Z sygnałów, jakie trafiają do redakcji Prawo.pl wynika, że są na rynku pracy pracodawcy, którzy znaleźli sposób na „optymalizację” organizacji pracy w zakładzie pracy. Ten sposób to nakłanianie pracowników, by nie korzystali z przysługującego im w danym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego. W zamian, na koniec roku, pracodawca wypłaca im ekwiwalent pieniężny, czyli dodatkowe wynagrodzenie – swoistą premię.
- To jest bardzo złożony problem – mówi serwisowi Prawo.pl Waldemar Urbanowicz, adwokat z kancelarii DT- Gujski Zdebiak. I dodaje: - Pracodawca nigdy nie może zmusić pracownika do tego, żeby zrezygnował z przysługującego mu prawa. To, czy pracownik wykorzysta swój urlop wypoczynkowy, czy też nie, to dobrowolna decyzja pracownika (chyba że chodzi o urlop zaległy do wykorzystania do 30 września następnego roku lub urlop w okresie wypowiedzenia).
Zobacz w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2025 >
Czytaj również: Ekwiwalent za urlop przy wypowiedzeniu umowy przez pracownika >>
Prawo do urlopu i sankcje za naruszenie tego prawa
Zgodnie z art. 152 par. 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. I co ważne, tego prawa do urlopu, w myśl par. 2, pracownik nie może się zrzec.
Jeśli zaś chodzi o wypłatę ekwiwalentu, to istotny jest art. 171 par. 1 K.p., zgodnie z którym w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Oznacza to, że prawo do ekwiwalentu powstaje tylko w razie ustania stosunku pracy (bez znaczenia pozostaje rodzaj umowy czy tryb jej zakończenia). Ustawodawca przewidział jeden wyjątek od obowiązku wypłaty ekwiwalentu – w art. 171 par. 3 K.p. Przepis ten stanowi, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w par. 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę.
- Dotyczy to sytuacji, gdy np. po zakończeniu umowy na czas określony pracownik od razu zawiera z tym samym pracodawcą następną umowę – wówczas niewykorzystany urlop z poprzedniej umowy przechodzi do wykorzystania podczas kolejnego zatrudnienia, a pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu. Co ważne, brak tego obowiązku oznacza zarazem zakaz wypłacenia ekwiwalentu w takiej sytuacji, jeżeli strony postanowią o późniejszym wykorzystaniu urlopu – wskazuje mec. Waldemar Urbanowicz. I podkreśla, że poza powyższym wyjątkiem przepisy nie przewidują żadnej innej możliwości wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w trakcie trwania stosunku pracy.
Co więcej, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, a jeżeli tego nie zrobi, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. - W skrajnych przypadkach przenoszenia zaległego urlopu przez kilka lat, nieudzielenie urlopu w naturze również nie uprawnia do wypłaty ekwiwalentu przed ustaniem zatrudnienia – urlop nadal powinien zostać udzielony, a jego niewykorzystanie może skutkować sankcjami dla pracodawcy – zauważa mec. Urbanowicz.
Kodeks pracy przewiduje bowiem sankcje karne za naruszenie prawa do urlopu. Zgodnie z art. 282 par. 1 K.p., kto, wbrew obowiązkowi, nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego (lub bezpodstawnie obniża jego wymiar) podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Czytaj też w LEX: Urlop wypoczynkowy - zasady udzielania i przedawnienie >
![[E-book] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I i II](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82945/978-83-8390-722-2_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 272.7 zł
|Cena regularna: 303 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 121.2 zł
Wypłata „pod stołem” nie legalizuje niedopuszczalnej praktyki
- Wypłacenie pracownikowi pewnej kwoty „pod stołem” czy pod pozorem innego świadczenia (np. premii) w zamian za niewykorzystanie urlopu, nie legalizuje sytuacji – taka praktyka jest niedopuszczalna i może zostać potraktowana jak niewywiązanie się z obowiązku udzielenia urlopu. Innymi słowy, próba obejścia prawa poprzez „wypłatę ekwiwalentu pod nazwą innego świadczenia” również stanowi naruszenie przepisów i zagrożona jest grzywną – podkreśla mec. Waldemar Urbanowicz. Jak twierdzi, pracodawca, który zachęca pracowników do pracy bez wykorzystania w ciągu roku urlopu wypoczynkowego, by potem na koniec roku im zapłacić za to ekwiwalent pieniężny, tworzy ukryty fundusz wynagrodzeń. W wyniku wypłaty takiej dodatkowej gratyfikacji dochodzi do zaburzeń finansów firmy.
Czytaj też w LEX: Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – poradnik na przykładach >
- To jest absolutnie niedopuszczalne i niezgodne z prawem. Bo wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy jest możliwa tylko i wyłącznie przy rozwiązaniu umowy o pracę – mówi Monika Smulewicz, założycielka HR na Szpilkach oraz Eduwersum Collegium Rozwoju HR. I dodaje: - Pracodawcy, którzy zachęcają pracowników do niewykorzystywania przysługującego im urlopu wypoczynkowego, w zamian wypłacając im na koniec roku ekwiwalent pieniężny, nie tylko naruszają przepisy Kodeksu pracy, ale również konstytucyjną zasadę prawa pracownika do wypoczynku.
Także Paweł Korus, radca prawny, partner w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy, b. wieloletni sędzia sądu pracy, uważa, że pracodawca nie może w trakcie zatrudnienia wypłacać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. - Po pierwsze nie udzielenie urlopu stanowi wykroczenie (art. 282 par. 1 pkt 2 k.p.). Po drugie wypłata ekwiwalentu jest dopuszczalne tylko przy rozwiązaniu umowy o pracę (art. 171 par. 1 k.p.). Można rozważać, czy pracodawca (za zgodą pracownika) mógłby rozwiązać umowę i nawiązać ją kolejnego dnia. Taka czynność mogłaby jednak zostać uznana za pozorną – strony nie miały woli zakończenia stosunku pracy – mówi mec. Paweł Korus.
Zobacz w LEX: Kalkulator ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy >
Sprawdź również książkę: [E-book] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I i II >>
Urlop pracownika nie podlega żadnej zamianie na pieniądze
Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy się wyłącznie w związku z zakończeniem zatrudnienia. Już w starszych orzeczeniach akcentowano, iż z chwilą ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.
Według SN, z samej istoty tego ekwiwalentu wynika, że jest to jednorazowe świadczenie przysługujące z tytułu niewykorzystania urlopu z przyczyn wskazanych w ustawie. Tym samym roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne dopiero w dniu ustania stosunku pracy (wyroki SN: z 5 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 34/96, oraz z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00).
W nowszym orzecznictwie SN podkreśla niedopuszczalność zastąpienia urlopu wypoczynkowego ekwiwalentem w trakcie trwania umowy o pracę. W wyroku z 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że jakiekolwiek porozumienie między pracodawcą a pracownikiem przewidujące wypłatę ekwiwalentu za urlop w czasie trwania stosunku pracy jest nieważne. Pracodawca nie może zwolnić się z obowiązku udzielenia urlopu w naturze poprzez umowę o wypłacie ekwiwalentu, np. comiesięcznie jako dodatek do wynagrodzenia.
Zobacz też procedurę w LEX: Ustalanie wynagrodzenia urlopowego >
SN uznał, że wypłata ekwiwalentu w innych przypadkach niż wskazane w Kodeksie pracy nie jest dopuszczalna. Np. w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) wskazał, że pracownik ma realnie wykorzystać urlop, a ekwiwalent stanowi rekompensatę tylko gdy udzielenie urlopu okaże się niemożliwe.
Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy wynikające z rozwiązania stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy >
W przeszłości istniały jednak rozbieżności w orzecznictwie. W uchwale składu 7 sędziów SN z 8 lipca 1999 r. (sygn. akt III ZP 10/99) uznano, że art. 171 par. 1 K.p. (stanowiący o ekwiwalencie przy rozwiązaniu umowy) nie wyklucza całkowicie możliwości wypłaty ekwiwalentu w innych okolicznościach, za zgodną wolą obu stron stosunku pracy. Uchwała z 1999 r. wskazywała, że przepis ten pełni funkcję gwarancyjną (zapewnia minimalną ochronę), ale nie stanowi bezwzględnego zakazu wypłaty ekwiwalentu przed rozwiązaniem umowy.
- Na tej podstawie część doktryny i orzecznictwa dopuściła możliwość jednorazowego spłacenia pracownikowi zaległego urlopu za dawno minione lata, o ile nie dotyczy to bieżącego urlopu i ma na celu uniknięcie przedawnienia zaległych roszczeń urlopowych. Sugerowano np., że jeśli pracownik ma urlop zaległy sprzed kilku lat (którego nie da się już udzielić w naturze bez dezorganizacji pracy), strony mogłyby wyjątkowo zawrzeć porozumienie o wypłacie ekwiwalentu za ten najdawniejszy urlop, przy jednoczesnym udzieleniu w naturze bieżących urlopów. Takie stanowisko ma jednak charakter wyjątkowy i kontrowersyjny – zauważa mec. Waldemar Urbanowicz. Dominująca linia orzecznicza stoi na straży zasady, że „dopóki pracownik pozostaje w stosunku pracy, urlop nie podlega żadnej zamianie na pieniądze”. SN w kolejnych orzeczeniach praktycznie wykluczył możliwość „wykupienia urlopu” w trakcie zatrudnienia, uznając takie porozumienia za sprzeczne z prawem pracy i zasadą uprzywilejowania pracownika.
Czytaj również: Urlop wypoczynkowy przy kolejnych umowach u tego samego pracodawcy >>
Bezpieczniej jest udzielać urlopu wypoczynkowego w naturze
W opinii mec. Waldemara Urbanowicza, praktyka wypłacania ekwiwalentu urlopowego bez rozwiązania stosunku pracy jest co do zasady niezgodna z prawem. Obowiązujące przepisy Kodeksu pracy wyraźnie ograniczają możliwość wypłaty ekwiwalentu do sytuacji, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. W trakcie trwania zatrudnienia pracownikowi przysługuje urlop w naturze i nawet jego zgoda na „zamianę” urlopu na pieniądze nie legitymizuje takiego rozwiązania. - Zarówno orzecznictwo Sądu Najwyższego, jak i stanowisko PIP oraz przeważające opinie doktryny chronią prawo pracownika do realnego wypoczynku. Wypłacenie ekwiwalentu przed zakończeniem umowy stanowi naruszenie przepisów o urlopach – może być traktowane jako niewykonanie obowiązku udzielenia urlopu i skutkować sankcjami (mandat, grzywna) dla pracodawcy. Wyjątkowe poglądy dopuszczające taką wypłatę w szczególnych okolicznościach (np. za bardzo dawno zaległy urlop za zgodą pracownika) mają charakter kontrowersyjny i nie wynikają wprost z przepisów. Dlatego w praktyce bezpieczniej i zgodniej z prawem jest zawsze udzielać urlopu wypoczynkowego w naturze, a ewentualny ekwiwalent wypłacać wyłącznie przy definitywnym zakończeniu współpracy z pracownikiem. Tylko takie postępowanie gwarantuje realizację celu urlopu wypoczynkowego oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami prawa pracy – zauważa mec. Waldemar Urbanowicz.
Zobacz też w LEX: Współczynnik ekwiwalentowy 2025 r. >
Sprawdź również: Jak ustalić w informacji warunki zatrudnienia dla niepełnoetatowca? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
