Postępowanie przed sądem rejestrowym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy zawsze będzie odbywać się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – zakłada projektowana nowelizacja. Wszystkie podmioty widniejące w tym rejestrze będą musiały więc założyć konto w tym portalu, za pomocą którego co do zasady będą składać wszystkie wnioski i inne pisma do KRS. Pojawiają się pytania o techniczną stronę tego rozwiązania.
Opracowany w Ministerstwie Sprawiedliwości projekt nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (UDER49) przewiduje kilka zmian w postępowaniu rejestrowym przez KRS. Jak informowaliśmy, podmioty składające pisma do tego rejestru zostaną zobligowane, by dołączyć ich zanonimizowane odpisy (więcej: Pisma do KRS będziemy składać dwa razy. MS nie rezygnuje z pomysłu). Inna nowość dotyczy konta w systemie teleinformatycznym, za pośrednictwem którego uczestnik postępowania komunikuje się z sądem rejestrowym.
Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 30 listopada 2021 r. w sprawie konta w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe w par. 5 przewiduje możliwość utworzenia nie tylko kont osób fizycznych, ale również kont podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Nowelizacja spowoduje, że rozwiązanie to będzie stosowane szerzej niż dotychczas.
W ustawie o KRS ma pojawić się nowy art. 19 ust. 2b, zgodnie z którym podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń KRS, dla którego dotąd nie założono konta w systemie, wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze, zgłasza potrzebę jego założenia.
- Celem wprowadzenia tego rozwiązania jest zapewnienie, aby wszystkie podmioty wpisane w KRS miały konta, za pomocą których będą mogły składać wnioski i pisma oraz odbierać korespondencję (pisma sądowe). Konto podmiotu będzie służyło z jednej strony do składania pism przez podmiot podlegający obowiązkowi wpisu do KRS, z drugiej strony będzie służyło również do doręczania korespondencji sądowej do takiego podmiotu – tłumaczy w uzasadnieniu do projektu resort sprawiedliwości.
Projektowany nowy art. 19 ust. 2a ustawy o KRS przewiduje ponadto, że podmiot podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru, dla którego założono konto, składa wnioski lub inne pisma procesowe za pośrednictwem tego konta, chyba że uprawdopodobni, że złożenie wniosku lub pisma za pośrednictwem założonego dla niego konta nie było możliwe z przyczyn niezależnych od tego podmiotu.
Ministerstwo precyzuje w uzasadnieniu, że złożenie pisma za pośrednictwem innego konta niż to założone dla podmiotu składającego wniosek lub pismo „będzie skutkowało zwróceniem wniosku lub pisma, bez wzywania do uzupełnienia braków”.
Robert Pogorzelski, adwokat prowadzący własną kancelarię, obawia się, że może to być zagrożeniem dla profesjonalnych pełnomocników, którzy obecnie składają pisma do KRS w imieniu swoich mocodawców.
- Według mojej najlepszej wiedzy, jeśli ustawa wymaga, aby podmiot zarejestrowany w KRS posiadał konto w systemie teleinformatycznym oraz składał wnioski lub inne pisma procesowe za pośrednictwem tego konta, to nie ma tu miejsca na pełnomocnika. Podmiot wpisany do KRS teoretycznie mógłby udostępnić pełnomocnikowi login i hasło do swojego konta, jednak wówczas pełnomocnik działałby nie przez własne konto, lecz przez konto podmiotu i tym samym nie ujawniałby się w procedurze. Dalszą korespondencję w rozpatrywanej sprawie sąd kierowałby nie do pełnomocnika, a do podmiotu – mówi mec. Pogorzelski.
Pozostali rozmówcy Prawo.pl nie podzielają jednak tych obaw.
- Aktualne brzmienie przepisu nie wskazuje jednoznacznie na ryzyko wyłączenia możliwości działania profesjonalnych pełnomocników za pośrednictwem własnych kont w systemie teleinformatycznym. Zarówno podmioty, jak i osoby fizyczne składające wnioski do KRS muszą posiadać konto w systemie. Jako samorząd radcowski nie dostrzegamy obecnie takiego zagrożenia, niemniej poświęcimy temu zagadnieniu więcej uwagi – komentuje Wojciech Lamik, radca prawny z Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji (OBSiL) Krajowej Izby Radców Prawnych.
Bardziej stanowczy jest Paweł Butkiewicz, radca prawny w Kancelarii Prawnej PragmatIQ. Jak wyjaśnia, od sierpnia 2025 r. Portal Rejestrów Sądowych (PRS) posiada w pełni działającą architekturę techniczną dedykowaną kontom podmiotów, umożliwiającą wielopoziomowe zarządzanie uprawnieniami. Oznacza to, że dana osoba fizyczna loguje się do systemu za pomocą własnego konta, ale następnie wybiera podmiot (kontekst), w imieniu którego chce w danym momencie działać.
- Taka architektura pozwala na przypisanie do konta danej spółki wielu niezależnych użytkowników, np. członka zarządu, dyrektora finansowego czy właśnie adwokata lub radcy prawnego - mówi mec. Paweł Butkiewicz. - Projektowane przepisy w żaden sposób nie odsuwają adwokatów ani radców prawnych od postępowań rejestrowych. Po uzyskaniu dostępu i wybraniu kontekstu spółki, profesjonalny pełnomocnik ma możliwość składania wniosków, pism procesowych oraz odbierania korespondencji z sądu. Wszystko to odbywa się w granicach jego uprawnień, bez konieczności ujawniania danych do logowania - dodaje.
Zaznacza, że działanie w imieniu konkretnej spółki będzie wiązało się z formalnościami, tj. uzyskaniem uprawnienia administratora do konta danego podmiotu lub statusu autoryzowanego użytkownika jego konta.
Mec. Pogorzelski uważa, że by uniknąć wątpliwości, projektodawca powinien wprost przewidzieć w ustawie, że składanie wniosków w sposób inny niż przez konto podmiotu jest możliwe nie tylko w razie uprawdopodobnienia przyczyn niezależnych, ale też w przypadku działania przez pełnomocnika.
O tym, że istniejące od niedawna funkcjonalności kont mogą wywoływać pytania praktyków, świadczą też uwagi złożone podczas konsultacji i opiniowania omawianego projektu nowelizacji. Zostały sporządzone pod koniec września 2025 r., a więc kilka tygodni po ich wprowadzeniu. Zarówno Wydział XII KRS Sądu Rejonowego w Rzeszowie, jak i Konfederacja Lewiatan, wskazywali właśnie na potrzebę wprowadzenia kont instytucjonalnych dla podmiotów figurujących w KRS. Zwracali uwagę, że konto w systemie jest założone dla konkretnej osoby fizycznej (pracownika), co w razie jej nieobecności całkowicie uniemożliwia komunikację z sądem rejestrowym.
Ministerstwo Sprawiedliwości w obu przypadkach odpowiedziało, że omawiana w uwadze funkcjonalność została już udostępniona 9 sierpnia 2025 r. Mec. Butkiewicz wskazuje, że początkowo miała ona charakter fakultatywny, a obecnie procedowana nowelizacja ma przekształcić ją w powszechny obowiązek.
- Przejście na obligatoryjne konta podmiotów należy bez wątpienia ocenić pozytywnie. Jest to bardzo dobry krok w stronę porządkowania dokumentacji. Dotychczas pisma procesowe i postanowienia były rozproszone na osobistych kontach poszczególnych pełnomocników lub członków zarządu. Natomiast w nowym modelu cała historia relacji z sądem rejestrowym, w tym wnioski oraz korespondencja przychodząca, będzie trafiać bezpośrednio na konto podmiotu. Przedsiębiorcy uzyskają pełną transparentność i łatwy dostęp do historii działań prawnych firmy, niezależnie od tego, który pełnomocnik prowadził daną sprawę – komentuje mec. Butkiewicz.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
