Najwyższa Izba Kontroli prowadzi kontrolę informatyzacji zamówień publicznych. Jej wyniki będą znane na przełomie roku. Być może znajdą się tam wskazówki, ważne dla zamawiających, wykonawców, twórców platform do komunikacji elektronicznej. Pozwoli to też lepiej przygotować się do pełnej elektronizacji, która ma nastąpić od 1 stycznia 2021 r. Eksperci bowiem nie mają wątpliwości, że paltformy muszą zapewniać bezpieczeńśtwo i dostęp do informacji o problemach technicznych.

Kolejne przesunięcie cyfryzacji małych zamówień

Na ostatnim posiedzeniu Sejm przesunął termin pełnej elektronizacji zamówień publicznych o rok. Era papieru w przetargach ma skończyć się 1 stycznia 2021 r. To za sprawą zmiany w prawie zamówień publicznych wprowadzonej w tzw. ustawie o zatorach płatniczych. Skąd ta zmiana? Zapewne przez opóźnienie we wdrożeniu publicznej i bezpłatnej Platformy eZamówienia. Od października 2018 r. wymóg pełnej komunikacji elektronicznej obowiązuje dla tzw. zamówień unijnych, których co roku jest ok. 20 tys.  praktyce oznacza to, że  każda oferta musi być wysłana przez specjalną internetową platformę zakupową: publiczną lub komercyjną. Od stycznia 2021 roku cyfryzacja obejmie też zamówienia krajowe - tych jest ogłaszanych ponad 124 tys. rocznie. By sprostać ich obsłudze, powinna powstać publiczna, bezpłatna platforma, a prace nad nią się opóźniają. Nowa ma być gotowa właśnie do 2021 roku.

Czytaj równieżBędzie nowy przetarg na Platformę e-Zamówienia >>

 

Czy do elektronizacji potrzebne są platformy?

Zdaniem Włodzimierza Dzierżanowskiego, prezesa Grupy Sienna, byłego wiceprezesa UZP, do pełnej elektronizacji nie są potrzebne żadne portale. – Dlaczego oferty nie mogą  być przesyłane zwykłą pocztą elektroniczną, np. na specjalną skrzynkę? – pyta Włodzimierz Dzierżanowski. – Przecież tak naprawdę wysyłamy skany dokumentów, więc można to zrobić normalną pocztą. W kodeksie cywilnym mamy formę dokumentową, i skan oferty nią jest. Po co komplikować to, co może być proste – pyta Dzierżanowski. Przyznaje jednak, że portale zapewniają bezpieczeństwo całego procesu.  Inni eksperci nie mają wątpliwości, że komunikacja elektroniczna powinna być obsługiwana przez bezpieczne platformy.

Czytaj w LEX: Zasady odpowiedzialności kierownika zamawiającego i osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego >>

 

 

Bezpieczeństwo to podstawa

Tomasz Zalewski, radca prawny, partner w kancelarii Bird&Bird podkreśla, że zamawiający muszą mieć gwarancję, że postępowanie przetargowe prowadzone  jest w pełni zgodnie z prawem,  bezpiecznie, a treść oferty jest chroniona przed nieupoważnionym dostępem. - W przypadku postępowań prowadzonych tradycyjnie to zamawiający musi zapewnić odpowiednie rozwiązania organizacyjne, ale w postępowaniach prowadzonych elektronicznie zazwyczaj nie ma odpowiednich narzędzi własnych. Musi zatem uzyskać dostęp do narzędzi zapewnianych przez dostawców zewnętrznych.  Zamawiający musi w umowie z dostawcą platformy uzyskać realne gwarancje, że postępowanie prowadzone z jej wykorzystaniem będzie naprawdę bezpieczne. Powinien mieć, np. praktyczną możliwość jednoznacznego wykrycia ewentualnej próby nieuprawnionego dostępu do treści ofert - tłumaczy Tomasz Zalewski.

Czytaj w LEX komentarz praktyczny: Oferta w formie elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego >>

Kilka platform komercyjnych i jedna publiczna

Obecnie na rynku istnieje kilka komercyjnych rozwiązań umożliwiających zamawiającym elektronizację przetargów, m.in. SmartPZP, platforma zakupowa Market Planet,  platforma eB2B, platformazakupowa.pl oraz przygotowany przez Urząd Zamówień Publicznych bezpłatny miniPortal. - Oferowane rozwiązania  muszą spełniać szereg wymogów szczegółowych, opisanych w rozporządzeniu wykonawczym do prawa zamówień publicznych - tłumaczy Jacek Liput, radca prawny, szef praktyki prawa zamówień publicznych w kancelarii Gawroński&Partners. -  W szczególności muszą zapewniać identyfikację podmiotów składających oferty, ochronę przed dostępem do ich treści przed upływem wyznaczonych terminów otwarcia oraz możliwość udostępniania danych z ofert wyłącznie osobom uprawnionym. Muszą także w praktyczny sposób gwarantować możliwość jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia wymogów bezpieczeństwa. Gdyby było inaczej, to moglibyśmy mówić o naruszeniu podstawowych zasad systemu zamówień publicznych, a samo postępowanie może być wręcz obarczone wadą powodującą konieczność jego unieważnienia – podkreśla Jacek Liput. Zwykła skrzynka pocztowa tego nie zapewni. Czy zapewniają dostępne platformy? Z naszych informacji wynika, że ten aspekt jest elementem kontroli NIK.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zobacz w LEX: Informatyzacja procesu zamówień publicznych.  - techniczne aspekty funkcjonowania systemu obsługującego postępowanialista. Lista pytań kontrolnych. Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź jak go uzyskać >>
​------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NIK kontroluje informatyzację zamówień

-  Sprawdzamy, czy zamawiający przygotowali i wdrożyli elektroniczne platformy do udzielania zamówień publicznych, spełniające wymogi dyrektywy klasycznej oraz ustawy Prawo zamówień publicznych, a także m.in. czy Ministerstwo Cyfryzacji i Urząd Zamówień Publicznych prawidłowo przeprowadziły i wdrożyły projekt informatyczny E-zamówienia – potwierdza Ksenia Maćczak, rzecznik Najwyższej Izby Kontroli. To ogólnopolska kontrola, w której udział biorą delegatury NIK w Białymstoku, Szczecinie, Warszawie i Wrocławiu. Z naszych informacji wynika, że jednym z jej elementów jest ankieta, w której padają różne pytania dotyczące właśnie bezpieczeństwa.

NIK dobrze celuje

Jacek Liput i Tomasz Zalewski nie mają wątpliwości, że NIK celnie dostrzegł wagę bezpieczeństwa. Anna Prigan, radca prawny w kancelarii Wardyński i Wspólnicy także uważa, że kontrolerzy zwracają uwagę na bardzo ważny aspekt. - Bezpieczeństwo platform jest kwestią kluczową. Sytuacja, w której przed otwarciem ofert po stronie zamawiającego albo konkurentów wykonawcy istniałaby możliwość wglądu w jej treść, nie da się pogodzić z zasadą uczciwej konkurencji. Sądzę, że wiedząc o takiej ewentualności, żaden wykonawca nie zgodziłby się złożyć oferty w postępowaniu.

Czytaj w LEX komentarz praktyczny: Składanie i otwarcie ofert z perspektywy wykonawcy >>

Kolejną kwestią są informacje poufne, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa: są one specjalnie oznaczane przez wykonawców i przeznaczone wyłącznie dla oczu zamawiającego. Platformy zakupowe muszą gwarantować, że udział w postępowaniu o zamówienie publiczne nie doprowadzi do ujawnienia danych wrażliwych, które każdy przedsiębiorca chroni w sposób szczególny. Jeżeli rzeczywiście doszłoby do wycieku danych, czyli treści oferty, formularza cenowego, tajnych załączników, to szkody wyrządzone przedsiębiorcy byłyby ogromne, znacznie przekraczające wartość oferty - podkreśla Anna Prigan. Dodaje, że są również inne istotne aspekty pracy platform, które warto skontrolować. Na przykład dostępność funkcjonalności platformy do wszystkich uznawanych w Unii Europejskiej kwalifikowanych podpisów elektronicznych, czyli nie tylko tych pochodzących od wystawców z Polski.

Problemy techniczne: zamawiający musi mieć dostęp do informacji

Tomasz Zalewski wskazuje, że istotnym zagadnieniem są także pojawiające się problemy techniczne w działaniu platformy. - Zamawiający musi mieć możliwość weryfikacji, czy platforma działała zgodnie ze specyfikacją.  Praktyka pokazuje, że nie można w tej kwestii liczyć na obiektywizm dostawcy platformy - mówi Tomasz Zalewski. Widać to w sprawie KIO 268/19.  Operator platformy złożył oświadczenie o braku błędu w funkcjonowaniu platformy, mimo, że szereg wykonawców nie mogło złożyć oferty. KIO nie dało mu jednak wiary zauważając, że platforma jest podmiotem zainteresowanym w stwierdzeniu, że nie było żadnych błędów, choćby ze względu na ewentualne roszczenia odszkodowawcze. KIO uznało, że nadmierne utrudnienie, czy wręcz uniemożliwienie wykonawcy złożenia oferty, narusza istotę postępowania i stanowi poważną wadę postępowania. - Tym bardziej ważne jest, aby zamawiający miał realny dostęp do wszelkich informacji o działaniu platformy. Nieprawidłowości grożą bowiem nawet nieważnością postępowania - podkreśla Tomasz Zalewski.

Wyniki kontroli NIK będą znane na przełomie roku i zapewne będą mogły posłużyć do poprawy informatyzacji zamówień i dobrego wdrożenia publicznej Platformy eZamówienia, która ma zastąpić miniPortal.