Numer KRS wystarczy, by wykazać umocowanie przed sądem administracyjnym

Wnoszący skargę do sądu administracyjnego musi wykazać, że jest upoważniony do działania w imieniu osoby prawnej. Dzięki nowelizacji ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, dołączenie do skargi odpisu z KRS nie będzie konieczne. Sąd będzie musiał samodzielnie zweryfikować umocowanie w rejestrze. Tym samym wystarczające będzie podanie w skardze numeru KRS.

Ustawodawca dostrzegł potrzebę wprowadzenia do postępowania sądowoadministracyjnego rozwiązań w zakresie składania przed sądem dokumentów potwierdzających umocowanie do działania w imieniu strony, na wzór tych funkcjonujących w ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.

Trzeba wykazać swoje umocowanie

Zgodnie z art. 28 par. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej jako: p.p.s.a.), osoby prawne oraz jednostki organizacyjne, mające zdolność sądową, dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. W myśl art. 29 p.p.s.a., przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których mowa w art. 28, mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu. Dotychczas, dla podmiotów podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, wiązało się to z koniecznością przedłożenia stosownego dokumentu. W przypadku zaniechania w tym zakresie, sądy wzywały do uzupełnienia braku formalnego poprzez np. dostarczenie odpisu pełnego z KRS albo aktualnego na dzień złożenia skargi.  

Czytaj także: WSA: Aktualny odpis z KRS nie był wystarczający do usunięcia braku formalnego >>>

Rygorystyczne stanowisko sądów administracyjnych

Podanie samego numeru KRS lub przedłożenie odpisu, z którego nie wynikało, kto był upoważniony do reprezentowania skarżącego na dzień wniesienia skargi wiązało się z jej odrzuceniem. Nie zmieniał tego fakt, że rejestr jest jawny (art. 9 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, dalej jako: ustawa o KRS) oraz funkcjonuje zasada domniemania znajomości ogłoszonych wpisów (art. 15 ust. 1 ustawy o KRS). Sądy administracyjne uznawały bowiem, że nie mają obowiązku poszukiwania i gromadzenia dokumentów za stronę (postanowienie WSA w Poznaniu z dnia  24 października 2024 r., sygn. akt III SA/Po 514/24 oraz postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 10 lipca 2025 r., sygn. akt III FZ 298/25). 

W orzecznictwie podkreślano, że sąd jest gospodarzem postępowania i nie jest uprawniony do działania w imieniu stron tego postępowania, a do tego doprowadziłoby nałożenie na niego obowiązku weryfikacji danych osoby działającej za stronę z danymi wynikającymi z odpowiedniego rejestru, nawet tak dostępnego jak KRS (postanowienie NSA z dnia 31 stycznia 2025 r., sygn. akt III FZ 531/24).

Zwracano również uwagę, że gdyby zamiarem ustawodawcy było zwolnienie uczestnika postępowania z obowiązku przedstawienia dokumentu potwierdzającego umocowanie z uwagi na dostęp sądu do publicznych rejestrów, to stosowne wyłączenie zostałoby wyraźnie przewidziane w przepisach (postanowienie NSA z dnia 10 lipca 2025 r., sygn. akt III FZ 298/25).

Wystarczy wskazanie numeru KRS

5 listopada 2025 r. w życie weszła ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. poz. 1427). Zgodnie z nowelizacją, złożenie dokumentu wykazującego umocowanie lub jego uwierzytelnionego odpisu nie jest wymagane, jeżeli stwierdzenie przez sąd umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną. Oznacza to, że dołączenie do skargi odpisu z KRS nie będzie konieczne. Dzięki wprowadzonym zmianom, sąd będzie musiał samodzielnie zweryfikować w rejestrze, czy wnoszący skargę jest do tego umocowany. - Analogiczna nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 8 września 2016 r. przyniosła w praktyce właśnie taki skutek - podkreśla Robert Pogorzelski, adwokat (Kancelaria Adwokacka Adwokat Robert Pogorzelski). Zgodnie z art. 29 p.p.s.a., wnoszący skargę będzie musiał wskazać podstawę swojego umocowania. W ocenie adw. Pogorzelskiego wystarczające będzie podanie w skardze numeru KRS. 

Czytaj więcej w LEX: Deregulacja w postępowaniu administracyjnym i jej konsekwencje dla profesjonalnych pełnomocników >

Zmiany były konieczne 

Zgodnie z założeniami projektodawcy, zmiany umożliwią przyspieszenie i zwiększenie efektywności postępowań oraz wyeliminują zbędną biurokrację. Ponadto wprowadzenie jednolitych zasad wykazywania umocowania pozwoli uniknąć poważnych konsekwencji. - Obowiązywanie różnych standardów w tym zakresie w kodeksie postępowania cywilnego i p.p.s.a. mogło prowadzić do nieporozumień, niepotrzebnego przedłużenia postępowania, a w skrajnych przypadkach do odrzucenia skargi, bez badania jej merytorycznej zasadności - zwraca uwagę adw. Robert Pogorzelski. I dodaje, że wprowadzone zmiany będą stanowiły spore ułatwienie, szczególnie w przypadkach, w których odpis KRS podmiotu liczy dziesiątki stron. Skorzystają na nich również pełnomocnicy funduszy inwestycyjnych, a w przyszłości także pełnomocnicy fundacji rodzinnych.