Wpływ pracodawcy na wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych przez pracowników

Okres wakacyjny to tradycyjnie czas zwiększonego zainteresowania wypoczynkiem. Większość pracodawców nie musi w tym okresie nadmiernie się martwić, by pracownicy urlopy wykorzystywali, często bardziej istotne jest ułożenie ich terminów w taki sposób, by nie kumulowały się w tym samym czasie. U części pracodawców może akurat latem występować znaczny spadek zapotrzebowania na pracę (np. szeroko pojęta branża edukacyjna). Część osób zatrudnionych jednak niespecjalnie chce wypoczywać – powstaje pytanie, na ile pracodawca może narzucić im terminy urlopów.

Zasadą jest, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować:

•  jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, konieczne jest uzyskanie zgody związku zawodowego na taką rezygnację; decyzja o nietworzeniu planu urlopów podjęta bez zgody organizacji związkowej jest nieważna;
• jeżeli organizacja związkowa nie działa, decyzję podejmuje pracodawca bez konieczności konsultowania tego ani uzgadniania z przedstawicielami pracowników.

Ważne! Jeżeli plany urlopów są tworzone, to ustalony w planie termin (terminy) urlopów są wiążące – pracownik w tych terminach ma realizować urlop, pracodawca może go do pracy  nie dopuścić. Ewentualne dodatkowe wnioski urlopowe mają w tych przypadkach znaczenie bardziej techniczne. Termin urlopu został już uzgodniony wcześniej, a niewykorzystywanie wypoczynku w tym terminie może być wynikiem zgody pracodawcy na przesunięcie terminu urlopu, przesunięcia przez pracodawcę w związku z zaistnieniem szczególnych potrzeb, wystąpienia sytuacji usprawiedliwiających nieobecność uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu.

Przykład: W planie urlopów tworzonym u pracodawcy zaplanowano pracownikowi urlop w terminie 6-19 lipca. Pracownik 6 lipca stawia się do pracy i ją świadczy. Przy braku jakiejkolwiek reakcji pracodawcy/przełożonego należy przyjąć, że wyrażona została zgoda na przesunięcie urlopu.

Dobrym rozwiązaniem jest wyraźne wskazanie w regulacjach wewnętrznych, że ustalony w planie termin urlopu jest wiążący, a zmian terminu może nastąpić jedynie w sytuacjach wskazanych w art. 164 i 165 k.p., przy czym zmiana terminu umotywowana ważnymi przyczynami leżącymi po stronie pracownika wymaga złożenia w postaci elektronicznej lub papierowej wniosku do pracodawcy. Pracodawca podejmuje decyzję dotyczącą tego wniosku i świadczenie pracy w terminie urlopu wskazanego w planie wymaga uzyskania wyraźnej zgody również w postaci elektronicznej lub papierowej.

W razie rezygnacji z planów urlopów terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem.

Czytaj również: Pierwszy urlop wypoczynkowy a wcześniejsza działalność gospodarcza i zlecenia>>

Urlopy zaległe, urlopy w okresie wypowiedzenia

Przepisy wskazują wprost, że pracodawca może narzucić należny w oparciu o zasadę proporcjonalności urlop w okresie wypowiedzenia.

Przykład: Pracownik otrzymał 8 czerwca wypowiedzenie, obowiązuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia upływa z końcem miesiąca, a zatem stosunek pracy będzie trwać do końca września. Zakładając, że osoba ta ma prawo do 26 dni urlopu rocznie, u tego pracodawcy ma prawo do 20 dni urlopu (9/12 z 26, wynik zaokrąglamy w górę do pełnego dnia). W obecnej linii orzeczniczej dominuje stanowisko, zgodnie z którym okres wypowiedzenia rozpoczyna się od jego dokonania, a nie od początku kolejnego miesiąca. Oznacza to, że pracodawca może pracownikowi narzucić urlop – tzn. wyznaczyć konkrety termin – już nawet w czerwcu. Może przy tym „operować” 20 dniami urlopu – jednostronne udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia obejmować może jedynie urlop należny w stosunku do długości okresu zatrudnienia u tego pracodawcy w danym roku kalendarzowym (plus ewentualny urlop zaległy). W terminie wykorzystania urlopu wyznaczonym przez pracodawcę pracownik nie jest dopuszczany do pracy.

W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu.

Przykładowo, w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., (II PK 313/07) wskazano, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Tak również SN w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) oraz PIP (stanowisko PIP z 12 marca 2020 r., pismo GIP znak: GPP-110-4560-8/09/PE/RP).

Możliwe jest więc również narzucenie terminu urlopu zaległego.

Udzielanie urlopów przy rezygnacji z planów urlopów

Co jednak jeżeli plany urlopów nie są tworzone, pracownik nie ma urlopu zaległego i nie biegnie okres wypowiedzenia? 

Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony, terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem, ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie, ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Nie oznacza to, że pracodawca może po prostu udzielić (narzucić) pracownikom urlopy. Przepisy art. 163 k.p. dają pracodawcy narzędzie nie tyle wprost jednostronnego narzucania terminów urlopów, co pozwalające na ich wyznaczenie po podjętej i nieudanej próbie ustalenia terminu. Proponując terminy urlopów, pracodawca działać musi w dobrej wierze, uwzględniając wypoczynkowy charakter urlopów.