowy udzielenia urlopu na żądanie jest po prostu brak prawa do urlopu we wnioskowanym wymiarze. Może to mieć miejsce, gdy:
Przykład: Na drugą połowę grudnia kilkoro pracowników z jednego z działów firmy miało zaplanowane i rozpoczęło urlopy wypoczynkowe. W tym czasie jeden pracownik zaczął także urlop ojcowski, cztery osoby się rozchorowały. Z całego działu zostało troje pracowników. Dwoje z nich składa wnioski o urlop na żądanie. W takich przypadkach ocena możliwości odmowy udzielenia urlopu jest szczególnie istotna.
Mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09).
W wyjątkowych zatem przypadkach interes pracodawcy przeważa nad prawem pracownika i odmowa udzielenia urlopu na żądanie jest możliwa. Takie okoliczności mogą wystąpić w okresie okołoświątecznym.
Przykład: Wszyscy pracownicy działu firmy, którzy mieli pracować 22 i 23 grudnia złożyli wnioski o urlopy na żądanie. Rozpoczęcie tych urlopów sparaliżowałoby pracę działu i możliwe, że całej firmy. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopów.
Odmowy nie mogą być dowolne, ale w przypadkach takich jak w przykładzie, w sytuacjach gdy wniosek o urlop składany jest, gdy w okolicy świąt i tak znacznie okrojony jest zespół (zwolnienia chorobowe i inne, zaplanowane wcześniej urlopy wypoczynkowe itp.), może być uzasadniona koniecznością zachowania funkcjonowania pracodawcy, rozpoczęcie urlopów naraziłoby go na straty, odpowiedzialność za szkody związane z nieterminowym realizowaniem zobowiązań, utratę klientów.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
