Pracodawcy zauważyli, że pandemia i wprowadzenie pracy zdalnej spowodowały spadek wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Jeszcze do niedawna 1-2 dni z urlopu były wykorzystywane przez pracowników na załatwianie prywatnych spraw. Teraz tego nie ma. Wygląda na to, że ma to związek z pracą zdalną, bo część osób załatwia sprawy prywatne w dni pracy zdalnej, w godzinach pracy.
- Mali i średni pracodawcy rzadko wprowadzają systemy nadzoru nad pracownikiem. Nie inwestują w nie, bo jest to dla nich nieproporcjonalny wydatek. Wówczas mogą polegać wyłącznie na uczciwości pracowników - mówi serwisowi Prawo.pl Magdalena Januszewska, radca prawny, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego.
Czytaj również: Czy szef może „wyłączyć” korzystanie z urlopów w wakacje >>
Praca zdalna – zasady jej wykonywania mają być określone w porozumieniu lub w regulaminie
Zgodnie z art. 67(20) kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli zaś u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
W porozumieniu oraz regulaminie mają być określone m.in. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (67[20] par. 6 pkt 4-7 k.p.).
Zobacz wzór w LEX: Ankieta skrócona (dla kierowników) - ankieta służy określeniu rodzaju stanowisk, w których możliwe jest zastosowanie systemu pracy zdalnej>
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 111.3 zł
Organizacja pracy to podstawa
Na problemy firm z organizacją pracy i nadzorem nad pracownikami wykonującymi pracę zdalną uwagę zwraca także Państwowa Inspekcja Pracy. - Najwięcej uchybień i nieprawidłowości dotyczyło kwestii określania zasad wykonywania pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach oraz obowiązków informacyjnych (56 proc. kontroli); wymagań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących pracy zdalnej (49,5 proc.), a także organizacji pracy zdalnej (23,2 proc.) – podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy w sprawozdaniu ze swojej działalności w 2024 r. Według PIP, w świetle obserwacji inspektorów pracy i przeprowadzonych kontroli praca zdalna występowała częściej w średnich i dużych podmiotach, zatrudniających co najmniej 50 pracowników i tam też stwierdzano mniejsze naruszenia przepisów dotyczących pracy zdalnej.
- Z przeprowadzonych kontroli wynika, iż przyczyną ujawnionych nieprawidłowości jest: nieznajomość przepisów prawa w zakresie pracy zdalnej; nieczytelność przepisów – w szczególności z uwagi na sposób ich zredagowania (liczne odesłania do innych przepisów, szczegółowość przepisów); krótka praktyka stosowania przepisów – czytamy w sprawozdaniu. W ocenie inspektorów pracy, pracodawcy również zauważają niektóre wady pracy zdalnej, takie jak np.: trudności w monitorowaniu wydajności pracowników i problemy z integracją zespołu oraz komunikacją online.
W opinii mec. Magdaleny Januszewskiej praca zdalna lub hybrydowa dobrze obrazuje wzajemne relacje między danym pracownikiem i pracodawcą. – Jeśli pracodawca nie prowadzi bieżącego nadzoru, to głównie od kultury pracy pracownika zależy, jak będzie wykorzystywać czas pracy – podkreśla mec. Magdalena Januszewska. I przypomina, że za nadmiar niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego odpowiedzialność ponosi pracodawca i to on w razie kontroli PIP może ponieść karę za złą organizację pracy, a nie nieuczciwie wykorzystujący czas pracy pracownik.
Czytaj też w LEX: Kryczka Sebastian , Ocena warunków technicznych i lokalowych po powodzi - w kontekście możliwości wykonywania pracy zdalnej>
Sprawdź również książkę: Prawo pracy wobec nowych technologii >>
Zdaniem Roberta Lisickiego, radcy prawnego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, tak być nie powinno. – To jest kwestia organizacji pracy zdalnej i świadomości tego, jak wykonywanie pracy w formule zdalnej można monitorować, rozliczać. W niektórych przypadkach, kiedy praca polega na wprowadzaniu danych, opracowywaniu określonej liczby materiałów przełożeni mają świadomość, w jakim wymiarze praca została wykonana. W sytuacji, kiedy praca ma bardziej twórczy charakter przełożony wciąż ma możliwość oceny dyspozycyjności i zaangażowania pracownika. Musimy mieć na uwadze, iż w przypadku pracy zdalnej zmieniamy miejsce wykonywania pracy, ale wciąż obowiązują nas przepisy wewnątrz zakładowe dotyczące ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Utrzymujemy dotychczasowy system czasu pracy (np. podstawowy bądź zadaniowy), wciąż mamy obowiązek wykonywania pracy starannie, podlegamy kierownictwu pracodawcy. Pracodawca powinien ustalić i przekazać pracownikom jasne wytyczne dotyczące zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną czy zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Prawo przyznaje pracodawcom możliwość kontroli pracy zdalnej i dyscyplinowania pracowników niestosujących przyjętych reguł organizacji i porządku pracy – mówi Robert Lisicki. I podkreśla, że pracodawcy nie sygnalizowali zasadniczych problemów na tym tle. – W firmach, w których po okresie pandemii Covid-19 dostrzeżono problemy z efektywnością, zapewnieniem normalnego toku pracy, praca zdalna została często ograniczona do 1-2 dni w tygodniu bądź podejmowano decyzje o korzystaniu tylko z opcji okazjonalnej pracy zdalnej – podkreśla dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan.
Czytaj również: Praca zdalna w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą, to dla pracownika same problemy >>
Czytaj też w LEX: Kryczka Sebastian , Zasady przygotowania instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej>
Praca zdalna to przede wszystkim nadal praca
- To, jak realizowana jest praca zdalna i jak w związku z nią wykorzystane są urlopy wypoczynkowe w firmie jest kwestią organizacji pracy oraz kontroli. Rzeczywiście od czasu wprowadzenia przepisów o pracy zdalnej do kodeksu pracy obserwujemy, że zmniejszyła się w firmach liczba wyjść prywatnych, a z wykorzystaniem urlopów wypoczynkowych w pełnym wymiarze było również spore wyzwanie - mówi z kolei dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, partnerka zarządzająca w kancelarii People & Law, radca prawny. Jak podkreśla, firmy coraz częściej proszą o szkolenia dla przełożonych, by uświadomić im, jakie mają narzędzia dyscyplinujące. - Pamiętajmy, że pracownik, decydując się na umowę o pracę, godzi się na podporządkowanie wobec pracodawcy. Wiele mówimy o szacunku, godności i wellbeingu pracowników. I one są poza dyskusją. Z istoty stosunku pracy wynika jednak kierownicza funkcja pracodawcy/przełożonego i podporządkowanie pracownika. Pracownik ma określone obowiązki i musi je wykonywać. Przede wszystkim musi wykonywać pracę i przestrzegać zasad organizacji pracy, w tym korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień od pracy - podkreśla dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. Dlatego, jak twierdzi, bardzo ważne jest przypominanie pracownikom, że praca zdalna to przede wszystkim nadal praca, a miejsce jej wykonywania nie ma wpływu na kwestie organizacyjne.
- Wydaje się to prozaiczne, a jednak jest bardzo potrzebne. Jeśli pracownik ma zamiar nie wykonywać pracy przez określony czas, to powinien zawnioskować o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych. Jeśli nie ma zamiaru pracować przez cały dzień, powinien zawnioskować o urlop. To przełożony decyduje, czy zwolnienia lub urlopu udzieli. Niektórzy pracownicy potrafią się całkiem dobrze ukrywać - mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. I dodaje: - Ostatnio przygotowywaliśmy wypowiedzenie dla pracownika, który nie wykonywał pracy u klienta przez ponad pół miesiąca, ale twierdził, że pracując zdalnie na bieżąco realizował powierzone mu długoterminowe projekty. Gdy już sprawdzono, że nie wykonał przez ten czas żadnej służbowej czynności, pracownik uznał, że po prostu odbierał przez cały ten czas nadgodziny. Ale do tego też potrzebna jest zgoda przełożonego. Z organizacją i kontrolą czasu podczas pracy zdalnej jest dużo praktycznych wyzwań. Szczególnie, gdy w firmie nie ma narzuconych zasad potwierdzania przybycia i obecności w pracy poprzez poranny kontakt z przełożonym - wskazuje dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. Pracodawca ma jednak wiele środków dyscyplinujących, które może zastosować wobec niesubordynowanych pracowników rzekomo pracujących zdalnie. I w praktyce pracodawcy rzeczywiście je stosują.
Czytaj też w LEX: Kryczka Sebastian , Kontrola wykonywania pracy zdalnej - praktyczne zasady w tym przykłady zapisów regulacji zakładowych>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
