Urząd Zamówień Publicznych ogłosił wyniki ankiety, którą przeprowadził w grudniu. Na pytania o obecne i oczekiwane rozwiązania odpowiedziało 712 zamawiających i 142 wykonawców.
Co z niej wynika? Przede wszystkim 47,6 proc. ankietowanych ogłasza postępowania na miniPortalu. Około 5 proc. zamawiających posiada własne narzędzia informatyczne, a ponad 30 proc. korzysta z komercyjnych rozwiązań dostępnych na rynku. Jedynie 5 proc. korzysta lub korzystało z więcej niż jednego rozwiązania. To co zwraca uwagę, to problemy z którymi borykają się wykonawcy i oczekiwania praktycznych rozwiązań od nowej Platformy Zamówień Publicznych.
Czytaj również: Nie ma odwrotu od elektronizacji zamówień, oferty nie będą otwierane publicznie >>
Wypadają z gry o zamówienie przez błąd systemu
Ponad 20 proc. wykonawców (ok. 28 ankietowanych) spóźniła się ze złożeniem oferty przez niedostępność systemu, dla przeszło połowy z nich nie była to sytuacja jednorazowa. Czy to dużo? – Tak. Badana grupa jest niewielka, a i tak znaleźli się wykonawcy, którzy nie mieli szansy złożyć oferty – ocenia Anna Serpina-Forkasiewicz, prezes Portal PZ, spółki która stworzyła oprogramowanie Smart PZP, a także wzięła udział w przetargu na Platformę eZamówienia. Znam kilka firm które nie złożyły oferty bo ePUAP nie działa przez 2 czy 3 godziny. Ktoś się nad ofertą napracował, i nie mógł jej przesłać. Dla firmy to jest "być” albo nie być", a kto wie czy ta oferta nie byłaby najkorzystniejsza i przyniosłaby duże oszczędności, a jak nie da się jej złożyć to się tego nigdy nie dowiemy – tłumaczy.
Jacek Liput, radca prawny, kierujący praktyką prawa zamówień w kancelarii Gawroński & Partnersr, podziela podobny pogląd. - Na podstawie wyników ankiety może się wydawać, że takich sytuacji jest stosunkowo niewiele, ale każda niedostępność narzędzia do składania ofert powoduje znaczne utrudnienia w konkretnym postępowaniu, więc trzeba dążyć do jej wyeliminowania. Z punktu widzenia wykonawcy może powodować niemożliwość złożenia oferty, a dla zamawiającego oznacza ryzyko odwołań do KIO i przedłużenia postępowania – mówi.
W sumie 46 proc. wykonawców wskazało, że niedostępność dotyczyła miniPortalu lub ePUAP. 30 proc, że rozwiązania zamawiającego lub innego systemu. Według UZP niedostępność miniPortalu i ePUAP nie są większe od niedostępności pozostałych rozwiązań.
Inaczej na to patrzy Anna Serpina-Forkasiewicz. - Mnie osobiście nie dziwi, że niedostępność wystąpiła na miniPortalu, bo dostępności ePUAP nikt nie gwarantuje umownie, w przeciwieństwie do platform komercyjnych, które takie gwarancje dają pod groźbą kar. W SmartPZP mamy dostępność na poziomie 99,9 proc., co oznacza brak dostępności kilka minut w miesiącu badając w ujęciu rocznym. Okna serwisowe mamy w nocy, żeby nie przeszkadzać nikomu w pracy – ocenia prezes Serpina-Forkasiewicz.
Sprawdź w LEX: Czy przepisy dot. zamówień publicznych pozwalają na podział zamówienia na części po jego udzieleniu? >
Z kolei 38 proc. zamawiających ma uwagi do sposobu przygotowywania i zamieszczenia ogłoszeń. Nie podoba im się konieczność wprowadzania tych samych danych (nie „zaciągały” się automatycznie z wcześniejszych ogłoszeń), niedostosowanie pól do wybranego trybu i brak możliwości samodzielnej zmiany danych. 28 proc. miało problemy z odszyfrowaniem ofert, kilkukrotnym szyfrowaniem tej samej oferty czy weryfikacją podpisu kwalifikowanego. Jacek Liput zauważa jeszcze, że inicjatywa przeprowadzenia ankiety jest godna pochwały, jej wnioski są bardzo ciekawe, ale została też przeprowadzona w internecie i może powstać pytanie o reprezentatywność jej wyników w kontekście całego rynku.
Czego oczekują od nowej platformy
Od 18 października 2018 r. pełna elektronizacja dotyczy jedynie zamówień o wartości powyżej progów unijnych, które stanowią około 18 proc. wszystkich przetargów. Pozostałe przejdą do sieci 1 stycznia 2021 roku. Tego dnia ma ruszyć nowa Platforma eZamówienia. W ankiecie wykonawcy i zamawiający mogli wskazać funkcjonalności, których oczekują od niej. Z tych zaproponowanych przez UZP wykonawcy przede wszystkim chcą dobrej komunikacji między nimi i zamawiającym, możliwości aktualizacji wprowadzonych do systemu dokumentów, automatycznego zaciągania kluczy publicznych do szyfrowania ofert, przechowywanie dokumentów dotyczących oferty w jednym miejscu oraz możliwość ich archiwizacji.
Czytaj w LEX: Tryb podstawowy w zamówieniach publicznych >
UZP wskazuje, że platforma e-Zamówienia umożliwi pełną komunikację, a także da możliwość śledzenia całej historii komunikacji, w tym wymiany dokumentów. Ponadto platforma ma działać tak, by ułatwić i zautomatyzować proces szyfrowania ofert. Ankietowani mogli też przedstawić swoje pomysły. Wśród nich powtarzały się postulaty zaciągania danych od zamawiającego, automatycznego generowania powiadomień o pojawieniu się nowych dokumentów czy komunikatów, możliwości edycji dokumentów. Warto zauważyć, że rozwiązaniami, które wskazywali ankietowani, a które ich zdaniem ulepszyłyby znane im platformy elektronicznego ofertowania, były m.in. potwierdzenia odbioru oferty. - Elektroniczne potwierdzenie odbioru, które wskazuje kto, kiedy, w jakim przetargu złożył ofertę i jakie pliki do niej dołączył. To jest szalenie istotne dla wykonawców, ale i samych zamawiających jak jest spór co do kwestii czy oferta została złożona i w jakim kształcie – mówi Anna Serpina-Forkasiewicz.
Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych w zamówieniach publicznych >
Z kolei zamawiający potrzebują automatycznego tworzenia i wysyłania wiadomości do grupy odbiorców, czy reużywalności danych z BZP lub TED w dokumentach. - Moim zdaniem są to kwestie bardzo istotne z punktu widzenia funkcjonalności. Zgodnie z moją wiedzą część z tych rozwiązań jest dostępnych na platformach elektronicznych oferowanych komercyjnie – mówi Jacek Liput. Ma je np. SmartPZP.
Czy w styczniu 2021 roku ruszy nowa platforma
Wśród zamawiających i wykonawców pojawia się jednak pytanie, czy platforma eZamówienia ruszy 1 stycznia 2021 roku. Do tej pory nie został bowiem wyłoniony wykonawca. 20 stycznia 2020 roku Krajowa Izba Odwoławcza nakazała m.in. unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz odrzucenie oferty złożonej przez konsorcjum greckiej grupy European Dynamics. W grze pozostają więc Portal PZ i Pentacomp Systemy Informatyczne. Hubert Nowak, prezes UZP, zapewnia, że niezależnie od powyższego aktualnie nie ma obaw co do przyszłego funkcjonowania elektronicznych narzędzi komunikacji udostępnianych przez UZP. - W przypadku ewentualnego dalszego przedłużenia procedury, Urząd podejmie działania zmierzające do zapewnienia funkcjonowania elektronicznych narzędzi komunikacji udostępnianych przez Urząd Zamówień Publicznych zgodnie z wymaganiami nowego Prawa zamówień publicznych – oświadczył prezes UZP.
Czytaj w LEX: Nieprawidłowości i nadużycia finansowe w projektach współfinansowanych z funduszy unijnych >
