Sankcje nakładane na Rosję i Białoruś to temat, który nie schodzi z tytułów pierwszych stron gazet już od ponad roku – a mimo tego w sektorze przedsiębiorstw pozostaje on nadal nieprawidłowo rozpoznany. Chociaż panuje powszechne przekonanie, że nałożenie środków ograniczających na te kraje jest słuszne i powinno się je stosować, wielu przedsiębiorców nie wie, jak w praktyce to zrobić również we własnej organizacji. Jest to szczególnie istotne z uwagi na odpowiedzialność, jaką niesie ze sobą brak zgodności z przepisami sankcyjnymi – kara pieniężna do 20 milionów złotych oraz kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż 3 lata dla osoby odpowiedzialnej za zawarcie niedozwolonej transakcji handlowej.

Czytaj: 
UE: Będzie prawo pozwalające na konfiskowanie majątków osób omijających sankcje>>
Go Sport - pierwsza firma z listy sankcyjnej sprzedana>>

Jak zmieniają się przepisy sankcyjne?

Sankcje międzynarodowe (znane również jako: szczególne środki ograniczające) nie są nowym instrumentem prawnym, natomiast szczególnego znaczenia dla polskich przedsiębiorców nabrały w momencie rosyjskiej agresji na Ukrainę. Odpowiedź na wydarzenia za naszą wschodnią granicą w postaci rozbudowanego pakietu sankcji sprawiła, że rynek musiał zacząć brać pod uwagę środki, które zostały nałożone na osoby lub podmioty (np. zakaz udostępniania zasobów gospodarczych czy środków finansowych) oraz towary (np. zakaz importu lub eksportu konkretnych grup produktów).

Czytaj w LEX: Weryfikacja kontrahentów a przetwarzanie danych osobowych >>>

Z obserwowania globalnych i europejskich trendów wynika jasno, że sankcje zostaną z nami na dłużej, a ich kolejne pakiety będą dalej systematycznie wprowadzane. Bezpośrednim dowodem na to jest już 10. pakiet sankcji unijnych, w którym restrykcjami objęto kolejne 121 osób i podmiotów, co sprawia, że łącznie sankcjom w związku z ostatnimi wydarzeniami podlegają obecnie 1473 osoby i 205 podmiotów. Dodatkowo do „katalogu” środków możemy dopisać między innymi zakaz eksportu technologii krytycznych i wyrobów przemysłowych, rozszerzenie listy towarów podwójnego zastosowania podlegających ograniczeniom eksportowym, zakaz tranzytu przez Rosję eksportowanych z UE towarów i technologii podwójnego zastosowania czy zakaz importu towarów, które przynoszą Rosji znaczne zyski (np. asfaltu czy kauczuku syntetycznego).

Czytaj w LEX: Weryfikacja kontrahenta w stosunkach gospodarczych >>

Dlaczego sankcje są ogromnym wyzwaniem dla przedsiębiorców?

W praktyce często słyszymy zdanie: „jestem bezpieczny, bo nie współpracuję z firmami z Rosji”. Niestety jest to zgubne uproszczenie w istocie bardzo złożonego tematu, jakim są sankcje, i wcale nie eliminuje ryzyk sankcyjnych. Pierwszym i podstawowym błędem, jaki popełniają przedsiębiorcy, jest założenie w przedbiegach, że sankcje ich w ogóle nie dotyczą. Wynika to, jak się wydaje, z braku świadomości i nieznajomości przepisów sankcyjnych. Przedsiębiorcy nawet nie badają, którym reżimom sankcyjnym podlegają, mimo że jest to kwestia kluczowa. Innymi zasadami rządzą się „najpopularniejsze” reżimy: unijny, brytyjski czy amerykański.

Obecna sytuacja niejako wymusza na przedsiębiorcach odniesienia się do kwestii środków ograniczających w ramach codziennej relacji z kontrahentami – nie tylko tymi, którzy prowadzą działalność na terytorium Rosji czy Białorusi. Organizacje borykają się z określeniem, czy ich partnerzy biznesowi są objęci sankcjami indywidualnymi, jak i z jaką częstotliwością monitorować ich potencjalną obecność na listach sankcyjnych, a także jak wykryć fakt, że osobą powiązaną czy beneficjentem rzeczywistym danego podmiotu jest osoba znajdująca się na takich listach. Powiązania między organizacjami i osobami, które są ich właścicielami, mogą nawet sprawić, że na liście sankcyjnej znajdzie się także podmiot zarejestrowany w Polsce, którego intuicyjnie nie podejrzewamy o powiązania z Rosją czy Białorusią.

Istotne są także ograniczenia dotyczące towarów, tj. zakazy importu lub eksportu. Często przedsiębiorcy nie dokładają należytej staranności, by się upewnić, że nabywane lub zbywane przez nich towary nie pochodzą lub nie są dostarczane, nawet pośrednio, z lub do krajów objętych środkami ograniczającymi.

Czytaj w LEX: Zawieranie umów z kontrahentami zagranicznymi i sposób ich zabezpieczenia >>>

Jakie błędy popełniają przedsiębiorcy i jak ich uniknąć?

Konsekwencją braku świadomości i nieznajomości przepisów sankcyjnych są braki w organizacjach. Braki te mogą dotyczyć wielu różnych kwestii – zaczynając od nieuwzględniania w ogóle ryzyka sankcyjnego w swojej działalności przez zaniechanie systematycznej weryfikacji kontrahentów aż po niewprowadzenie żadnego mechanizmu weryfikacji wewnątrz organizacji. Niektórzy dalej zdają się nie zauważać, że przepisy sankcyjne trzeba znać i je uwzględniać w ramach codziennej działalności.

Poza samą świadomością brakuje przede wszystkim zasobów oraz kompetencji. Nawet jeśli firmy do tej pory prowadziły weryfikację kontrahentów, to często zapominają ją „uzupełnić” o ryzyka sankcyjne albo, nawet jeśli chcą je dodać, nie dysponują odpowiednimi narzędziami, które mogłyby im pomóc w automatyzacji tego procesu. Takie narzędzia znacznie upraszczają sprawdzanie list sankcyjnych i powiązań między podmiotami i osobami, ale stanowią też dodatkowy koszt dla organizacji. Niekiedy jednak działanie bez nich, „na piechotę” czy „ręcznie” jest niewykonalne.

Żeby zminimalizować ryzyko naruszenia przepisów sankcyjnych należy zapewnić pracownikom odpowiednią wiedzę, wdrożyć stosowne klauzule sankcyjne do umów oraz zaktualizować procedury wewnętrzne z uwzględnieniem reżimów sankcyjnych, zwłaszcza te regulujące weryfikację kontrahentów. Jeśli nie pozwalają nam na to wewnętrzne zasoby, warto rozważyć też outsourcing procesu weryfikacji do podmiotów, które mają już kompetencje w tym obszarze, na przykład do wywiadowni gospodarczej czy kancelarii prawnej.

Znaczenie whistleblowingu w prewencji naruszeń regulacji sankcyjnych

Ciekawą możliwością w kontekście reżimów sankcyjnych jest wykorzystanie w celu minimalizacji ryzyka także systemów whistleblowing. Zjawisko to możemy zaobserwować już w sferze publicznej. Komisja Europejska uruchomiła „EU sanctions whistleblower tool”, za pomocą którego osoby, mające wiedzę o potencjalnym naruszeniu unijnego reżimu sankcyjnego, mogą zwrócić na to uwagę Komisji za pośrednictwem dedykowanego maila lub platformy online.

Czytaj w LEX: Whistleblowing jako przejaw dbałości o dobro zakładu pracy >>

Analogiczne rozwiązanie może się także opłacić wewnątrzorganizacyjnie. Badania wskazują, że sygnaliści są najskuteczniejszym źródłem wiedzy o nieprawidłowościach, więc ich wsparcie w wykrywaniu naruszeń sankcji mogłoby się przyczynić w konsekwencji do zmniejszenia ryzyka takiego naruszenia. Chociaż ani w dyrektywie, ani w projekcie polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa sankcje międzynarodowe nie zostały umieszczone w katalogu obszarów możliwych naruszeń, warto pomyśleć nad rozszerzeniem tego zakresu przedmiotowego w regulacji wewnętrznej. Umożliwienie sygnalistom zgłaszania nieprawidłowości w zakresie sankcji może pozwolić organizacji na skuteczne zarządzenie ryzykiem wewnętrznie oraz, tym samym, uniknięcie ryzyka nawiązania niepożądanej współpracy i potencjalnej odpowiedzialności.

„Cena” braku zgodności – co grozi przedsiębiorcom i jak uniknąć negatywnych konsekwencji?

Kary, które przewiduje polska ustawa sankcyjna za naruszenie zarówno polskich jak i unijnych środków ograniczających, są dotkliwe. Przedsiębiorcy mogą ponieść odpowiedzialność administracyjną w drodze decyzji naczelnika urzędu karno-skarbowego nakładającej karę pieniężną w wysokości aż do 20 milionów złotych. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za zawarcie niedozwolonej transakcji handlowej może czekać indywidualna odpowiedzialność karna w postaci kary pozbawienia wolności od 3 lat wzwyż. Warto również pamiętać, że od listopada 2022 roku naruszenie sankcji należy do unijnego wykazu przestępstw zawartego w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Żeby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami, przedsiębiorcy powinni wykonać szereg czynności. Jako punkt wyjścia należy zweryfikować, którym reżimom sankcyjnym w ogóle podlega dana organizacja, a następnie – przeprowadzić ocenę ryzyka, stworzyć lub zaktualizować odpowiednie wewnętrzne procedury, przypisać odpowiedzialność pracownikom za realizację procesów zgodnie z tymi procedurami oraz wprowadzić do umów adekwatne klauzule sankcyjne. Uniwersalną wskazówką jest także prowadzenie monitoringu legislacyjnego w obszarze środków ograniczających, śledzenie zmian na listach sankcyjnych oraz budowanie świadomości wewnątrz organizacji.

Autorki:

Julia Besz, LLM, senior associate, zespół compliance, kancelaria Domański Zakrzewski Palinka

Julia Besz

Maria Papis, associate, zespół compliance, kancelaria Domański Zakrzewski Palinka

Maria Papis