Temat elektronicznej postaci ofert i orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej budzi duże zainteresowanie, dlatego w celu uporządkowania tej kwestii podjęliśmy współpracę z ekspertami, w tym z Polską Izbą Informatyki i Telekomunikacji – poinformował Urząd Zamówień Publicznych. Zwróci się też do Ministerstwa Cyfryzacji z prośbą o wyrażenie opinii na ten temat.  Po uzyskaniu wszystkich stanowisk niezwłocznie zostanie opublikowana opinia prezesa Urzędu o tym, jak należy traktować skan oferty podpisany elektronicznie. Tyle, że stanowisko PIIT jest już znane. Boris Stokalski-Dzierzykraj, prezes PIIT, przesłał je 22 lutego do prezesa UZP. Podkreśla w nim, że z technicznego i prawnego punktu widzenia, skan formularza oferty podpisany elektronicznie przyjmuje postać elektroniczną  w rozumieniu art. 10a ust. 5 Prawa zamówień publicznych i jest dokumentem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy o informatyzacji.  - W związku z tym nie należy rozróżniać i inaczej traktować dokumentów takich, w których wykorzystano tylko system komputerowy do utworzenia ostatecznego dokumentu, czy też korzystano z technik pośrednich - drukowanie lub faksowanie, gdyż zamawiający nie zawsze będą w stanie dokonać takiego rozróżnienia – podkreśla Izba.
 



 

Problem z orzecznictwem KIO

Problem skanów ofert opatrzonych e-podpisem wywołał wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 4 stycznia br. (sygn. KIO 2611/18). Izba uznała w nim, że skan wydrukowanego (papierowego) formularza oferty, podpisany elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie stanowi oryginału oferty. To oznacza zaś, że taka oferta jest nieważna w rozumieniu Prawa zamówień publicznych (Pzp) i podlega odrzuceniu. Z treści wyroku wynika, że złożony plik zawierał ostemplowany, podpisany odręcznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki wypełniony formularz oferty, następnie zeskanowany do pliku PDF. Plik ten został opatrzony podpisem elektronicznym przez tę samą osobę uprawnioną do reprezentacji wykonawcy, z uwidocznionym znakiem graficznym podpisu elektronicznego. W ocenie KIO, oferta nie została złożona prawidłowo, gdyż dokument zamieszczony na platformie zakupowej stanowi kopię oryginalnej oferty sporządzonej w formie pisemnej, która została poświadczona za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej. Oferta  w oryginale, w postaci elektronicznej, opatrzonej podpisem elektronicznym nie została przez wykonawcę złożona. Według PIiT takie podejście oznacza, że odrzucane będą tylko oferty, z których wyraźnie będzie wynikało, że powstały ze skanu dokumentu papierowego (np. z uwagi na zeskanowanie ręcznego podpisu),  a pozostaną ważne oferty, które powstały w dokładnie taki sam sposób, z tą różnicą, że nie można tego stwierdzić. Dlatego PIIT podkreśla, że stanowisko z orzeczenia KIO 2611/18 nie jest słuszne.
 



 

Oryginał papierowy a elektroniczny

Tomasz Krzyżanowski, radca prawny z kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy, podaje jeszcze inną sytuację, która może mieć miejsce. - Może się zdarzyć, że prezes sporządził ofertę na papierze, podpisał, zgodnie z reprezentacją. Następnie zeskanował ją tworząc plik elektroniczny, który został podpisany przez inne osoby upoważnione do reprezentacji firmy, np. dwóch członków zarządu – tłumaczy Tomasz Krzyżanowski. -  I moim zdaniem to jest prawidłowa oferta. Tak naprawdę bowiem zeskanowany podpis nie ma żadnego znaczenia. Mamy dokument elektroniczny i liczy się to, co poświadczone podpisem kwalifikowanym. Jeśli jest on prawidłowo złożony i zwalidowany, to oferta jest ważna w świetle Prawa zamówień publicznych – podkreśla.

Zgodnie z art. 3 pkt. 2 ustawy o informatyzacji dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość́ znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Zgodnie zaś z art. 781 par. 1 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej  i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Inaczej mówiąc, w świetle przepisów każde oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej jest jednocześnie dokumentem elektronicznym w rozumieniu ustawy o informatyzacji oraz rozporządzenia eIDAS. Dokument stworzony w ten sposób, że zeskanowany zostaje dokument papierowy i następnie tak powstały plik zostaje podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powoduje, że dokument ten jest oryginałem - dokumentem elektronicznym w rozumieniu ustawy  o informatyzacji i rozporządzenia eIDAS. Nie mamy tu do czynienia z kopią czy tym bardziej „odrębną formą”, „kolejnym bytem prawnym”.

Czytaj w LEX: Kwalifikowany podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych >>
Nie masz dostępu do tego materiału? Sprawdź, jako uzyskać >>

 

Nie każdy skan to oryginał

Nie każdy dokument elektroniczny podpisany przez konkretnego wykonawcę będzie jednak jego oświadczeniem woli. Inaczej może być w przypadku referencji. – Gdy wykonawca składa ofertę, dołącza do niej skan referencji wystawionej przez inną firmę. Również podpisuje ją elektronicznie, ale wówczas jest to kopia poświadczona za zgodność z oryginałem – tłumaczy Tomasz Krzyżanowski.  - W przypadku dokumentów własnych składając podpis zawsze tworzymy oryginał, chyba że coś innego wprost wynika z treści dokumentu. W przypadku cudzych domyślnie tworzymy kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem – tłumaczy Tomasz Krzyżanowski.