To pytanie rodzi wiele wątpliwości. Zasadą w prawie pracy jest, że urlop wypoczynkowy udzielany jest w uzgodnieniu z pracownikiem i zgodnie z planem urlopów. Pracodawca co do zasady nie może więc jednostronnie wysłać pracownika na urlop, ponieważ prawo do wypoczynku ma charakter osobisty i wymaga uwzględnienia potrzeb zarówno pracownika, jak i pracodawcy - pisze Sylwia Benc, radca prawny. Wyjaśnia m.in., czy istnieją wyjątki i w jakich sytuacjach mają zastosowanie.
Zgodnie z art. 167(1) kodeksu pracy (dalej: k.p.) w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego, w zakresie wyznaczonym przez pracodawcę. Jednak przepis ten odnosi się wyłącznie do okresu wypowiedzenia.
Czytaj również: Kiedy pracodawca może przymusowo wysłać pracownika na urlop? >>
Na podstawie natomiast art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że udzielenie urlopu zaległego w terminie do końca września następnego roku kalendarzowego jest obowiązkiem pracodawcy. Niedopełnienie tego obowiązku może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika (por. pismo Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 7.04.2008 r., GIP GPP-110-4560-170/08/PE, z dnia 7 kwietnia 2008 r.). Pracodawca, który nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, a jeżeli planowane projektem z dnia 1 września 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw zmiany wejdą w życie - od 2000 zł do 60 000 zł.
Skoro nieudzielenie zaległego urlopu w terminie do końca września następnego roku kalendarzowego może stanowić wykroczenie, to czy pracodawca w takiej sytuacji może przymusowo wysłać pracownika na urlop? Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07), z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody.
Problem jednak w tym, że ustawodawca, zapominając o powyższym orzecznictwie, wprowadził przepis art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Powyższy przepis należałoby uznać za zbędny, skoro na gruncie obowiązujących regulacji możliwe było zobowiązanie pracownika przez pracodawcę do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, w wyznaczonym przez pracodawcę terminie, nawet bez zgody pracownika. Co więcej, biorąc pod uwagę, że powyższa zasada przewiduje wyraźne upoważnienie do jednostronnego wyznaczenia przez pracodawcę terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, po ich zakończeniu brak jest podstawy pozwalającej na jednostronne narzucenie pracownikowi terminu wykorzystania zaległego urlopu. Przepis ten w istocie pogorszył więc sytuację prawną pracodawcy (por. Baran Krzysztof W. (red.), Komentarz do niektórych przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, [w:] Tarcza antykryzysowa 1.0 - 4.0, ustawa o dodatku solidarnościowym i inne regulacje, jako szczególne rozwiązania w prawie pracy, prawie urzędniczym i prawie ubezpieczeń społecznych związane z COVID-19. Komentarz).
Poprzednio PIP przyjmowała, że możliwe jest jednostronne skierowanie pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. W następstwie jednak regulacji covidowych PIP stanęła na stanowisku, że pracodawca może skierować pracownika jednostronnie na urlop jedynie w dwóch przypadkach, tj. w okresie wypowiedzenia i na podstawie przepisów covidowych. Toteż obecnie PIP wskazuje, że ustawodawca przewidział jedynie jedną sytuację, w której pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop. Sytuacja taka może mieć miejsce w czasie trwania okresu wypowiedzenia.
Twierdzenie zatem, że pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy tylko dlatego, że ma on zaległy urlop z poprzedniego roku, jest ryzykowne. Powoływanie się na orzecznictwo sprzed pandemii i pomijanie przepisów covidowych oraz ich wpływu na interpretację prawa może prowadzić do błędnych wniosków.
Co zatem w takiej sytuacji może obecnie zrobić pracodawca? W doktrynie, w oparciu o orzecznictwo sprzed pandemii i ówczesne stanowiska PIP, przyjmowano, że pracodawca może zobowiązać pracowników do wskazania terminu wykorzystania zaległego urlopu do końca września, a wobec osób, które tego nie zrobią, stosować kary porządkowe. Także obecnie uzasadnione jest podejmowanie podobnych działań, aby zapewnić terminowe wykorzystanie urlopów przez pracowników. Dlatego w praktyce warto zwrócić się do pracowników z pisemną prośbą o podanie terminu wykorzystania zaległego urlopu – najlepiej w formie indywidualnych pism, które jednocześnie przypomną o liczbie przysługujących dni. Prośbę należy udokumentować, np. e-mailem, pismem z potwierdzeniem odbioru, a w ostateczności obwieszczeniem (choć to ostatnie rozwiązanie łatwiej zakwestionować). Takie działania pozwolą pracodawcy w razie kontroli PIP wykazać, że podejmował starania o likwidację zaległych urlopów, co może zmniejszyć ryzyko nałożenia grzywny za ich nieudzielenie.
Sylwia Benc, radca prawny z Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
